Energiatehokkaan kiinteistöpalvelun hankinta - Case Helsingin ja Turun kaupunki

Kerrostalo

TAUSTATIEDOT  

Hankkija 

6Aika Energiaviisaat kaupungit -hanke/Helsingin kaupunki ja Turun kaupunki 

Hankinnan kohde

Kiinteistöpalvelut / Energiatehokkuuskumppanuus 

Hankinnan arvo  

Helsingissä 2,5 M€, Turussa 2 M€ ~ euroina ja pyöristettynä  

Hankinnan tavoite

  • Kaupunkien palvelurakennuskannan pienempi energiankulutus ja tämän seurauksena suorat päästövähennykset.  
  • Korjausvelan välillinen pienentäminen.
  • Yrityskumppani, joka suorittaa kokonaisvaltaista tarkastelua kohteista, ja jonka vastuulla on palvelurakennuskokonaisuuden energiatehokkuus.

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat   

Kaupunkien tilapalvelut ja hallinto, hankintapalvelut, energia-asiantuntijat, kiinteistöjen isännöitsijät, lakimiehet, ulkopuolinen hankintakonsultti ja kehittämiskonsultti, alan yritykset.

HANKINTAPROSESSI

Hankinnan taustaa  

taustaa

Helsingin ja Turun kaupungeilla on omien rakennustensa energiatehokkuuteen hyvin tiukat ja sitovat tavoitteet. Olemassa olevien rakennusten energiankulutuksen pienentäminen on välttämätöntä, jotta kaupunkien hiilineutraaliustavoitteisiin päästään.  

Perinteisesti yritysten ja kaupunkien välistä energiansäästöyhteistyötä on tehty ns. ESCO-mallin pohjalta. Näissä malleissa yritykset tekevät energiansäästötoimenpiteitä (esim. IV-koneiden uusintaa, käyntiaikojen säätöjä, optimointia) kiinteistöissä ja kaupunki maksaa yrityksille energiansäästöstä sopimuksen mukaan, yritys takaa säästöt. ESCO-malleja on kokeiltu esimerkiksi Turussa, Oulussa ja Jyväskylässä, mutta niihin on liittynyt useita haasteita sekä kaupunkien että yritysten näkökulmasta. Energiaviisaat kaupungit -hankkeessa Turun ja Helsingin kaupunkien tavoitteena oli kehittää, uudistaa ja kokeilla yhdessä yritystoimijoiden kanssa uusia ESCO-palveluiden ja energiatehokkuuspalveluiden hankinnan malleja. 

Hankinnan valmistelu ja markkinavuoropuhelu   

Helsingin ja Turun kaupungit kehittivät hankkeen aikana konsulttien avustuksella neljä erilaista päivitettyä energiatehokkuuskumppanuusmallia yhteistyössä hankkeen muiden kaupunkien kanssa. Keväällä 2019 järjestettiin markkinakartoitustilaisuus, jossa saatiin arvokasta tietoa siitä, miten perinteistä ESCO-mallia voitaisiin kehittää yhdessä yritysten kanssa kumppanuuspohjalta. Malleja uudistettiin tämän yritysten ja kaupunkien välisen vuoropuhelun pohjalta, jossa tunnistettiin kehittämistarpeita ja perinteistä ESCO-mallia koskevia haasteita. Malleja uudistettiin niin, että ne vastaavat paremmin sekä yritysten että kaupunkien tavoitteisiin. Tarjouspyyntöasiakirjoja valmisteltiin yhteistyössä hankintakonsulttien ja kaupunkien hankinta-asiantuntijoiden kanssa kevään ja kesän 2020 aikana. Hankinnat toteutettiin erillisinä neuvottelumuotoisina hankintoina syksyn 2020 aikana.

Hankintamenettelynä käytettiin neuvottelumenettelyä, jossa ensin osallistumispyynnöllä haettiin osallistujia ja osallistumisvaiheesta valittiin ennalta määritetty määrä tarjoajia saamaan alustavan tarjouspyynnön. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että lopulliseen tarjousvaiheeseen valitaan kaikki hyväksytysti alustavan tarjouksensa jättäneet tarjoajat, joille lähetettiin sopimusneuvotteluiden jälkeen lopullinen tarjouspyyntö. 

