Puhdistuspalvelujen ja -ohjauksen hankinta - Case Hengitysliitto

Ihminen siivoaa rätillä kumihanskat kädessä

TAUSTATIEDOT 

Hankkija 

Hengitysliitto ry 
 
Hankinnan kohde 

Puhdistuspalvelut ja erityisopiskelijoiden ohjaus puhdistustoiminnassa Oulun seudulle 
 
Hankinnan arvo  

600 000 euroa 
 
Hankinnan tavoite 

osallistujat -symboli

Hankinnalla tavoiteltiin toimivaa puhdistuspalvelua Hengitysliiton kiinteistöihin Oulun seudulle. Samalla tavoiteltiin kilpailuttamisen kautta vaativan erityisen tuen opiskelijoille työelämän mukaisia oppimisympäristöjä puhdistuspalvelujen koulutukseen.  
 
Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat   

Hankintaan osallistui hankintapäällikkö (prosessin haltija), koulutuspäälliköitä (koulutuksen tavoitteet), palveluesimies (puhtausalan vaatimukset) ja kiinteistöpäällikkö (puhtauspalvelujen budjettivastuu). Hankintapäällikön ja koulutustoimen yhteistyö hankinnassa tässä muodossa oli uutta, sillä koko konsernin kattava hankintatoimi on vastikään aloittanut toimintansa Hengitysliitossa.

HANKINTAPROSESSI 

Hankinnan taustaa

taustaa

Ammatillinen erityisopetus edustaa noin 85 %:ia Hengitysliiton toiminnasta. Tästä johtuen puhtauspalveluhankintaa suunniteltaessa haluttiin lähteä kilpailuttamaan toimittajaa, joka puhdistuspalvelun lisäksi voisi tarjota koulutusratkaisuja liiton erityistä tukea vaativille opiskelijoille. 

Hankinnan valmistelu ja markkinavuoropuhelu   

Hankintaa valmisteltiin järjestämällä markkinakartoitus. Hengitysliitto kutsui neljä Oulun seudulla toimivaa merkittävää puhtauspalvelualan toimijaa markkinavuoropuheluun. Markkinavuoropuhelussa käytiin jokaisen toimijan kanssa erikseen keskustelu, jossa etsittiin vastauksia seuraaviin kysymyksiin: 

  • Minkälainen kuva teillä on ammatillisesta erityisopetuksesta ja vaativan erityisen tuen opiskelijasta? 
  • Voisitteko ajatella joskus työllistävänne em. opiskelijan? 
  • Voiko tarjouspyynnössä olla mukana laatukriteerinä sitoutuminen vaativan erityisen tuen opiskelijan työpaikalla tapahtuvaan ohjaamiseen sopimuskohteessa? 
  • Kuinka pitkä aika edelliseen toimintaan vähimmäisvaatimuksena on sopiva? 
  • Onko odotettavissa, että edellinen vaatimus vaikuttaa palvelun hintaan? Jos vaikuttaa, niin mihin suuntaan? 

Kaikki toimijat suhtautuivat positiivisesti erityisopiskelijan ohjaukseen. Osa oli sitä mieltä, että opiskelijan ohjaus ei vaikuta palvelun hintaan ja osa ei osannut sanoa vaikuttaako vai ei. Luonnollisesti keskustelu rönsyili myös varsinaisen aiheen ulkopuolelle kattaen keskusteluja itse palvelusta ja tavoiteltavasta sopimuksesta. Markkinavuoropuhelu oli erittäin myönteinen kokemus ja siitä tulee olemaan varmasti jatkossakin hyötyä.

vaatimukset-symboli

Hankinnan kohteen vaatimukset ja vertailuperusteet  

Vähimmäisvaatimukset 
Hankinnan kohteelle asetettiin vähimmäisvaatimuksina puhdistuspalvelun laatuvaatimukset ja henkilöstön minimiosaaminen sekä osallistuminen kohteen esittelykierrokselle. Lisäksi vähimmäisvaatimuksina oli vähintään kaksi (2) referenssiä oppilaitoksen palvelukohteesta sekä kuvaus laadunvarmistusjärjestelmästä.  

Laatukriteerit 
Laatukriteereinä käytettiin henkilöstön pätevyyttä (työnjohto) sekä sitoutumista vaativan erityisen tuen ammatillisen opiskelijan työpaikalla tapahtuvaan ohjaukseen minimissään neljä (4) kuukautta kalenterivuodessa. Tarjouspyynnön liitteenä oli kuvaus vaativan erityisen tuen opiskelijaprofiileista ja koulutuksen ohjauksen roolista työpaikalla. Liitteenä oli myös sopimusluonnos, johon tarjoajat sitoutuivat tarjousta jättäessään. Sopimusluonnoksessa oli oma kohtansa opiskelijayhteistyölle. 
 
Sopimusehdot  

Sopimuksessa avattiin tarjouspyynnön sisältö soveltuvin osin. Sopimukseen sisällytettiin laatuvaatimukset, reklamaatio-ohjeet ja toiminta reklamaatiotilanteessa sekä laskutus ja toiminta opiskelijayhteistyössä.  

Mahdolliset haasteet  

Vaativan erityistuen opiskelijoiden ohjauksen arvioitiin kilpailutuksessa muodostuvan haasteeksi ja vaikuttavan tarjotun palvelun hintaan korottavasti, mutta näin ei kuitenkaan käynyt, vaan palvelun kustannus osoittautui markkinahintoja vastaavaksi.

Hyödyt/ Tulokset /Vaikutukset  

tulokset

I. Mitä saatiin/saavutettiin?    

Saavutettiin hyvä sopimus ja kumppani, jonka kanssa palvelun yhteydessä tuetaan vaativan erityisen tuen opiskelijan osaamisen hankkimista ja työelämäkokemusta. 
 
II. Päästiinkö tavoitteisiin?   

Tavoitteisiin päästiin hyvin.  
 
III. Mitkä olivat hankinnan vaikutukset (ympäristö, aluetaloudellinen jne)?     

Tämän hankinnan suurimmat vaikutukset ovat sosiaalisia. Tällä hankinnalla mahdollistetaan tulevaisuudessa vaikeammin työllistettävien työllistyminen entistä paremmin.   
 
IV. Miten asiaa on seurattu hankintasopimuksen aikana? 

puhekuplasymboli

Sopimusaikana on säännölliset palaverit, jossa tarkistetaan palvelun laatu ja opiskelijayhteistyön toteutuminen.  
 
Hankkijan kommentti (Opittua)  

Markkinavuoropuhelua kannattaa rohkeasti käyttää. Etukäteiskeskustelu helpottaa sekä tilaajaa että tarjoajia (myös niitä, jotka eivät olleet keskustelussa mukana).   
 
Keinot kiertoon  

Vastaavaa mallia voidaan käyttää hyvin monessa palveluhankinnassa. 
 
Lisätietoja 

Pertti Kuha, Hankintapäällikkö, 040 3193255, pertti.kuha@hengitysliitto.fi

tags