Hankintojen mittamaaminen, vaikutusten ja vaikuttavuuden arviointi

Työntekijä puhuu puhelimessa

Hankintoihin liittyvää vaikutusten ja vaikuttavuuden arviointia voidaan tehdä kolmella tasolla: strategisen tason arviointi, kategoriatason arviointi ja yksittäisen strategisesti tärkeän hankinnan arviointi. 

Vaikutusten ja vaikuttavuuden strategisen tason arvioinnissa voidaan tarkastella sellaisia organisaation toimintatapaan ja kapasiteettiin liittyviä asioita kuten hankintojen vuosikellon käyttö, markkinavuoropuhelujen käyminen ja henkilöstön osaamisen kasvattaminen. Lisäksi voidaan arvioida sitä, miten hankinnat kokonaisuutena toteuttavat organisaation strategisia tavoitteita, kuten hiilidioksidipäästöjen laskua tai työllisyyden nousua. Organisaatiotason tietoa voidaan kerryttää esimerkiksi arvioimalla jokainen hankinta tiettyjen kriteerien kautta (esimerkkinä Espoon kaupungin HanSa -järjestelmän hyödyntäminen, joka tukee hankintojen strategisuuden arvioinnissa ja seurannassa), hyödyntämällä hankintojen analysoinnin ja tiedolla johtamisen työkaluja tai seuraamalla tiettyjä ennalta asetettuja mittareita.

Kun arvioidaan hankintoja kategoriatasolla, voidaan kiinnittää huomioita samoihin seikkoihin kuin strategisen tason arvioinnissa. Erona edelliseen on kuitenkin se, että arviointi kohdistuu vain tiettyyn tai tiettyihin keskeisiksi katsottuihin hankintakategorioihin, kuten vaikkapa palveluhankintoihin, tieto- ja viestintätekniikkaan tai kiinteistöjen ylläpitoon. Yksittäisen hankinnan arvioinnissa keskeistä on, miten yksittäisellä hankinnalla saavutetaan hankinnalle asetettuja vaikuttavuustavoitteita. Arviointi toteutetaan yleensä strategisesti merkittäville hankinnoille.

Hankinnan toteuduttua ja sopimuskauden aikana on tärkeää osata arvioida, miten hankinnalle asetetut tavoitteet toteutuvat. Arviointia voidaan tehdä joko ennakko- tai jälkikäteisarviointina. Lisäksi arviointia on syytä tehdä toimeenpanon aikana. Tämä pätee sekä yksittäisiin, strategisesti merkittäviin hankintoihin että hankintoja ohjaaviin strategisiin linjauksiin.

Ennen hankintaa ja hankinnan suunnitteluvaiheessa tehtävä vaikutusten ennakkoarviointi tuottaa ennakoivaa tietoa hankinnan odotettavissa olevista vaikutuksista ja auttaa samalla tunnistamaan, mitä mahdollisuuksia hankintojen avulla on parantaa hankintayksikön toimintaa ja vaikuttavuutta. Tässä vaiheessa ennen hankintapäätöksen tekoa tarvitaan tietoa etenkin vaikutusten tyypeistä ja suuruusluokista. Samalla määritellään tulosmittarit, joilla mitataan haluttujen myönteisten vaikutusten toteutumista. Myös muita mittareita voi olla tarpeen määrittää, esimerkiksi vaikuttavuusmittareita pidemmällä aikavälillä syntyvälle vaikuttavuudelle, toimintaa ohjaavia mittareita resurssien optimointiin ja prosessimittareita laadun seurantaan. Ennakkoarviointia tehtäessä on hyvä hyödyntää markkinavuoropuhelua.  

Vaikutusten arviointia voi käyttää myös osana tarjousvertailua. Vaikutusten käyttäminen kriteerinä tarjousvertailussa asettaa vaatimuksia vaikutuksia koskevalle tiedolle. Tiedon pitää olla todennettavissa alalla hyväksyttyjen menetelmien mukaisesti. Tässä vaiheessa käytössä oleva tieto voi olla myös ”lupaus” tulevista vaikutuksista. Tietojen toimittamisen työnjaosta tulee sopia tilaajan ja toimittajan kesken: kuka toimittaa seurantatiedot, miten ja milloin. Seurantatiedosta vastuussa olevalla taholla, oli se sitten tilaaja tai toimittaja, on oltava oikeudet tarvittaviin tietoihin. 

Sopimuskaudella ja sen päätyttyä arvioinnin painopiste on innovatiivisen hankinnan toteutuneiden vaikutusten todentamisessa. Hankinnan välittömiä vaikutuksia laajempien yhteiskunnallisten ja mahdollisesti myös yritysvaikutusten arvioinnin mahdollisuus on huomioitava jo hankinnan suunnitteluvaiheessa: vaikutusten todentaminen myöhemmin edellyttää lähtö- ja vertailutiedon olemassaoloa. 

Hankintojen vaikutusten ja vaikuttavuuden arvioinnin keskeiset käsitteet

Sekä yksittäisten hankintojen että hankintoja ohjaavien strategisten linjausten arviointiin liittyy muutamia keskeisiä käsitteitä, jotka on hyvä tuntea.