Hankinnan kohteen vaatimukset ja vertailuperusteet  

vaatimukset-symboli

Tarvittavia tietoja olivat kohteen perustiedot, esimerkiksi energiankulutus, kohteen käyttötiedot, henkilömäärät ja käyttötarkoitus ja mahdolliset rajoitteet esimerkiksi suojeltu rakennus tai aiemmin havaitut sisäilmaongelmat. Kiinteistöjen lähtötietojen keräämisessä hyödynnettiin tilaajan kiinteistönhallinnan tietojärjestelmiä, kaupunkien tilapalveluiden ja isännöitsijöiden kohdetuntemusta. Aiemmin teetetyt energiakatselmukset ja muut selvitykset toivat arvokasta tietoa kohteiden taloteknisten järjestelmien kunnosta ja energiansäästömahdollisuuksista.

Lisäksi kohteen valintaan vaikutti mahdollisista lisäselvityksistä saatava tieto, esim: 

  • Kuntoarviot tai -tarkastus 
  • Asbestikartoitukset 
  • Sisäilmaselvitykset 
  • Kattojen kantavuudet (kuntoselvitykset) 
  • Maalämpöselvitykset 
  • Energiakatselmukset tai -selvitykset 
  • Muut mahdolliset selvitykset tai tutkimukset joita tilaaja/kunta edellyttää
  1. Ensin päätettiin soveltuvuusvaatimukset. Mikäli yritys ei täyttänyt tilaajan asettamia vähimmäisvaatimuksia, se suljettiin pois tarjouskilpailusta. Hankinnassa käytettiin liikevaihtoa yhtenä soveltuvuusvaatimuksena. Turun kaupungin hankinnassa alhaisemmat liikevaihtovaatimukset paransivat pienempien yritysten mahdollisuutta osallistua.
  2. Osallistumishakemusten jälkeen oli mahdollisuus karsia mukana olevien ehdokkaiden määrää ilmoitettujen valintaperusteiden mukaisesti. Ne olivat yritysreferenssejä koskevia pisteytettäviä perusteita, joiden avulla ehdokkaat asetettiin paremmuusjärjestykseen.
  3. Tarjousten vertailuperusteet lukittiin jo hankinnan valmistelun aikana, ja näiden kautta tilaaja arvioi ja vertaili varsinaiset tarjoukset. Vertailuperusteiksi valittiin projektisuunnitelmassa ehdotetut toimenpiteet, säästötakuun suuruus sekä hinta. Näiden painoarvot olivat sekä Turun että Helsingin kilpailutuksissa melko samansuuruisia keskenään.  

Sopimusehdot

Hankintoihin sovellettiin yleisiä sopimusehtoja. Uutena ehtona on säästötakuu, joka on palveluntuottajan antama sitova lupaus sopimusaikana saavutettavasta energiansäästöstä.  Säästötakuu jatkuu koko sopimuskauden ajan. Toteutuneen säästön ja säästötakuun vertailu suoritetaan vuosittain mahdollisimman pian kalenterivuoden päättymisen jälkeen. Toteutunut säästö ja säästötakuu lasketaan suhteessa perustasoon korjaamalla tuloksia tarvittaessa vertailun aikajakson toteutuneella lämmitystarveluvulla ja käytössä tapahtuneille muutoksilla. Mahdolliset käytössä tapahtuvat muutokset ja niiden vaikutukset huomioidaan osapuolten kesken vuosittain tapahtuvassa vertailussa.  

Mikäli säästötakuu alitetaan, tilaaja vähentää palveluntuottajalle suoritettavista maksuista toteutuneen säästön ja säästötakuun välisen erotuksen suuruisen määrän euroiksi muutettuna (MWh x €/MWh).  Mikäli säästötakuu ylitetään, tilaaja suorittaa palveluntuottajalle sovitun prosenttimäärän säästötakuun ylittävästä toteutuneen säästön määrästä euroiksi muutettuna (MWh x €/MWh).

