Kirjalliset vuoropuhelut eli asiakirjojen kommentointi

Markkinakartoituksen yhteydessä voidaan toteuttaa kommenttikierros hankintayksikön valmistelemien tarjouspyyntöasiakirjojen kohdalta. Kierroksella tarjoajia voidaan pyytää esimerkiksi vastaamaan toimitettuun materiaaliin kohdistuviin hankintayksikön esittämiin kysymyksiin. Hankintayksikkö voi myös pyytää täsmäkommentteja mietinnän alla oleviin tarjouspyyntömateriaalin kohtiin. Osana markkinakartoitusta tai markkinavuoropuhelua voidaan toteuttaa kommentointikierros hankintayksikön valmistelemaan materiaaliin pohjautuen.

Miksi toteuttaa kommentointikierros?

Kirjallinen kommentointi on tehokas keino saada pienellä vaivalla paljon tietoa tarjoajien ajatuksista. Kommentointikierroksen tarkoituksena on kartoittaa tarjoajien mielipiteitä laajoihin, tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin tai yksityiskohtiin.

Milloin toteuttaa kommentointikierros?

Kommentointikierros tulee tehdä ennen tarjouspyynnön julkaisemista. Kommentointikierroksen ajankohta on oikea, kun kommentoitavaksi tarkoitettu dokumenttimateriaali on niin valmis, että tarjoajat voivat esittää siitä perustellun näkemyksensä. Toisaalta hankintayksikön on oltava valmis muokkaamaan materiaalia tarjoajien hyvien havaintojen pohjalta.

Huomioi kommentointikierros kilpailutuksen aikataulutuksessa.

  • Tarjoajille tulee antaa riittävästi aikaa kommentoitavan materiaalin läpikäyntiin.
  • Varaa myös runsaasti omaa aikaa kommentteihin tutustumiseen ja tarjouspyynnön päivittämiseen kommenttien pohjalta.

Miten toteuttaa kommentointikierros?

Kaikille hankinnasta kiinnostuneille ja ilmoitukseen vastanneille lähetetään materiaalia, josta on mahdollisuus esittää kommentteja ja muutosehdotuksia tiettyyn määräaikaan mennessä sähköpostilla tai verkkoalustaa käyttäen. Tyypillisimmin materiaali muodostuu hankintayksikön laatimista asiakirjaluonnoksista. Tavanomaista, tekstimuotoista dokumentaatiota voi rikastaa toimittamalla myös kuvia, videomateriaalia tai muuta dataa.

Hankintayksikön on oltava valmis sisällyttämään tarjoajien hyvät ideat osaksi tarjouspyyntöä. On tarpeellista myös huolehtia siitä, että tarjoajien fokus suuntautuu materiaaliin oikealla tavalla ja pyrkiä varmistamaan, että pyydetyistä kommenteista ja kannanotoista on hankkijalle aitoa hyötyä tarjouspyynnön viimeistelyssä.

Muistilista kirjallisiin vuoropuheluihin

  • Varaa riittävästi (esim. 1-2vk) vastausaikaa suhteessa materiaalin laajuuteen
  • Lähetä sama materiaali kommentoitavaksi kaikille tarjoajille
    • Voit pyytää materiaaliin yleistason kommentteja tai tarjoajien näkemystä asioihin, jotka ovat hankintayksikön kannalta avoimia tai mietinnän alla. 
  • Ilmoita tarjoajille selkeästi,
    • että kyse on dokumenttiluonnoksista ja ne tulevat päivittymään kommenttien perusteella. 
    • jos materiaali on osin tai kokonaan luottamuksellista.
  • Huomioi, että tarjoajat voivat tarvita alihankkijaverkostonsa tai muiden ulkoisten asiantuntijoiden tietoja vastausta laatiessaan,
  • Suosi suoria kysymyksiä tarjoajille
    • Sisältääkö alustava vaatimusmäärittely vaatimuksia, joita tarjoamanne tuote ei täytä?
    • Onko sopimusluonnoksessa ehtoja, joihin yrityksenne ei pysty sitoutumaan?
    • Millaisia ekologiseen tai sosiaaliseen kestävyyteen kohdistuvia vaatimuksia hankintaan voisi sisällyttää?
    • Millaista lisäinformaatiota tarvitsette esitetyn luonnosdokumentaation lisäksi, jotta voitte hinnoitella tarjouksenne mahdollisimman tarkasti?
  • Pyydä perustelut ja mahdolliset lisämateriaalit vastauksiin
    • Tekstimuotoisten vastausten lisäksi voit pyytää halukkaita tarjoajia toimittamaan esimerkiksi videomuotoisen esittelyn tuotteestaan, näyttökuvia tai käyttäjätunnukset, joilla kokeilla tarjoajan demojärjestelmää. 
    • Voit myös pyytää vastauksia laajempiin avoimiin kysymyksiin koskien toimitettuja tarjouspyyntöluonnoksia ja tarjoajan tarjoomaa
  • Vastaa yhteisesti kaikille tarjoajille, jos yksittäinen tarjoaja esittää lisäkysymyksiä materiaalista.
    • Tarjoajien vastaukset jäävät pääsääntöisesti vain hankintayksikön tietoon. Tyypillisesti vastauksia ei jaeta koosteena kaikille tarjoajille.
  • Varaa aikaa vastausten analysointiin ja tarjouspyynnön päivittämiseen vastausten pohjalta

Lataa tästä muistilista ja vinkit kirjallisiin vuoropuheluihin.