Retkeilyalueiden digitaaliset palvelu- ja keskustelukanavat – Case Metsähallitus

kuva retkeilypolusta

TAUSTATIEDOT 

Hankkija 

Metsähallitus 

Hankinnan kohde 

Retkikompassi - retkeilyalueiden digitaalisen palvelu- ja keskustelukanavan toteuttaminen 

Hankinnan arvo 

~ 500 000 euroa 

tavoitesymboli

Hankinnan tavoite 

Metsähallituksen strategisena tavoitteena on tarjota yhdenvertaisia palveluita kaikille. Asiakaskeskeisyys sekä digitaalisten palvelujen saavutettavuus ovat sen toiminnan kehittämisen lähtökohtia.  

Helmikuussa 2019 käynnistetyn hankinnan tavoitteena on ollut tunnistaa ja valita innovaatiokumppanit Metsähallituksen digitaalisen asiakasvuorovaikutuksen kehittämiseksi. Kumppaneiden kanssa sopimussuhteessa tehtävä kehittämistyö keskittyy retkeilyalueiden digitaalisen palvelukanavan ja sitä tukevan avoimen paikkatiedon rajapinnan kehitykseen ja kokeiluun. Kumppanuudessa kehitettävien ratkaisujen myötä halutaan avoimen paikkatiedon avulla mahdollistaa kaksisuuntainen ja saumaton viestintä sekä paikkasidonnaisten palautteiden ja tiedon jako yleisön ja Metsähallituksen välillä. 

Edellä kuvatun tavoitteen mukaisesti hankinta on jaettu kahteen pilottialueeseen: 

  1. Kaksisuuntainen, paikkatietoa hyödyntävä viestintä- ja tiedonjakokanava retkeilyalueiden käyttäjien ja Metsähallituksen välille. 

  1. Metsähallituksen avoimen paikkatiedon rajapintapalveluiden teknisen toteutusalustan suunnittelu ja toteutus. 

osallistujat -symboli

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat  

Metsähallituksen henkilökunnasta hankintaan osallistui hankinta-, it- ja operatiivisten organisaatioiden asiantuntijoita. Hankinnan eri vaiheissa hankintaan on osallistunut eri asiantuntijoita, ryhmä ei siis ole ollut kiinteä hankinnan alusta hankinnan toteutusvaiheeseen. 

Hankintavaihe 

Ohjausryhmä muodostui pääasiassa Metsähallitus-konsernin yksiköiden edustajista.  

Toteutusvaihe 

Palvelun suunnitteluun ja ideointiin osallistuvat pääasiassa operatiivisten yksiköiden eli vastuualueiden edustajia.  

(Metsätalous Oy, Luontopalvelut, Eräpalvelut ja Metsähallituksen kiinteistökehitys).  

Molemmilla pilottialueilla on omat taustaryhmänsä edellisen mukaisesti ja toteutusvaiheessa perustettiin uudet ohjausryhmät. Innovaatiohankinnan kumppanina hankintaan osallistui Industryhack Oy:n innovaatiohankinta-asiantuntijoita.  

Suunnittelu- ja hankintaprosessi toteutettiin edellä mainittujen tahojen yhteistyönä varsinaisten innovaatiokumppaneiden valintaan asti. 

Hankintamenettely 

Innovaatiokumppanuus 

Innovaatiokumppanuuden valinnan perustelut 

Innovaatiokumppanuutta on käytetty Metsähallituksen hankinnoissa vain kerran Retkikompassi-hankinnan lisäksi. Yleensä hankinnat on tehty perinteisin menetelmin, koska pääsääntöisesti hankittavat palvelut, tarvikkeet ja urakat ovat varsin perinteisiä ja osittain erittäin säädeltyjä.  

Vastaavaa paikkatietoon sidottua palvelua ei löytynyt markkinoilta tavoitellussa muodossaan, joten Metsähallitus päätyi valitsemaan innovaatiokumppanuuden hankintamenettelyksi. Vaihtoehtoisesti hankkija olisi voinut kirjoittaa tavanomaiseen tapaan vaativuusmäärittelyt hankinta-asiakirjoihin, mutta tällöin määrittely olisi luultavasti vaatinut huomattavan paljon resursseja. Samalla vaativuusmäärittelyt olisivat lukinneet palvelun sisällön ja toteutustavan jo hankinnan alkuvaiheessa. Palvelu on tarkoitettu asiakkaille termin laajassa merkityksessä. Vaativuusmäärittelyn laatimisella Metsähallitus olisi etukäteen päättänyt, millaisen palvelun sen asiakkaat haluavat ja tarvitsevat. 