Tarkemmat sopimusehdot löytyvät Energiaviisaat kaupungit -hankkeen www-sivuilta:  Energiatehokkuuskumppanuuden hankintamateriaalit kaupungeista kootusti | Energiaviisaat kaupungit 

Mahdolliset haasteet  

Hankinnan valmistelussa havaittiin seuraavia haasteita:  

  • Sopivien kohteiden löytäminen 
  • Resurssit (henkilöresurssit ja rahoitus) 
  • Sopimusehtojen muokkaaminen ja sallittavien toimenpiteiden määrittely 
  • Mahdolliset eriäväisyydet tarpeissa ja näkemyksissä kaupungin sekä tarjoajien kesken 
  • Kaupungin sisäinen osaaminen 

Lisäksi havaittiin, että rakennusten kokonaisvaltainen tarkastelu energianäkökulmasta, niin että ei tehdä osaoptimointeja, on haastavaa.  

Hyödyt/ Tulokset /Vaikutukset  

hyödyt

I. Mitä saatiin/saavutettiin?    

  • Uudistettu sopimusmalli 
  • Parempi hankintaosaaminen 
  • Energiansäästölle takuu kymmeneen palvelurakennuskohteeseen Helsingissä ja Turussa 
  • Pilotit, joiden pohjalta voidaan laajentaa energiatehokkuuskumppanuutta kattamaan laajempaa osaa palvelurakennuskannasta kaupungeissa.

II. Päästiinkö tavoitteisiin?   

Kyllä.

III. Mitkä olivat hankinnan vaikutukset (ympäristö, aluetaloudellinen jne)?   

Helsingissä ja Turussa energiansäästötavoite on noin 2200/MWh/v/kaupunki, joka vastaa noin 110 omakotitalon vuosikulutusta. Tämä tarkoittaa noin 330 tonnin vuotuista hiilidioksidipäästövähennystä. Lähtötasosta laskettuna se merkitsee lähes 30 prosentin kokonaissäästöä.

IV. Miten asiaa on seurattu hankintasopimuksen aikana?   

Toteutuneen säästön ja säästötakuun vertailu suoritetaan vuosittain mahdollisimman pian kalenterivuoden päättymisen jälkeen. Mahdolliset käytössä tapahtuvat muutokset ja niiden vaikutukset huomioidaan osapuolten kesken vuosittain tapahtuvassa vertailussa.  Toteutunutta säästöä ja säästötakuuta vertaillaan erikseen sähköenergian ja lämpöenergian osalta. Energiankulutus todennetaan energiatoimittajan järjestelmistä. Toteutunutta säästöä ja säästötakuuta verrataan toisiinsa, ja mahdollinen alitus tai ylitys käsitellään sopimusehdoissa kuvatulla tavalla. 

Seurantaa jatketaan sopimuskauden ajan, joka on Helsingissä kahdeksan ja Turussa vähintään viisi vuotta. 

Mahdolliset jatkotoimenpiteet

Energiatehokkuusinvestoinnit toteutetaan pääosin vuoden 2021 aikana.

Pilottihankkeen kokemusten perusteella kumppanuusmalli voidaan skaalata tulevina vuosina laajemmin palvelurakennuskantaan. Molemmissa kaupungeissa on useita kohteita, joissa peruskorjausta ei ole hetkeen tulossa. Niissä olisi kuitenkin tarpeen tehdä nopeita energiatehokkuuden parannuksia.

Pilottihankkeiden tavoitteena oli kehittää laajemminkin kumppanuusmalleja, jotta kaupungit ja yritykset voivat parantaa yhteistyötä energiatehokkuuden parantamiseen ja päästöjen vähentämiseen liittyvissä hankkeissa. Helsinki ja Turku jatkavat yhteistyötä muiden isojen kaupunkien kanssa, yhdessä käydään keskusteluja, miten esimerkiksi tarjouskilpailuihin ja sopimusmenettelyihin saataisiin yhteneväisiä käytäntöjä. Uuden kehityshankkeen valmistelu on suunnitteilla.  

