Vähähiilisten hankintojen akatemia tuli päätökseen - muutos syntyy yhteistyöstä

Vähähiilisten hankintojen johtamisen akatemia saatiin päätökseen helmikuun puolivälissä. Helsingissä 14.2. pidetyssä päätöstilaisuudessa kuultiin osallistuneiden organisaatioiden kehityspyrähdyksen tuloksista.

Viiden kuukauden aikana akatemiassa hyödynnettiin hankintojen johtamisen työkaluja nykytilan ymmärtämiseksi, tunnistettiin vähähiilisyyspotentiaalin näkökulmasta keskeisiä hankintakategorioita ja vaihdettiin kokemuksia vähähiilisten hankintojen kehittämisestä. Organisaatiot arvioivat suurimpia vaikuttamisen paikkoja ja asettivat konkreettisia tavoitteita hankinnoilleen. 

Kahdeksan organisaatiota valittiin mukaan akatemiaan viime vuoden lokakuussa:

• Espoon kaupunki
• Helsingin seurakuntayhtymä
• Joensuun kaupunki
• Ruokavirasto
• Suomen ympäristökeskus
• Tampereen kaupunki
• Turun ammattikorkeakoulu
• Väylävirasto

Akatemiassa organisaatiot saivat vahvistusta ja tukea omien strategisten tavoitteiden toteuttamiseen vähähiilisyyden edistämiseksi. Ohjelma mahdollisti erityisesti vertaistuen ja sparrausavun, sillä muut osallistuvat organisaatiot ja asiantuntijakummit auttoivat haasteiden taklaamisessa ja parempien käytäntöjen kehittämisessä.

"Akatemia antoi uusia ajatuksia ja vauhditti vähähiilisyysteeman eteenpäin viemistä hankinnoissa. Vertaisoppiminen ja ajatustenvaihto muiden organisaatioiden kanssa oli akatemian parasta antia. Myös erilaiset työkalut antoivat hyvää tietoa kaupungin tilanteesta ja kehittämistarpeista. Työ jatkuu heti keväällä kategoriasuunnitelmien tavoitteiden priorisoinnin ja määrittelyn parissa, minkä jälkeen lähdemme edistämään muita akatemian aikana tunnistettuja kehittämistoimenpiteitä – askel kerrallaan", kertovat akatemiaan osallistuneet Enni Leppälä ja Marika Pakkanen Tampereen kaupungilta.

Vähähiilisyys akatemiaan osallistuneita ryhmäkuvassa helmikuussa 2024.
 

Osallistuneiden organisaatioiden keskeisiä oppeja akatemiamatkalta

Yhteistyö ja poikkiorganisatorinen toiminta: Poikkihallinnollinen yhteistyö, roolien kirkastaminen ja sisäinen koordinointi ovat avainasemassa kestävien hankintojen toteutuksessa. Yhteistyö organisaation eri osastojen välillä sekä ulkopuolisten tahojen kanssa auttaa selkeyttämään hankinnan tavoitteita ja varmistamaan niiden toteutumisen. Erityisesti Espoon kaupunki, Helsingin seurakuntayhtymä ja Väylävirasto nostivat esiin poikkihallinnollisen yhteistyön tärkeyden, sekä sisäisesti että ulkopuolisten tahojen kanssa.

Johdon tuki ja resurssit: Johto on avainasemassa vähähiilisten hankintojen toteutuksessa. Tavoitteiden asettaminen ja resurssien varmistaminen vaativat johdon sitoutumista ja käytännön toimenpiteitä.  Erityisesti Joensuun kaupunki ja Suomen ympäristökeskus painottivat johdon tuen ja riittävien resurssien kohdentamista hankintojen valmisteluun ja toteutukseen.

Hankintojen suunnittelu ja kategoriakohtaisuus: Huolellinen suunnittelu auttaa keskittymään merkittävimpiin vähähiilisyyden näkökulmiin. Kategoriakohtainen tarkastelu on tärkeä keino edistää kestävyyden tavoitteita ja vaikuttavuutta yksittäisten hankintojen kautta. Se auttaa priorisoimaan hankintoja ja keskittymään niihin kohteisiin, joilla on suurin vaikutus hiilijalanjäljen pienentämiseen. Erityisesti Tampereen kaupunki ja Ruokavirasto painottivat suunnittelun merkitystä ja kategorioiden läpikäynnin tärkeyttä.