Innovaatiokumppanuuden valinnan siis ratkaisi halu kokeilla uutta hankintatapaa ja palvelun rakentamiseen tarvittavan oikean resurssin löytäminen. Tärkeä yksityiskohta oli asiakkaiden tiivis osallistaminen palvelun sisällön luomisessa sekä toiminnallisuuden toteutumisessa.  

hankintaprosessi-symboli

HANKINTAPROSESSI

Innovaatiokumppanien kilpailutus: neuvottelumenettely 

Hankintailmoitus julkaistiin helmikuussa 2019 ja osallistumishakemuksia saatiin 25 kpl, joista osa liittyi molempiin hankinnan osiin. Tarjousten kokonaisluku oli näin ollen 46 kappaletta ja kaikki hakemukset olivat kelpoisuusvaatimukset täyttäviä. Ensimmäiselle kierrokselle valittiin 8 yritystä ja heidän kanssaan Metsähallitus järjesti kaksi yhteiskehityspäivää. Tilaisuuksissa tarkennettiin hankittavan palvelun sisältöä sekä täsmennettiin Metsähallituksen toimintaa ja toimialaa. Tilaajan mukaan yhteiskehityspäivät olivat tärkeitä, koska niissä voitiin tarkentaa tasapuolisesti palvelun sisältöä sekä kuvata huolellisesti toimintaympäristö. Lopullinen tarjouspyyntö julkaistiin toukokuussa 2019 ja kaikki 8 tarjoajaa jättivät myös lopullisen tarjouksen. Lopullisiksi kumppaneiksi kehitysvaiheeseen valittiin digitaalisia palveluita tuottava Tietotemput Oy ja paikkatiedon hyödyntämiseen erikoistunut Gispo Oy. Hankinnan aikataulu oli seuraava: 

  • 7.1.2019 aloitus 

  • 15.3.2019 osallistujatiimien valinta 

  • 27.3.2019 1. yhteiskehityspäivä 

  • 16.4.2019 2. yhteiskehityspäivä 

  • 13.5.2019 lopulliset tarjoukset 

  • 20.5.2019 lopullisten kumppanien valinta 

  • V – VIII sovelluksen ja rajapintaratkaisun kehitystyö 

  • VIII – XII testaus ja pilotointi, tiedotus 

  • I – V/2020 hankintapäätös 

Innovaatiokumppanuus: kehitysvaihe 

Kehitysvaiheessa Metsähallitus laati valittujen innovaatiokumppaneiden kanssa suunnitelman, joka sisälsi kehitysvaiheiden operatiiviset toimet sekä viestintäsuunnitelman. Palvelukanavan toteutus on kaksiosainen. Ensimmäisessä osassa kehitetään Metsähallituksen ja retkeilyasiakkaiden välistä viestintä- ja tiedonjakokanavaa yhdessä Tietotemput Oy:n kanssa ja toisessa osassa toteutetaan Metsähallituksen avoimen paikkatiedon rajapintapalvelujen tekninen toteutusalusta Gispo Oy:n kanssa. 

Kehitysvaihe alkoi syyskuussa 2019 ja päättyy joulukuussa 2019. Laaditun suunnitelman etenemistä seurataan vähintään kerran viikossa ja kehitysvaiheella on kaksi ohjausryhmää: Retkikompassin ohjausryhmä (Tietotemput Oy + Metsähallitus) ja Metsähallituksen oman projektihallinnan mukainen ohjausryhmä.  

Viestintäsuunnitelman kerrotaan olleen kehitysvaiheessa erittäin tärkeä dokumentti. Kehitettävä palvelu on tarkoitettu ensisijaisesti asiakkaille, joten kehitysvaiheeseen on hankittu myös muita yhteistyökumppaneita: Suomen Partiolaiset ry., Suomen Latu ry. ja retkinikkari.fi / Joppe Ranta (retkeilytoimittaja). Yhteistyökumppaneiden verkoston avulla hankitaan pilottikäyttäjiä sekä varmistetaan edellä mainittujen järjestöjen tiedonsaanti kehitettävästä palvelusta. 

