Työkalut

HANKINTATUTKA - Hankintojen kypsyysasteen (maturiteetti) paikannuksen ja kehittämisen apuväline

Maturiteettianalyysissä organisaation hankintatoimen suorituskykyä arvioidaan yleensä alan hyviin käytäntöihin perustuvien kysymysten avulla. Kysymysten avulla selvitetään, miten organisaatio kehittyy ammattimaisessa hankintatoimessa, ja miten esimerkiksi reaktiivinen toiminta muuttuu koordinoiduksi ja tavoitteellisesti johdetuksi.

Maturiteettimallin tavoite on toimia organisaatiokehityksen ja muutoksen mallina. Jotta muutos organisaatiossa on mahdollinen, on tarpeen muuttaa prosesseja ja varmistaa, että ihmisillä on tarvittavat valmiudet muutoksen läpivientiin. Esimerkiksi Hankintatutka -työkalu voi toimia tukena organisaation tulosten analysoinnissa ja muutoksen viitekehyksen luomisessa. Hankintatutkan lyhyt ja pitkä kysely sekä tulosten raportointi ovat vapaasti koko julkisen sektorin käytössä.

Hankintatutku Hanselin verkkopalvelussa

HANKINTALUOTSI - Osallistavan hankintasuunnittelun sähköinen alusta

Hankintaluotsi-palvelu on koko julkiselle sektorille maksuton hankintojen strategisen suunnittelun apuväline. Hankintaorganisaatio voi palvelulla osallistaa johtoaan tai eri sidosryhmiään hankintalinjausten arviointiin tai hankintatoimenpiteiden ideointiin. Hankintaluotsi sisältää vaiheittaisia monivalintakyselyitä sekä visuaalisia raportteja kyselyiden tuloksista. Kyselyt ohjaavat hankintayksiköiden  tavoitteiden asettamista, niiden sisällyttämistä tekeillä olevaan tarjouspyyntöön ja lopuksi arvioimaan tavoitteiden toteutumista hankinnan elinkaaren aikana.

Hankintaluotsi koostuu kolmesta osiosta: 

1) Organisaation hankintatoiminnan tavoitteet.

Ensiksi määritellään hankintatoiminnan tavoitteet ja luodaan toimintasuunnitelma niiden edistämiseksi. Hankintatavoitteet voivat liittyä yleisiin prosessitavoitteisiin, kuten hankintataitojen tai strategisen johtamisen kehittämiseen.

2) Yksittäisten hankintojen tavoitteet ja toimenpiteet.

Seuraavaksi tavoitteet viedään yksittäisten hankintojen tasolle ja suunnitellaan toimenpiteet. Hankintakohtaiset tavoitteet näkyvät yksittäisissä hankinnoissa esimerkiksi asetettavien valintakriteerien tai sopimuskaudella tehtävien toimenpiteiden muodossa. 

3) Yksittäisten hankintojen arviointi.

Lopuksi arvioidaan tavoitteiden saavuttamisen onnistuminen.

Hankintaluotsissa luodaan siis sähköinen hankintojen toteutussuunnitelma vastuuhenkilöineen ja aikatauluineen, jonka kautta strategiset hankinnat ja hankintatavoitteet voidaan toiminnallistaa. Yksittäisen hankinnan suunniteltuja toimenpiteitä ja toteutuneita toimenpiteitä voidaan myös arvioida työvälineen avulla jälkikäteen ja parhaimpia hankintatapauksia on mahdollisuus jakaa esimerkkeinä muiden organisaatioiden hyödynnettäväksi.

Hankintaluotsin käyttäminen on maksutonta ja se on koko julkisen sektorin käytettävissä. Palvelu on kehitetty tukemaan julkisia hankintayksiköitä Hankinta-Suomen kansallisen hankintastrategian tavoitteiden saavuttamisessa.  Hankintaluotsissa hyödynnetään julkisten API-rajapintojen avulla saatavaa tietoa. Työkalua pilotoitiin hankintojen vaikuttavuuden koulutusohjelmassa, KEINO-akatemiassa.

