Jätehuollon toiminnanohjausjärjestelmän hankinta - Case Lakeuden Etappi, jätelaitosten yhteishankinta

TAUSTATIEDOT

Hankkija

Viisi kuntaomisteista jätehuoltoyhtiötä: Lakeuden Etappi Oy (juridinen hankintayksikkö), keskinäisellä sopimuksella mukana Lounais-Suomen Jätehuolto Oy, Rosk’n Roll Oy, Pirkanmaan Jätehuolto Oy ja Vestia Oy. 

Hankinnan kohde

Vaaka-Varasto -ohjelma: jäteyhtiön sisäisten prosessien ja asiakasrajapinnan digitalisointi sisältäen ohjelman suunnittelun, toteutuksen, ylläpidon ja tuotteistamisen. Ohjelmaa käytetään saapuvien jätteiden vastaanottoon ja rekisteröintiin, jätteen varastopaikoilla liikkuvien ja sieltä lähtevien jätevirtojen tehokkaaseen hallintaan ja ohjaamiseen. 

Hankinnan arvo 

Hankinnan arvo on 300 000 €, joka määrittyi hankintaan osallistuvien yhtiöiden valmistelussa ja keskusteluissa.  

Hankinnan tausta ja tavoite

Hankintaorganisaatioilla oli käytössään erilaisia jätteiden punnitusjärjestelmiä ja ratkaisuja, joista saatua tietoa on käytetty laskutusperusteena. Nämä eivät kuitenkaan tuottaneet tarvittavaa tietomäärää, jonka avulla jätevirtojavoisi hallita tehokkaasti. Jätevirrat liikkuvat käsiteltäessä jätealueella, ja varastonhallinta on tärkeässä asemassa. Uuden järjestelmän tavoitteena on tuottaa reaaliaikaista, prosessinohjausta helpottavaa ja tehostavaa tietoa, joka esimerkiksi vähentää manuaalista raportointia, lisää ennustettavuutta ja helpottaa rajapintojen toimintaa. Tavoitteena on ollut myös toimialalla laajemmin hyödynnettävä ja alan mukana kehittyvä järjestelmä. Lisäksi haluttiin tuoda asiakkaalle mahdollisuus ilmoittaa toimittamansa kuorma etukäteen, toteuttaa sähköinen siirtoasiakirja, automatisoida punnitustapahtumaa, mahdollistaa itsenäinen punnitus mobiilisti ja luoda asiakkaille mahdollisuus tarkastella tuomiaan kuormia jälkikäteen. 

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat  

Kunnallisten jäteyhtiöiden välillä on säännöllistä tiedonvaihtoa ja yhteistyötä. Niiden ongelmat ovat samantapaisia, ja jätteiden käsittelyalueiden pullonkaulat ja tietojärjestelmien haasteet olivat tiedossa. Hankintaryhmään haettiin hieman erikokoisia ja eri tavoin toimivia yhtiöitä. Ryhmällä oli alan tuntemus ja tekninen osaaminen. 

Ulkopuolinen ITC-osaamisen hallitseva ja alaa tunteva projektipäällikkö Opsec Oy:stä valittiin hoitamaan projektia kokonaisvaltaisesti ja toimimaan linkkinä hankkijan ja toimittajan välillä.   

Innovatiivisen hankinnan toteuttamisessa hyödynnettiin Business Finlandin innovatiivisten julkisten hankintojen rahoitusta. 

Innovaatiokumppanuuden valinnan perustelut

Järjestelmähankintaan osallistuvien yhtiöiden edustajat totesivat, että hankintamenettelyistä innovaatiokumppanuus olisi paras, koska tavoitteena olevaa järjestelmää ei ollut markkinoilla olemassa eikä järjestelmään lopullisesti tarvittavia ominaisuuksia ollut mahdollista määritellä etukäteen, vaan ne tarkentuisivat projektin edetessä. Tarkka etukäteismäärittely olisi mahdollisesti rajannut pois välttämättömiä ominaisuuksia, ja yhteistyössä innovaationkumppanin kanssa järjestelmä kehittyisi eri osaamisten avulla jo ennen käyttöönottoa.

HANKINTAPROSESSI

Hankinnan valmistelu: tarpeiden määrittely

Hankkeen esimäärittely oli noin vuoden projekti, jonka aikana hankkijat kokoontuivat säännöllisesti. Esimäärittelyn lopputuloksena oli tarpeiden ja tavoitteiden kuvaukset. 

Tavoitteena oli tehokas, vähemmän ympäristöä kuormittava varastonhallinta, palvelutason parantaminen asiakasrajapinnassa ja lakisääteisten vaatimusten mukaisen jätehuollon toteuttamisen helpottaminen. Esimerkiksi tietyistä jätteistä tarvittava siirtoasiakirja on uudessa järjestelmässä mahdollista tehdä sähköisesti. 

