Tietopyynnön sisältö
Mikä on tietopyyntö?
Tietopyynnöllä voidaan selvittää yleisesti tarjoajien halukkuutta osallistua hankintaan sekä hankintaan liittyviä näkökohtia ylätason linjauksista aina sopimusehtojen tärkeisiin yksityiskohtiin. Lisäksi voidaan testata hankintayksikön hankintaa koskevien ajatusten toimivuutta, eli:
- Tarjoajien kykyä täyttää tuotetta, palvelua, urakkaa koskevat vaatimukset ja tarjouksen tekoa koskevat vaatimukset
- Tarjoajien kykyä täyttää vastuullisuuteen liittyvät vaatimukset
- Tarjoajien kykyä täyttää tavoitellut soveltuvuusvaatimukset
- Erilaisia ratkaisu- ja toteutusmalleja
- Erilaisia innovatiivisia ajatuksia hankintatarpeen täyttämiseen
- Alan hinnoittelumalleja, sopimusehtoja
- Muita tarvittavia tietoja
Tietopyynnön sisältöä ja menettelysääntöjä ei ole kuvattu hankintalaissa, joten pyyntö on vapaamuotoinen kysely–vastaus -prosessi.
Tietopyynnön sisältö
Kirjoita tietopyyntöön lyhyt esittely hankintaorganisaatiosta ja alustavista määrittelyistä eli hankinnan kohteesta, laajuudesta ja aikataulusta. Tietopyynnön on hyvä sisältää myös:
- Tietopyynnön tavoite
- Tietopyynnön käyttötarkoitus (tarjouspyynnön valmistelu)
- Muistutus ilmoittaa mahdollisista liike- tai ammattisalaisuudeksi luettavista tiedoista
- Tietopyyntöön kannattaa kirjoittaa aihealueittain selkeitä kysymyksiä, joihin tarjoajia pyydetään vastaamaan.
Tietopyynnössä kannattaa selkeästi tuoda esille seuraava:
- Kyse ei ole tarjouspyynnöstä vaan tietopyynnöstä, joka sisältää alustavaa informaatiota tulevasta hankinnasta. Informaatio voi muuttua julkaistavaan lopulliseen tarjouspyyntöön.
- Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa.
- Tarjoajan ei tarvitse tehdä tarjousta, vaan vastata tietopyyntöön ohjeistetulla tavalla.
- Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei ole este tarjouskilpailuun osallistumiselle.
- Tarjoajan on ilmoitettava, ovatko vastauksessa annetut tiedot julkisia vai liikesalaisuutta.
Esimerkkejä kysymyksistä, joita tietopyynnössä voidaan kysyä:
- Onko yrityksellänne kiinnostusta osallistua xxxxx tarjouskilpailuun?
- Ovatko hankinnan kohteen kuvauksessa kohdassa x-y mainitut vaatimukset sellaisia, että yrityksenne kykenee ne täyttämään. Jos ei, miltä osin haluaisitte vaatimuksia muutettavan?
- Onko sopimusluonnoksessa olevat sopimusehdot sellaisia, että yrityksenne hyväksyy ne? Jos ei, miltä osin haluaisitte ehtoja muutettavan.
- Mitä muuta palautetta haluatte antaa tietopyynnön perusteella?
Ilmoita myös hankinnan alustava aikataulu sekä milloin mahdolliset tarjouskilpailua edeltävät tapaamiset tai kommentointikierrokset tullaan järjestämään.
Muista aina suhteellisuusperiaate kyselyn laajuuden osalta. Selvitä ennen tietopyyntöä, mitä tietoa omalla organisaatiolla on hankinnasta.