  • Mittarointi: Strategiaan asetettujen tavoitteiden toteutumisen seurantaa varten muodostetaan mittareita. Oikeiden mittareiden tunnistamiseksi on tärkeä ymmärtää haluttuun muutokseen johtavaa kehityskulkua ja syy-seuraussuhteita. Mittaroinnissa voidaan hyödyntää eri tasoilla toimivia mittareita kuten prosessi- ja tulosmittareita, jotka molemmat ovat keskeisiä halutun muutoksen saavuttamisen kannalta. Muutoksen todentamisessa on keskeistä ymmärtää seurannan ajankohdan ja lähtötilanteen välinen erotus mitattavan asian suhteen. Tämä tarkoittaa, että muutosta todennettaessa lähtötilanteen tuntemus mitattavan asian suhteen on keskeistä. Esimerkkejä hankintoihin liittyvistä mittareista ja vinkkejä niiden laatimiseen löytyy hankintojen ennakkoarvioinnin oppaasta kohdista  Laadi mittarit vaikutusten arvioimiseksi sekä Keinoja muutosta mittaavien mittarien laadinnalle.
  • Usein puhutaan vaikuttavuudesta ja vaikutuksista. Vaikuttavuuteen liittyy aina tavoitteellisuus, ja vaikuttavuuden arviointia toteutetaan suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Sen sijaan vaikutukset voivat olla positiivisia tai negatiivisia, ja voidaan puhua myös suorista tai välillisistä vaikutuksista. 
    • Vaikuttavuus kuvaa sitä, saadaanko hankinnalla aikaan tavoiteltuja myönteisiä yhteiskunnallisia muutoksia tai hyötyjä. Vaikuttavuus syntyy keskipitkällä (noin 3-6 vuotta) tai pitkällä (6+ vuotta) aikavälillä.
    • Vaikutukset koostuvat hankinnan toimenpiteiden ja niihin kohdistettujen panosten seurauksena syntyvistä konkreettisista muutoksista, esimerkiksi ihmisten käyttäytymisessä, yhteiskunnassa, taloudessa tai ympäristössä. Vaikutusten arvioimiseksi ja todentamisessa voidaan tehdä laskentaa. Laskennalla voidaan todentaa joko haluttua tai ei-haluttua muutosta esimerkiksi euroissa (kuten työllistymisestä verokertymät, säästöt sosiaalimenoissa) tai hiilitonneissa.

Hankintojen vaikutuksia voi jäsentää yhteiskunnallisen tason ja yritystason vaikutuksiin: 

  • Yhteiskunnalliset vaikutukset ilmenevät tyypillisimmin hankintayksikön itsensä kokemana parannuksena kestävän ja innovatiivisen hankinnan kohteena olevan ratkaisun käyttöönoton jälkeen. Parannus voi ilmetä esimerkiksi parantuneena loppukäyttäjien hyvinvointina tai asiakaskokemuksena tai hankintayksikön saavuttamana taloudellisena hyötynä.  
  • Yritystason vaikutukset seuraavat siitä, että innovatiivinen hankinta kannustaa tarjoajayritystä kehittämään uuden palvelun, tuotteen tai liiketoimintamallin ja toimii ratkaisun ensiostajana. Asiakasreferenssin lisäksi uusi innovaatio voi generoida yritykselle uutta liiketoimintaa, kasvua ja työllistämismahdollisuuksia. Innovatiivisen hankinnan lopputulos voi olla monistettavissa muille asiakkaille ja markkina-alueille, kotimaassa ja ulkomailla. Lisäksi innovatiivisen hankinnan yritysvaikutukset yleensä monistuvat tarjoavan yrityksen alihankkijaketjuun. 
  • Koko yhteiskunnan tasolla yksittäisen hankinnan vaikutukset laajentuvat esimerkiksi ympäristön tilan paranemiseen tai kansalaisten turvallisuudentunteen kohenemiseen, ja vastaavat näin organisaation strategisiin tavoitteisiin.   

KEINOn opas hankintojen vaikutusten ja vaikuttavuuden ennakkoarviointiin 

Voit ladata hankintojen johtamisen ja kehittämisen sivustosisällön laitteellesi alla olevasta linkistä. Hankintojen vaikutusten ja vaikuttavuuden arviointi -osion löydät sivuilta 65-73.

Julkisten hankintojen johtamisen ja kehittämisen perustietopaketti (pdf)

Hankinnan vaikuttavuus ja vaikutukset - ennakkoarvioinnin opas

narrow

Mittaaminen ja vaikutusten arviointi

narrow
"

Julkisten hankintojen vaikutukset ja taloudellinen tarkastelu - Case HSL:n sähköbussit

 Tutkija Santtu Karhinen, SYKE

lateral-image-right
"

Ehkäisevät perhepalvelut - Case Vantaa

Erityisasiantuntija Leena Marila-Penttinen, Vantaan kaupunki

lateral-image-right
"

Kunnat ja vaikutusten hankinta

Yliopistolehtori Jenni Airaksinen, Tampereen yliopisto

lateral-image-right
"

Vaikuttavuustavoitteiden määrittely

Johtava asiantuntija Anna Tonteri, TEM

lateral-image-right
"

Mittarien laadinta vaikutusten arvioimiseksi - Case Tampereen allianssimallin mittarien rakentaminen

Erikoistutkija Matti Pihlajamaa, VTT 

lateral-image-right
"

Vaikuttavuuskriteerit hankintojen kilpailutusprosessissa ja sopimuskaudella

Kehityspäällikkö Maria Röykkä, Hansel

lateral-image-right
"

Hankinnan vaikuttavuuden ja tuloksellisuuden mittaaminen ja seuranta – Case Kotitori, Tampere

Erikoistutkija Maria Merisalo, VTT

lateral-image-right
"

Ostolaskudatan hyödyntäminen organisaatiotasoisessa hankintojen vaikuttavuuslaskennassa - Case innovaatiopotentiaali

Erikoistutkija Mika Naumanen, VTT

lateral-image-right
"

Hankintojen vaikuttavuus palveluntuottajan näkökulmasta

 Kehitysjohtaja Miika Keijonen, Live Palvelut

lateral-image-right
"

Hankintojen vaikuttavuuden seuranta organisaatiotasolla - Case Espoo

 Kehityspäällikkö Veera Lavikkala, Espoon kaupunki

lateral-image-right