Miten toteuttaa markkinakartoitus tai -vuoropuhelu?
Markkinakartoituksen toteutustapoja
Hankintayksikkö voi esimerkiksi
- Etsiä omatoimisesti tietoa markkinoilla olevista vaihtoehdoista eri lähteistä ja kanavista lukemalla, kysymällä, haastattelemalla tai tekemällä tai teettämällä kyselyjä.
- Konsultoida muita hankintayksiköitä Suomessa ja kansainvälisesti vastaavien hankintojen toteuttamiseen liittyen.
- Riittävästi informaatiota saatuaan hankintayksikkö voi käynnistää markkinavuoropuhelun.
Markkinavuoropuhelun toteutustapoja
Hankintayksikkö voi toteuttaa markkinavuoropuhelua eri tavoin:
- Julkaisemalla ennakkoilmoituksen ja mahdollisen tietopyynnön, johon tarjoajat lähettävät vastauksensa.
- Järjestämällä informaatiotilaisuuksia, joissa kiinnostuneille tarjoajille annetaan hyvissä ajoin ennen tarjouspyynnön julkaisemista tietoa tulevista hankinnoista tai yksittäistä hankintaa koskevista suunnitelmista. Informaatiotilaisuuksia järjestetään tyypillisesti useille toimittajille.
- Järjestämällä kahdenvälisiä, yrityskohtaisia tapaamisia tarjoajien tasapuolinen kohtelu huomioiden.
- Järjestelmällä hankinta-asiakirjojen tai muun materiaalin kommentointikierroksen.
Hankinnan suunnittelun voi hahmottaa askel askeleelta etenevänä prosessina. Tärkeää on kartoitus, informointi ja vuorovaikutus. Lopuksi uudet ideat huomioidaan tarjouspyynnön viimeistelyssä.
Markkinakartoituksen vaiheet:
VAIHE 1: KARTOITA MARKKINOILLA OLEVAT VAIHTOEHDOT
Perehdy toimittajamarkkinoilta saatavilla olevaan tiettyjä tuotteita ja palveluja koskevaan tietoon. Selvitä toimialaa ja liiketoimintaympäristöä koskevat käytännöt
VAIHE 2: INFORMOI MARKKINOITA SUUNNITELMISTASI
Ennakkoilmoituksen muodossa julkaistavalla tietopyynnöllä tavoitat myös toimittajaseurannan katveeseen jääneet tarjoajat.
VAIHE 3: VUOROVAIKUTA KIINNOSTUNEIDEN TARJOAJIEN KANSSA
Suhtaudu avoimesti markkinoilta saatavaan tietoon esim. erilaisista ratkaisumalleista. Osallista tarpeen mukaan tarjoajia tarjouspyynnön luonnosmateriaalin kommentointiin. Mieti, miten voit hyödyntää informaatiota omassa hankinnassasi.
VAIHE 4: HUOMIOI TULOKSET HANKINNASSASI
Sisällytä uusi tieto osaksi tarjouspyyntödokumentteja. Jaa uutta informaatiota myös hankintayksikön sisällä siltä osin, kun uusi tieto on hyödyllistä myös muiden hankintojen kannalta.