Toimittajalle, joka toimii yhteistyökumppanina, haluttiin antaa mahdollisuus  saada uusi kaupallinen tuote, joka voi levitä laajempaan käyttöön. Näin alan kokonaisosaaminen kehittyy ja tehostuu. 

Innovaatiokumppanien kilpailutus: neuvottelumenettely

Hankintailmoitus julkaistiin 14.6.2018. Siihen saatiin kymmenen vastausta, jotka kaikki täyttivät kelpoisuusvaatimukset. Toimittajien kanssa käytyjen neuvottelujen aikana varsinainen tarjouspyyntö tarkentui, kun hankintaryhmä tutustui ohjelmatoimittajien toimintatapoihin. Neljä toimittajaa jätti varsinaisen tarjouksen. Toimittajan valintakriteereinä oli laatuperusteet (40 %) ja elinkaarikustannukset (60 %). 

Innovaatiokumppanuus: kehitysvaihe

Hankintapäätös tehtiin 3.12.2018, ja hanke lähti käyntiin vuoden 2019 alussa.  

Toimittajaksi valittiin Elenium Oy. Hankintaryhmä ja toimittaja pitivät aloitustapaamisen, ja kehitysvaiheessa kokoonnuttiin työstämään ratkaisuja määrittelypäiville, joissa käytiin läpi toiminnallisuuksia ja päätettiin, miten ne toteutetaan. Sen jälkeen toimittaja jakoi sovitut toimet  kehitysjaksoiksi ja lähti toteuttamaan niitä. Kehitysjakson vaihtotilanteessa toimittaja esitteli tilaajalle, mitä päättyneessä jaksossa oli saatu aikaan ja kertoi, mitä seuraavassa kehitysjaksossa tehdään. 

Kehityksessä syntyneen toiminnanohjausjärjestelmän nimeksi valikoitui MaterialPort. Lue lisää järjestelmästä MaterialPortin sivuilta https://materialport.com/

Innovaatiokumppanuus: toimitusvaihe

Toiminnanohjausjärjestelmästä on käytössä testiversio, jota pilotoidaan kesän 2020 aikana. Vanhat järjestelmät toimivat aluksi rinnalla, ja uuteen järjestelmään siirrytään suunnitelman mukaan syksyllä 2020. 

Hankintamenettelynä innovaatiokumppanuus on todettu hyväksi ja Vaaka-Varaston kehittämiseen sopivaksi. Usean jätehuoltoyhtiön mukana olo hankintaryhmässä on ollut hyödyllistä. Huomioitavia asioita ja toisistaan eroavia toimintatapoja on noussut odotettua enemmän esiin, ja toimittaja on osaltaan tuonut näkemyksiään mukaan, mutta ryhmä on pystynyt löytämään ratkaisuja toisiltaan oppien. Esiin tulleiden eri tarpeiden ansiosta järjestelmä on kehittynyt laajalle käyttäjäkunnalle sopivaksi.  

Myös toimittajan näkökannasta yhteiskehittäminen ja vuoropuhelu ovat toimineet hyvin. Hankintaryhmä on näyttäytynyt toimittajalle yhtenäisenä, ja ryhmällä oli jo tarjouspyyntövaiheessa yhteinen näkemys siitä, mitä ohjelmalla tavoitellaan.  

Kullekin organisaatiolle toimitetaan perusratkaisu tarjouspyynnön mukaisesti, mutta siihen on mahdollista kehittää tarpeen mukaan lisäosia ja toiminnallisuuksia. Hankkijaorganisaatiot ottavat ohjelman käyttöönsä kukin oman aikataulunsa mukaisesti vuoden 2020 aikana. 

Sopimusehdot 

Immateriaalioikeudet sekä toimittajan rahallinen vakuus säilyvät tilaajalla, kunnes järjestelmä on valmis ja toiminnassa.  

Lähtökohtana ja toimittajan kannustimena kehittämistä sisältävässä innovaatiokumppanuushankkeessa on kaupallisen tuotteen syntyminen. Toimittaja voi käyttää kehitysprojektia referenssinä. Lisäksi hankintaryhmä on sitoutunut olemaan mukana jatkokehityksessä.  

Toimittajan näkökulmasta innovaatiokumppanuus mahdollisti uudelle toimialueelle siirtymisen ja uuden tuotteen rakentamisen, mikä nosti tarjouskilpailuun osallistumisen houkuttelevuutta. Innovaatiokumppanuus vaati kuitenkin avointa menettelyä enemmän taustatyötä toimittajalta, esimerkiksi markkinoiden kartoittamista ja uskoa lopullisen tuotteen markkinapotentiaaliin. 

