Elintarvikkeiden tukkutoimituksen hankinta - Case Vantaan kaupunki

TAUSTATIEDOT

Hankkija 
Vantaan kaupunki, Vantaan Tilapalvelut Vantti Oy 

Hankinnan kohde  
Teollisten elintarvikkeiden ja tuoretuotteiden, pakastekalan sekä nonfood-tuotteiden tukkutoimituksen hankinta 

Hankinnan arvo 
~ 16 000 000 €

Hankinnan tavoite
Kilpailuttaessa elintarvikkeiden tukkutoimitusta haluttiin hankinnan vastuullisuutta parantaa  ensisijaisesti ympäristö- ja ilmastovastuun osalta.

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat  
Valmistelussa oli mukana Vantaan kaupungin hankintakeskuksen hankinta-asiantuntija, Vantin edustaja sekä Motivan, Helsingin ja Espoon edustajista koostunut työryhmä.

Hankintamenettely 
Avoin menettely

HANKINTAPROSESSI

Hankinnan taustaa
Ilmastokriisin motivoimina elintarvikealan vastuullisuuskysymyksissä kehitytään nopeasti, kun niin kuntalaiset kuin poliittiset päättäjätkin ovat vastuullisuuden suhteen aiempaa vaativampia. Vastuullisuuskriteereiden lisääminen hankintoihin on siis luonnollinen ja tärkeä askel.  

Vantaa haluaa toimia vastuullisesti ja edellyttää vastuullista toimintatapaa myös kumppaneiltaan. Tämä näkyy kaupungin resurssiviisauden tiekartassa, jonka yhtenä tavoitteena on kestävä ruokatuotantoketju. 

Hankinnan valmistelu ja markkinavuoropuhelu  
Hankinnan onnistumiseksi tehtiin valtavasti kartoitusta: yhteistyössä Helsingin, Espoon ja Motivan kanssa kartoitettiin sopivia vastuullisuuskriteereitä, joita Vantaan osalta muokattiin ja kehitettiin edelleen valtuustokauden tavoitteiden mukaan. Tämän jälkeen markkinavuoropuhelussa kysyttiin lähes 30 yritykseltä näkemyksiä, joista esiin nousi keskeisiä vastuullisuusteemoja. Lisäksi osaa yrityksistä haastateltiin vielä erikseen. Tämän pohjalta lähdettiin rakentamaan tarjouspyynnön vastuullisuusosuutta. Pakastekalatoimitukseen tehtiin vielä erikseen kaupungin oma Code of Conduct, jolla tarkoitetaan kaupungin vähimmäisvaatimuksia pakastekalojen hankintaketjun ihmis- ja työelämäoikeuksille valtiosopimuksen mukaisesti. Sen ehdoista keskusteltiin paljon yritysten kanssa. 

Hankinnan kohteen vaatimukset ja vertailuperusteet 
Yleensä tarjouspyyntöä tehdessä vastuullisuuskriteerit on lueteltu sellaisinaan vähimmäisvaatimuksina. Tällä kertaa tehtiin joidenkin asioiden kohdalla toisin: kriteereitä kohdistettiin laajasti myös sopimuskauden aikaiseen vastuullisuuden kehittämiseen. 

Sopimusehdot 
Toimittajan tulee sitoutua kehittämään toimintaansa sopimuskauden aikana, esimerkiksi vähentämään hävikin määrää sovitusti, pienentämään hiilidioksidipäästöjä ja siirtymään sertifioituun soijaan. 

Lisäksi mukaan valittiin myös laatuun ja terveellisyyteen liittyviä kriteerejä, joista monet olivat tuote- ja tuoteryhmäkohtaisia.  

Hyödyt / Tulokset / Vaikutukset 
Hyvin toteutetun valmisteluvaiheen avulla saatiin arvokasta tietoa tarjouspyynnön laatimista ja kriteerien asettamista varten.  Taustaselvityksissä (sähköinen kysely ja markkinavuoropuhelut) selvisi, että vastuullisuusvaatimuksia voidaan asettaa tarjouspyynnön kriteereiksi koskemaan sekä tarjottavia tuotteita että valitun yrityksen toimintaa. Näin ollen julkisten elintarvikehankintojen avulla voidaan edistää vastuullisuutta hyvinkin monella eri tavalla ja tasolla. Valmistelun aikana myös lisättiin ymmärrystä hankintaprosessin eri vaiheiden vaikutusmahdollisuuksien hyödyntämisestä markkinavuoropuhelusta aina sopimusvaiheeseen saakka. Vaikutusmahdollisuuksia ei nähdä enää pelkästään kilpailutusvaiheessa ja hankintakriteereissä ns. nykyhetkessä vaan pohditaan myös sopimuskauden aikaisia kehitystoimia. 

Lähtötilanteena oli, että edellisessä kyseisen kokonaisuuden hankinnassa erityisten vastuullisuusarvojen mukaisesti kilpailutettujen tuotteiden määrä tarjouspyynnössä oli n. 3 %, tätä määrää saatiin lisättyä siten, että se nousi 13 %:in. Tässä on vielä huomioitava, että edelliseen hankintaan verrattuna tuotteita lisättiin todella paljon.

Mahdolliset jatkotoimenpiteet   
Sopimuksen vuosiseurannassa olevia seikkoja arvioidaan ensimmäisen kerran ensi keväänä.

Hankkijan kommentti (Opittua) 
Alusta saakka oli selvää, että oli olennaista panostaa hankinnan valmisteluvaiheen toimenpiteisiin ja kerätä laajaa informaatiota erilaisista mahdollisuuksista hankinnan vaatimusten määrittämiseksi. Yrityksiltä saadun tiedon avulla tehtiin linjaukset siitä, kuinka hankintavaihe kannatti toteuttaa, että lopputuloksella saatiin lisättyä vastuullisuutta elintarvikehankinnoissa. Erityisen tärkeää markkinavuoropuheluiden onnistumisessa olivat huolelliset ennakkojärjestelyt, riittävän ajan varaaminen ja luottamuksellisen ilmapiirin luominen vuorovaikutustilanteissa.

Keinot kiertoon  

Elintarviketukkuhankinnan hyväksi havaittua käytäntöä käytettiin myös maito- ja maitotaloustuotteiden hankinnassa kesällä 2019. Tehdyn työn pohjalta vastuullisuuskriteereitä pystyttiin kehittämään entisestään ja maidon ja maitotaloustuotteiden osalta saatiin nostettua erityisten vastuullisuusarvojen mukaisesti kilpailutettujen tuotteiden määrä edellisen kilpailutuksen noin 3 %:sta jopa 72 %:in. 

Lisätietoja

Sini Pennanen, ict-hankintakonsultti, sini.pennanen@vantaa.fi