Tietopyyntöön vastaaminen

Tietopyynnössä on ohjeistettava, missä muodossa ja mihin mennessä hankintayksikkö haluaa vastaukset tietopyyntöön. Ajan on oltava riittävä suhteessa toimitetun materiaalin ja tarjoajalta odotettavan kontribuution laajuuteen.

Tarjoajia on hyvä ohjeistaa, millaista vastausta heiltä tarkkaan ottaen odotetaan: pyydetäänkö esimerkiksi yleistason kommentteja tai kokonaisnäkemystä tietopyynnön ohessa toimitettuun sisältöön vai halutaanko perusteltuja vastauksia esitettyihin täsmäkysymyksiin.
Hankintayksikkö voi ilmoittaa, että se ottaa vastaan tietopyynnön vastaukset esimerkiksi sähköpostitse tai web-portaalin kautta.

Tarjoajia on syytä ohjeistaa toimittamaan tiedot halutussa ja helposti hyödynnettävässä muodossa, esimerkiksi käyttäen tietopyynnön ohessa toimitettua lomakepohjaa. 

Koska kyse ei ole hankintalain mukaisesta tarjouskilpailusta, voi hankintayksikkö hyödyntää myös sellaiset vastaukset, joita ei ole toimitettu ohjeiden mukaisesti, esimerkiksi vaaditussa formaatissa.

Tarjoajien yhdenvertainen kohtelu on tärkeää huomioida myös tietopyyntöjen vastauksia käsitellessä. Esimerkiksi yksittäisiin pyyntöihin käydä keskustelua tietopyynnön dokumenteista tai tilaisuudesta esitellä omaa ratkaisua on suhtauduttava varauksella. 

Tietopyyntöön annettuun vastaukseen ei voi vedota myöhemmin tarjousten vertailussa. Siksi tiedot on kysyttävä uudestaan varsinaisessa tarjouspyynnössä. Pääsääntöisesti tietopyynnön vastaajille ei makseta korvausta.