Mahdolliset haasteet prosessissa 

Varsinaisia pullonkauloja ei ollut. Hankintavaiheen määrittelydokumentissa luotiin jo tietyt reunaehdot erilaisten tarpeiden määrittelyllä ja lakisääteisillä asioilla, jotka rajoittavat jonkin verran liikkumavaraa jatkokehityksessä. Tarjousvaiheessa haasteena oli se, että ohjelmistoyritysten järjestelmäkehityksen toteutussuunnitelmat olivat lähellä toisiaan. Tilanne olisi ollut helpompi, jos yksi olisi erottunut selvästi. 

Tarjousten hinnoittelussa oli kuitenkin eroja ja se kertoi, mitkä toimittajat olivat sisäistäneet yhteistyömallin. Vaaka-Varasto -ohjelmassa on elinkaarikustannusrakenne: hankinta ja 10 vuoden ylläpito kuukausimaksulla. Lisäksi kokonaishintaan vaikuttivat laatupisteet. Vaaka-Varaston kohdalla tämä hinnoittelu toimi, mutta vaihtoehtona voi mahdollisesti harkita hintahaarukkaa. 

Hyödyt/ Tulokset /Vaikutukset 

1. Tavoitteisiin pääsy 

• Hankintaprosessi on edennyt hyvin ja on sopinut tämäntyyppiseen hankintaan. Kehitystyössä on sille luonteenomaisesti tullut esiin asioita, joita ei voitu ennakoida. Niiden ratkaisemiseen on investoitu aikaa, jotta tavoitteet saavutetaan. Järjestelmä on vielä testikäytössä ja kehitystyö jatkuu. Tällä hetkellä näkymä on se, että hankinnalla saavutetaan tavoitteet ja jopa hieman ylitetään odotukset. 

2. Hankinnan vaikutukset

Yhteiskunnalliset vaikutukset:  

• Hankkijat saavat käyttöönsä aiempaa parempaa ja enemmän tietoa, jota tarvitaan materiaalivirtojen tehokkaaseen ja ympäristöä vähemmän kuormittavaan käsittelyyn ja kiertoon jätealueella. Asiakkaille tarjotaan niiden toimintaan paremmin sopivia ratkaisuja. Kehitettyä järjestelmää voidaan myös skaalata ja levittää, ja näin tehostaa koko alan toimintaa. 

Yritys- ja markkinavaikutukset :

• Kehitystyön tulemana syntynyt järjestelmä tarjoaa tarvelähtöisiä, tehokkaita ratkaisuja alan toimijoille. Ohjelmatoimittaja pystyi kehittämään kaupallisen tuotteen markkinoille ja kehitystyö jatkuu yhteistyössä hankintaryhmän kanssa edelleen. Toimittaja on kasvattamassa tuotetta laajennusosilla ja rakentamassa tuoteperhettä. Kotimaan markkinan lisäksi ohjelmalle on mahdollisesti kansainvälistä kysyntää. Innovaatiokumppanuus voi näin tarjota toimittajalle mahdollisuuden kehittää tilaajan kanssa yhdessä liiketoimintaansa ja tuotevalikoimaansa vastaamaan olemassa olevaan tarpeeseen.

Katso video hankitusta palvelutuotteesta sekä tuotantopäällikön ajatukset yhteishankinnasta:

Keinot kiertoon 

Innovaatiokumppanuuteen liittyy paljon epävarmuustekijöitä. Hyvien kumppanien valinta ja näiden keskinäinen kommunikaatio ja osallistuminen ovat ensiarvoisen tärkeitä onnistumisen kannalta. Hankintaprosessiin osallistujien on oltava valmiita jakamaan tietoa keskenään ja oltava avoimia uusille ratkaisuille. Jotta yllättävät asiat ja ongelmat saadaan ratkaistua, on parempi hyväksyä pieni lipsuminen aikataulusta, eikä lähteä etenemään keskeneräisellä ratkaisulla.  

Vaaka-Varasto-ohjelman hankinnassa tarjouspyynnön määrittely oli tehty huolellisesti, mikä auttoi tarjouksen laatimisessa ja kehitysvaiheessa. Innovaatiokumppanuutena toteutettavan hankkeen onnistumisen edellytyksenä on tilaajan ja toimittajan yhteinen sitoutuminen hankkeen edistämiseen ja matkalla ilmenevien ongelmien ratkaisemiseen. 

Yhteyshenkilöt

Ilkka Letonsaari 

tuotantopäällikkö  

Puh. 040 774 8522 

Sähköposti: ilkka.letonsaari(at)etappi.com 

Joonas Jokinen 

myyntijohtaja 

Elenium Oy 

0400 270 480 

Sähköposti:joonas.jokinen(at)elenium.fi