Kehitysvaiheen kerrotaan olevan aikataulussa ja yhteistyön palveluntuottajan Tietotemput Oy:n kanssa toimivan kiitettävästi.  

Innovaatiokumppanuus: toimitusvaihe 

Vuoden 2019 lopussa oli meneillään palvelun kokeilujakso, joten varsinainen toimitusvaihe ei ole vielä esimerkin julkaisuhetkellä alkanut. Retkikompassia pilotoidaan Evon ja Ruunaan retkeilyalueilla ja käyttäjäkommentteja hyödynnetään alueiden kehittämisessä. Palautetta antamalla palvelunkäyttäjät pääsevät osallistumaan Retkikompassin ja retkeilyalueiden kehittämiseen. Innovaatiokumppanuuden toimitusvaihe toteutetaan kehitysvaiheen johtopäätösten kokoamisen jälkeen vuoden 2019 lopulla ja vuoden 2020 alussa. 

Mahdolliset haasteet 

Suurin yksittäinen haaste on saada hankittua kehitysvaiheeseen riittävän paljon pilottikäyttäjiä, jotta palautetta voidaan hyödyntää johtopäätöksien laatimista varten. Pilottikäyttäjiä hankitaan viestinnällisin ja verkostomaisin keinoin. Seuraava haaste on saada luotua palvelusta sellainen, että sille on aito tarve ja asiakkaat haluavat sitä käyttää. Hankkijan mukaan muita haasteita ei ole ilmaantunut. Resurssien hankinta Metsähallituksesta on toistaiseksi onnistunut ja tavoiteltu palvelu on pysynyt erittäin hyvin alkuperäisellä tasollaan ja muodossaan. Toimittajaan tai sopimusmenettelyyn liittyviä haasteita ei myöskään ole ilmaantunut.  

hyödyt-symboli

Hyödyt/ Tulokset /Vaikutukset 

Mitä saatiin/saavutettiin?   

Kehitysvaiheessa on saatu erinomainen pilottiversio tavoitellusta palvelusta. Tärkeä välitavoite on siis saavutettu, mutta lopullista palvelua ei ole vielä hankittu. 

Päästiinkö tavoitteisiin?  

Hankinnan välitavoitteet ovat toteutuneet.  

Mitkä olivat hankinnan vaikutukset?  

Hankinnan vaikutuksia ei pystytä vielä arvioimaan, koska toimitusvaihe ei ole alkanut. Palvelun odotetaan vastaavan eniten sosiaalisiin näkökohtiin, avoimuuteen ja avoimen datan jakamiseen. Mikäli palvelusta syntyy käyttöön otettava palvelu, sosiaalisuus, avoimuus ja myös matkailuun liittyvät mahdollisuudet paranevat huomattavasti nykytasosta. 

Miten asiaa on seurattu hankintasopimuksen aikana? 

Kehitysvaiheessa seuranta on viikkokohtaista. 

hankkijan kommentti -symboli

Hankkijan kommentti (Opittua) 

Organisaatio on oppinut huomattavasti innovaatiokumppanuudesta hankintamenettelynä, sekä sen soveltuvuudesta ja myös mahdollisesta sopimattomuudesta hankintoihin. Prosessin aikana on käyty keskustelua laajasti useiden yritysten kanssa, joten markkinoista on saatu kattava kuva. Samaan ei varmaankaan olisi päästy perinteisin menetelmin. Menetelmä sopii erinomaisesti uuden luomiseen, jos on löydetty oikeat kumppanit. Aivan oleellisen tärkeää on joustavuus kehitysvaiheessa, koska ei ole jouduttu etukäteen mahdollisesti vajailla tiedoilla tai riittämättömällä ammattitaidolla päättämään palvelun lopullista sisältöä ja toiminnallisuutta.  

Innovatiivinen hankintamenettely oli tässä tapauksessa juuri oikea valinta, vaikka samalla onkin opeteltu itse menetelmää. Näinkin haastavan palvelun luominen jo pilottivaiheeseen nykyisellä aikataululla on jo itsessään loistava näyttö menetelmän soveltuvuudesta. 

Keinot kiertoon 

Parhaimmillaan innovaatiokumppanuus voi olla erittäin nopeasti, helposti ja joustavasti kehittävä tapa tehdä asioita. Katso metsähallituksen neuvot innovaatiokumppanuuden toteuttamiseen tästä.

Lisätietoja

Marku Tuure: tuure.marku@metsa.fi  

tags