Huomioi markkinavuoropuhelun tulokset hankinnassasi
Markkinakartoitus ja markkinavuoropuhelu ovat päättyneet, ja uudet ideat ovat valmiita sisällytettäväksi tarjouspyyntömateriaaliin. Millaisia asioita tulisi huomioida?
Markkinavuoropuheluvaiheen päättymisestä ei usein ilmoiteta erikseen siihen osallistuneille. On kuitenkin tärkeää tiedottaa ennakkoilmoitukseen tai tietopyyntöön vastanneille tai markkinavuoropuheluun osallistuneille, että tarjouspyyntö on julkaistu.
Muista erityisesti tarjoajien tasapuolinen kohtelu
- Kukaan ei saa enemmän informaatiota kuin toinen
- Ketään ei syrjitä eikä suosita
Tarjouspyyntöä laatiessasi ota huomioon markkinavuoropuhelussa tai tietopyyntöön saamasi vastaukset ja muokkaa vaatimuksia, soveltuvuusvaatimuksia, vertailuperusteita, hinnoittelulomaketta, sopimusehtoja jne. niiden perusteella.
Tarvittaessa voit järjestää lisäkysymyskierroksia tai valita hankintamenettelyksi neuvottelumenettelyn, kilpailullisen neuvottelumenettelyn tai innovaatiokumppanuuden. Voit myös jakaa hankinnan osiin tai useaksi erilliseksi hankinnaksi. Hankintayksikkö esittää lopulliset kantansa tarjouspyynnössä, jonka mukaisesti tarjoukset tehdään. Hankintalaki mahdollistaa näin kilpailutukset, joissa hankintayksikkö kuuntelee tarjoajakenttää.
Kilpailun vääristyminen/ Ehdokkaan tai tarjoajan osallistuminen hankinnan valmisteluun
Jos ehdokas, tarjoaja tai tarjoajaan liittyvä yritys on osallistunut hankinnan valmisteluun, on hankintayksikön varmistettava, että tämä ei vääristä kilpailua. Tällainen varmistustoimenpide on muun muassa sellaisen tiedon toimittaminen muille ehdokkaille ja tarjoajille, jonka hankinnan valmisteluun osallistunut taho on saanut hankinnan valmistelussa tai joka on valmisteluun osallistumisen tulosta. Toimenpiteellä on tarkoitus saattaa muut ehdokkaat ja tarjoajat tiedollisesti samalle tasolle kuin hankinnan valmisteluun osallistunut yritys.
Tarkoituksena on, että kaikilla ehdokkailla ja tarjoajilla olisi tasapuolisesti mahdollisuus valmistella osallistumishakemuksensa tai tarjouksensa samojen tietojen pohjalta. Erityisen tärkeää on varmistua siitä, että yksittäinen toimija ei pääse vaikuttamaan liikaa lopullisen vaatimusmäärittelyn tai muiden tarjouspyyntöasiakirjojen lopulliseen toteutukseen.
Viimeisenä vaihtoehtona on tarjousten käsittelyvaiheessa sulkea kilpailusta tarjoaja, jonka osallistuminen tarjouskilpailun valmisteluun on saattanut vääristää kilpailua. Tätä ennen on tarjoajalle annettava tilaisuus esittää selvityksensä tilanteesta (Hankintalain 81 §:n mukainen harkinnanvarainen poissulkemisperuste).