Keskuskirjasto Oodin sisälogistiikan robotiikkaratkaisun hankinta - Case Helsingin kaupunki

TAUSTATIEDOT

Hankkija

Helsingin kaupunki

Hankinnan kohde

Kirjaston automaatio- ja robotiikkaratkaisut

Hankinnan arvo

366 800

Hankinnan tavoite

Tavoitteena hankkia robotiikkaratkaisu, jolla saadaan automatisoitua kirjaston sisälogistiikka mahdollisimman pitkälle. Sisälogistiikan automatisointi vapauttaa henkilöstöresursseja asiakaspalvelun parantamiseen ja sisällöntuotantoon liittyviin tehtäviin. Lisäksi raskaiden työvaiheiden automatisointi parantaa henkilökunnan työhyvinvointia ja -ergonomiaa.

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat

Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan asiantuntijoiden lisäksi hankintaan osallistui Helsingin konsernihallinnosta kaupungin hankintalakimies ja hankintapäällikkö.

Hankintamenettely

Innovaatiokumppanuus

HANKINTAPROSESSI

Innovaatiokumppanuuden valinnan perustelut

Markkinoilta ei löytynyt valmista ratkaisua kirjaston tarpeisiin. Innovaatiokumppanuuden mahdollistamalla tilaajan ja toimittajien yhteiskehittämisellä on pystytty takaamaan se, että kehitettävä ratkaisu vastaa mahdollisimman hyvin tilaajan tarpeisiin.  Valittu hankintamuoto mahdollisti yritysten kehitystyön tukemisen ja rohkaisi siten myös yrityksiä investoimaan kehitystyöhön.

Hankinnan valmistelu: tarpeiden määrittely

Hankinnan valmisteluvaiheessa kartoitettiin alustavasti automaatiotoimittajien halukkuutta kehittää ratkaisuja kirjastossa selvästi normaalia pidemmälle menevän automaation suhteen. Markkinavuoropuhelun kartoitettiin mahdollisia ideoita logistiikan automatisointiin.

Innovaatiokumppanien kilpailutus: neuvottelumenettely

Hankintailmoitus julkaistiin 19.5.2017, alustava tarjouspyyntö julkaistiin 19.5.2017 ja alustavien tarjousten määräaika oli 24.8.2017. Määräaikaan mennessä saapui seitsemän (7) alustavaa tarjousta. Alustavista tarjouksista valittiin neuvotteluihin kolme (3) toimijaa. Kolmen valitun toimijan kanssa käytiin yksi neuvottelukierros, jonka tavoitteena oli löytää logistiikkatyön aiempaa pidemmälle menevä automaatio ja henkilötyön ohjaaminen sisältö- ja asiakaspalvelutyöhön. Lopulliseen tarjouspyyntöön kaikki kolme (3) toimijaa jättivät tarjouksen. Hankintapäätös tehtiin 19.9.2017.

Mahdolliset haasteet

Hankinnan valmisteluun ja vuoropuheluun kannattaa panostaa varaamalla resursseja sekä tilaajalta että toimijalta kehitysvaiheeseen. Kehittämisen aikana on syytä varautua ilmeneviin odottamattomiin viivästyksiin.

Hyödyt/ Tulokset /Vaikutukset

Mitä saavutettiin?  

Kehittämistyön tuloksena ratkaisusta voitiin hioa sellainen, että se palvelee luotettavasti ja turvallisesti kirjaston tarpeita.

Ratkaisun avulla voidaan automatisoida:

• Kirjalaatikoiden vaihdot lajittelukoneella, jossa on 25 lajittelukohdetta
• Kirjalaatikoiden kuljetus kellarin aineistokäsittelytilasta kolmannen kerroksen asiakastiloihin
• Bestsellerien hyllyttäminen
• Bestseller hyllyjen siirtäminen kellarin aineistonkäsittelytilasta ensimmäisen kerroksen asiakastiloihin

Työn automatisoinnin lisäksi merkittäviä hyötyjä saavutetaan myös ergonomian parantumisella, kun painavien laatikoiden nostelu vähentyy ja osa aineistosta voidaan hyllyttää robottikäsien toimesta.

Säästetyt henkilöstöresurssit voidaan ratkaisun seurauksena allokoida asiakaspalveluun ja sisällöntuottoon. Uudet työtehtävät vastaavat paremmin kirjaston työntekijöiden osaamista. Ratkaisu mahdollistaa osaltaan paremmin toimivat ja laajemmat kirjastopalvelut.

Päästiinkö tavoitteisiin? 

Järjestelmä on testausvaiheessa, lopulliset tulokset järjestelmän tuottamasta hyödystä saadaan tämän vuoden (2019) aikana.

Mitkä olivat hankinnan vaikutukset? 

Hankinnan avulla on mahdollistettu toimittajan tavallista suuremmat panostukset tuotekehitykseen.

Robotiikan käyttöönotto julkisessa tilassa tuo kirjastonkäyttäjille mahdollisuuden tutustua uuteen teknologiaan.

Kehitystyön tuloksena on saavutettu tieto siitä, että autonomiset mobiilirobotit ja niissä käytettävä teknologia on riittävällä tasolla, jotta niitä voidaan operoida turvallisesti asiakastiloissa. Mobiilirobottien on todettu selviävän myös hyvin myös silloin kun asiakastilat ovat ruuhkaiset. Hanke on lisännyt myös tietoa siitä, millaisia lisäratkaisuja mobiiliroboteissa tarvitaan, jotta ne voivat operoida turvallisesti tiloissa joihin kaupunkilaisilla on vapaa pääsy.

Miten asiaa on seurattu hankintasopimuksen aikana?

Kehitysvaiheen päätteeksi ratkaisun prototyyppi on testattu ja todettu toimivaksi, käyttöönottovaiheessa turvallisuuteen ja toimivuuteen liittyviä toimintoja on edelleen testattu toistuvasti ja testataan edelleen.

Hankkijan kommentti 

Hankintaprosessi tarjosi arvokkaita oppeja. Innovaatiokumppanuus osoittautui hankkeen myötä toimivaksi tavaksi edistää kehitystyötä. Projektissa tilaaja osallistui tavallista aktiivisemmin kehitystyöhön.

Tekisittekö jotain toisin?

Hankinnassa kannattaisi ilmoittaa kehitysvaiheen maksimirajat kustannuksille.

Keinot kiertoon

Tilaajan ja toimittajan yhteiskehittämisellä voidaan projektin kokemusten valossa sanoa saavutettavan hyvin toimivia ratkaisuja, jotka huomioivat hyvin tilaajan tarpeet ja toisaalta edistävät toimittajan elinkeinomahdollisuuksia.