Hankkijan kommentti (Opittua)  

puhekuplasymboli

Energiaviisaat kaupungit -hankkeen piloteista on kerätty seuraavia oppeja ja huomioita tarjouskilpailujen toteutuksesta: 

  • Varaa riittävästi aikaa 
  • Valitse kohteet, joiden käyttöön ei tule muutoksia tulevina vuosina, mutta varaudu hankinnassa siihen, että muutoksia voi kuitenkin tulla 
  • Sitouta asiantuntijat mukaan prosessin joka vaiheeseen: vastuunotto hankkeesta ei voi olla yksin hankintayksikön tehtävä, vaan se vaatii mukaan myös substanssiasiantuntijat 
  • Viesti tarjouskilpailusta riittävän laajasti, että saat tarjouksia 
  • Innosta tarjoajia mukaan neuvotteluihin  
  • Maksa palkkio energiaselvityksistä – se motivoi yrityksiä tarjoamaan 
  • Hyödynnä tarjoajien asiantuntijuutta neuvottelumenettelyssä 
  • Päätöksenteko tulee integroida hankintaan, ja huomioida hankinnan suunnittelussa 
  • Muista hakea energiatuki ennen sopimusten allekirjoittamista! 
  • Kiinnitä erityistä huomiota tiedon- ja vastuiden siirtoon hankinta- ja toteutusvaiheen välillä 
  • Vuorovaikutus osapuolten välillä on ehdottoman tärkeää: Tilaaja, palveluntuottaja, kiinteistön käyttäjät ja ylläpito

Hankinnan valmisteluun liittyy monenlaisia vaatimuksia ja perusteita, jotka on lukittava ennen hankinnan käynnistämistä ja joihin ei ole mahdollista enää tehdä muutoksia hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen. Näiden valmistelussa on hyvä käyttää apuna hankinta- asiantuntijoita ja -juristeja, jotta kaikki tulee asetettua hankintalain mukaisesti. 

Keinot kiertoon  

Helsingissä ja Turussa käytettiin kilpailutuksissa hyvin samoja vertailuperusteita pohjana, joihin tehtiin pieniä kaupunkikohtaisia muutoksia. Tämän kokemuksen perusteella näitä voitaisiin hyödyntää myös muissa kaupungeissa. Materiaalit ovat vapaasti haettavissa energiaviisaat.fi -sivuilta.

Etuina samantyyppisten energiatehokkuuskumppanuuskilpailutusten toteuttamisessa useassa kaupungissa on, että tarjoajilla on helpompaa osallistua tutun muotoiseen kilpailutusprosessiin. Myös tuloksia on helppo vertailla keskenään.

Jokaisen energiatehokkuuskumppanuutta harkitsevan kunnan ja kaupungin tulee kuitenkin ennen kilpailutusta käydä yllä kuvatuista hankinnoista mahdollinen hyödynnettävä materiaali kriittisesti läpi, ja muokata sitä omiin tarpeisiin ja kunnan linjoihin sopivaksi.

Energiaviisaat kaupungit –hankkeen kaupungit eivät vastaa mahdollisista virheistä hankintamateriaalissa tai virhetulkinnoista.  

Lisätietoja ja lähteet 

https://energiaviisaat.fi/wp-content/uploads/2020/12/Energiatehokkuusku… 

https://energiaviisaat.fi/uusien-energiatehokkuuskumppanuusmallien-kehi… 

https://energiaviisaat.fi/esco-tarjoaja-hki/ 

https://energiaviisaat.fi/esco-tilaaja-hki/ 

https://energiaviisaat.fi/energiatehokkuuskumppanuusmallit-turussa/ 

Yhteyshenkilö 

Jukka Huikari, puh 040-5065196, jukka.huikari(at)hel.fi 

Kalervo Tuomi, puh 044-9072467, kalervo.tuomi(at)turku.fi 

tags