Yrityskohtaiset tapaamiset

Yrityskohtaiset tapaamiset ovat hyvä käytäntö kutsua kaikki ennakkoilmoitukseen ja tietopyyntöön vastanneet tarjoajat mukaan markkinavuoropuheluun. Tapaamiset ovat useimmiten lyhyitä tilaisuuksia, joissa tavataan vain yksi yritys kerrallaan. Kaikille tarjoajille yhteisten informaatiotilaisuuksien tapaan yrityskohtaisessa tapaamisessa kuvataan alustavia suunnitelmia hankinnan kohteesta, taustalla olevaa hankintatarvetta, hankinnalle asetettavia tavoitteita, hankinnan sisältöä ja hankinnan etenemistä. Yrityskohtaisten tilaisuuksien eduksi voi osoittautua, että hankintayksikkö saa esimerkiksi kahdenvälistä informaatiota tarjoajakentästä tai pääsee perehtymään yritysten tuotedemoihin. Yrityskohtaisissa tilaisuuksissa hankintayksikkö voi vastaanottaa tarkempaa yrityskohtaista tietoa tulevista yksittäisten yritysten suunnitelmista yhteisiin informaatiotilaisuuksiin nähden.

Tapaamisia voidaan järjestää kasvokkaistapaamisena, puhelinkeskusteluna tai verkkoalustalla (esim.Teamsin, Skypen tai muun vastaavan videokuvan mahdollistavalla alustalla). Etukäteismateriaalia voidaan toimittaa keskustelun pohjaksi. Lisäksi voidaan, ja olisi olennaista, viestiä tarjoajille etukäteen, mitä asioita tilaisuudessa on tarkoitus käsitellä, mitä ei käsitellä ja miten tilaisuuteen tulee valmistautua. Agenda ja ajankäyttö tulee toimittaa kaikille tapaamisiin osallistuville yrityksille samanlaisena.

Vinkkejä yrityskohtaisten tilaisuuksien järjestämiseen

• Muista pitää tilaisuuksista hankintayksikölle tarkoitettua pöytäkirjaa ja tee muistiinpanoja. Kysymykset voi kirjata ylös ja päivittää tarjouspyyntöä kysymysten mukaisesti. 
• Varmista tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. Tämä tarkoittaa sitä, että
• Tietoa jaetaan tasapuolisesti kaikille prosessissa mukana oleville.
• Yksittäistä tarjoajaa ei saa suosia tilaisuudessa esimerkiksi vastaamalla tarjoajan esittämiin, joskus hyvinkin yksityiskohtaisiin kysymyksiin.
• Huolehdi, ettei yksittäinen tarjoaja pääse liikaa määrittämään tarjouspyynnön sisältöä.
• Toimita yhteenveto- ja kiitosviesti tarjoajille tilaisuuksien jälkeen. Kuvaa viestissä, miten prosessi etenee.

Lataa tästä muistilista ja vinkit informaatiotilaisuuksiin ja yrityskohtaisiin tapaamisiin.