Hankintaluotsi Hilmassa

Lisää Hankintaluotsista Hanselin sivuilla 

HANKINTAPULSSI - Hankintamenojen analysointiväline (spend-analyysi) ja hankintojen hiilijalanjälkianalyysi

Hankintojen kuluanalyysi eli spend-analyysi kertoo, kuinka paljon hankintoihin käytetään määrärahoja vuoden aikana organisaatiossa ja sen eri yksiköissä esimerkiksi toimialoittain tai osastoittain. Lisäksi sen avulla saadaan myös tiedot toimittajien ja laskujen lukumääristä halutuilla erottelutekijöillä. Kuluanalyysissä on tavallisesti erottelutekijöinä kirjanpidon tilikartan mukainen tilijaottelu ja tarvittaessa talousarviokohtien mukainen jaottelu. Näiden avulla saadaan selville hankintojen jakautuminen tilikartan mukaisesti tuote-/palveluryhmittäin tai investointimenojen osalta jakautuminen talousarviokohdittain. 

Kuluanalyysillä tunnistetaan siis eniten varoja käyttävät organisaation osat ja merkittävimmät hankinnan kohteet eli tuoteryhmät. Tämä on tärkeää, jotta hankintastrategiatyössä kyettäisiin kytkemään strategisia tavoitteita kyseisen organisaation ja vaikuttavuuden kannalta tärkeisiin tuoteryhmiin ja kategorioihin. Lisäksi kuluanalyysin tuottamaa tietoa voidaan käyttää esimerkiksi toiminnan suunnitteluun ja resurssien jakoon.

Kuluanalyysi voidaan tehdä joko organisaation oman taloushallintojärjestelmän raportteja hyödyntäen tai esimerkiksi Hankintapulssi-työkalun avulla. Hankintapulssi on vapaasti koko julkisen sektorin käytössä, ja se pohjautuu organisaation ostolaskuaineistoon ja julkisen sektorin yhteiseen kategoriamalliin.

Hankintojen hiilijalanjälkeä voidaan analysoida joko teettämällä organisaation hankintojen hiilijalanjäljen laskenta asiantuntijaorganisaatiolla tai käyttämällä soveltuvia laskureita. Hiilijalanjäljen laskenta perustuu käytetyn laskentamallin mukaisiin, eri tuoteryhmille muodostettuihin kasvihuonekaasupäästökertoimiin ja hankintojen volyymitietoihin.

Esimerkiksi Hankintapulssi-työkaluun on yhdistetty hiilijalanjälkianalyysi. Kyseessä on Hankintapulssin erilliselle hiilijalanjälkivälilehdelle koottu tieto siitä, mistä tuoteryhmistä aiheutuu yleisesti eniten kasvihuonekaasupäästöjä. Tiedot perustuvat Suomen ympäristökeskuksen laskemiin tuoteryhmäkohtaisiin päästökertoimiin sekä kyseisen tuoteryhmän hankintavolyymitietoihin Hankintapulssissa.

On tärkeää huomata, että Hankintapulssin luvut antavat tietoa yleisellä tasolla tuoteryhmän päästöistä. Ne eivät siis kerro yksittäisen organisaation yksittäisen hankinnan kasvihuonekaasupäästötietoja. Suuri kasvihuonekaasupäästöjen määrä voi johtua joko ryhmän suuresta hankintojen volyymistä tai ryhmän suuresta päästökertoimesta, vaikka volyymi olisi pienempikin. Tiedon perusteella voidaan kuitenkin tunnistaa organisaation keskeisimmät tuoteryhmät, joissa on suuri päästövähennyspotentiaali, ja joihin organisaation vähähiilisyystoimia ja vihreitä hankintoja tulee erityisesti suunnata.

Lue lisää Hankintapulssi-työkalusta Hanselin verkkopalvelusta

Lisätietoja edellämainistuista ja muista työkaluista Julkisten hankintojen johtaminen ja kehittäminen -osiosta.
 

 

paperilennokit

Julkisten hankintojen johtaminen ja kehittäminen

Julkisten hankintojen johtaminen ja kehittäminen  osioon on koottu kattava tietopaketti hankintojen strategisesta johtamisesta,
hankintojen analysoinnista, yleisesti käytetyistä strategisista linjauksista, strategian toiminnallistamisesta sekä niin merkittävimpien

lateral-image-left