Tiedonhallinta ja hankintojen johtamisen työkalut: Useat organisaatiot korostivat erilaisten hankintojen johtamisen työkalujen hyödyntämistä kestävien hankintojen edistämisessä. Näiden työkalujen avulla voidaan arvioida ja vertailla erilaisia vaihtoehtoja sekä tunnistaa vähähiilisiä ratkaisuja. Turun ammattikorkeakoulu ja Väylävirasto nostivat esiin tiedon luotettavuuden ja hyödyntämisen tärkeyden.

Seuranta ja mittarit: On tärkeää seurata ja mitata vähähiilisten hankintojen vaikutuksia ja edistymistä kohti asetettuja tavoitteita. Tämä auttaa organisaatioita arvioimaan hankintojen onnistumista ja tunnistamaan mahdolliset kehityskohteet. Edistymisen seurannan tärkeyden toivat esityksessään esiin Tampereen kaupunki ja Turun ammattikorkeakoulu.

Koulutus ja tiedonjakaminen: Panostus henkilöstön koulutukseen ja tietoisuuden lisäämiseen vähähiilisistä hankinnoista sekä kestävän kehityksen periaatteista on tärkeää. Tämä auttaa varmistamaan, että kaikki hankintaan osallistuvat tahot ymmärtävät vähähiilisten vaihtoehtojen merkityksen ja osaavat integroida ne osaksi hankintaprosesseja. Koulutusta ja viestintää korosti erityisesti Turun ammattikorkeakoulu.

Aika ja tuki muutokselle: Vähähiilisten hankintojen johtaminen edellyttää organisaation kulttuurin muutosta ja uusien toimintatapojen omaksumista. Tämä prosessi vaatii aikaa ja sitoutumista kaikilta organisaation tasoilta. Organisaatioiden roolien kirkastaminen ja vastuullisuusosaamisen tuominen hankintoihin ovat avainasemassa. Espoon kaupunki, Suomen ympäristökeskus ja Väylävirasto toivat esiin tarpeen sitoutumiselle ja jatkuvuudelle muutoksessa.

Toimittajayhteistyö ja markkinoiden tuntemus: Hyvä suhde toimittajiin ja yhteistyö ulkopuolisten tahojen kanssa ovat avainasemassa kestävien hankintojen mahdollistamisessa. Toimittajayhteistyö auttaa selkeyttämään hankintakriteereitä ja löytämään innovatiivisia ratkaisuja. Espoon kaupunki ja Ruokavirasto korostivat toimittajamarkkinoiden ymmärryksen ja markkinatuntemuksen tärkeyttä hankintojen onnistumisessa.

Yhteistyö ja verkostot: Yhteistyö muiden organisaatioiden ja sidosryhmien kanssa sekä verkostojen hyödyntäminen tarjoavat mahdollisuuksia oppia parhaista käytännöistä, jakaa kokemuksia sekä edistää vähähiilisten hankintojen kehittämistä laajemmin. Erityisesti samalla alalla toimivien kesken toivotaan yhteistyötä, esim. infra-alalla.

Yhteenvetona, vähähiilisten hankintojen johtaminen edellyttää laajaa yhteistyötä eri sidosryhmien sekä eri organisaation roolien välillä, johdon vahvaa tukea ja resursseja, tehokasta tiedonhallintaa ja työkaluja, suunnittelun ja priorisoinnin taitoa sekä pitkäjänteistä sitoutumista muutokseen. Lisäksi menestyksekkäät hankinnat edellyttävät hyvää toimittajayhteistyötä ja syvällistä markkinoiden tuntemusta. Pienin askelin ja systemaattisella lähestymistavalla voidaan saavuttaa merkittäviä edistysaskeleita kohti kestävämpää tulevaisuutta. Vaikka akatemiassa keskityttiin edistämään vähähiilisyyttä hankinnoilla, on jatkossa luontevaa tarkastella vastaavasti muitakin kestävyyden näkökulmia.

Lisätietoa:
Johda vähähiilisiä hankintoja suunnitelmallisesti -webinaari
Vähähiilisten hankintojen pelikirja
Julkisten hankintojen hiilijalanjälki ja vähähiilisyyspotentiaali
Uutinen vähähiilisen akatemian käynnistymisestä