Hankintayksikkö, haluaisitko lainaksi digiosaajan?

Julkisen sektorin tulee olla ketterä uusien teknologioiden soveltaja. Vain siten palvelutasoa voidaan parantaa ilman, että kustannustaso karkaa.

Aika- ja paikkariippumattomien palveluiden tuotantoa voidaan kirittää esimerkiksi digitaalisten IoT-, alusta- ja rajapintaratkaisujen avulla. Uusiin teknologioihin perustuvien ratkaisujen hyödyntämistä hidastaa kuitenkin monesti teknologiaosaamisen puute. Haastavuutta lisää se, että yhden teknologian sijaan tulee hallita laajalti erilaisia digitaalisia ratkaisuja. Esimerkiksi vesilaitoksissa ajankohtainen siirtymä etäluettaviin vesimittareihin edellyttää toteuttajiltaan yhtä aikaa sekä digitalisaation kokonaiskuvan hallintaa että tulevaisuuden näkymien ennakointia. Vesilaitoksen koosta huolimatta kehittäjien tulisi tunnistaa muun muassa kasvavan mittausdatan hyödyntämisen ja rajapintaratkaisujen mahdollisuudet sekä tietokantaratkaisujen ja pilvipalveluiden erot. 

Julkinen sektori tarvitsee teknologiaosaamista myös silloin, kun ratkaisun toteuttajaksi haetaan markkinoilla toimivia yrityksiä. Hankintoja tehtäessä tarpeet ja tavoitteet tulee osata yksilöidä ja on päätettävä, millaisia kriteereitä toimittajille ja ratkaisuille asetetaan. Uuden ratkaisun ensihankkijan rooli onkin monesti julkistoimijalle ylivoimaisen työläs. On varmempaa ja turvallisempaa odottaa, että muut kehittävät ja testaavat ratkaisun. Toisinaan päädytään ostamaan massiivinen suljettu kokonaisratkaisu, jolloin myös vastuuta järjestelmän toimivuudesta voidaan ulkoistaa.

Julkistoimija voi kasvattaa osaamistaan rekrytoinneilla ja koulutuksilla, mutta näihin keinoihin on vain harvoin varaa tai aikaa. Hankintaprosessin aikana osaamista voidaan lisätä tietopyynnöillä ja markkinavuoropuheluilla, jotka antavat hankintayksikölle mahdollisuuden tutustua yritysten osaamiseen ja tarjontaan ennen varsinaisen hankintailmoituksen laatimista. Haasteeksi voi kuitenkin muodostua se, että valitettavasti monet, erityisesti pienet innovatiiviset kasvuyritykset, ovat haluttomia osallistumaan vuoropuheluihin. Huolenaiheena on niukkojen resurssien kuluttaminen hankintayksikön kouluttamiseen ja pelko siitä, etteivät keskustelut johda tilaukseen tai edes tarjouspyyntöön. 

Asiantuntijan avulla oikea suunta hankintaan

Osaamispulan pullonkaulaa ryhdyttiin avaamaan KEINO-verkoston alustat- ja APIt -teemaisissa hankintojen kehittäjäryhmissä.  Olimme tutustuneet useisiin julkisen sektorin alustaratkaisujen hankintasuunnitelmiin ja tiesimme, että monet hyötyisivät asiantuntijan näkemyksistä ennen hankintailmoituksen laatimista. Lisäksi oli selvää, että alustoja ja rajapintoja hyödyntäen julkisen sektorin palveluiden laatu ja kustannustehokkuus voivat kasvaa merkittävästi. Samoilla ratkaisuilla voitaisiin tukea myös innovaatioiden syntymisen kannalta tärkeää datan tuotantoa ja liikkuvuutta. 

Kilpailutimme* KEINOn käyttöön alusta- ja rajapintapintaratkaisujen osaajan, jolla tuli olla vankkaa kokemusta julkisista hankinnoista. Toimeksiantona oli sparrata kolmen eri sektorin hankintaa valmisteluvaiheessa. Kaikissa hankinnoissa tarvittiin alusta- ja rajapintanäkemystä. Halusimme, että sparraustyön pohjalta laaditut suositukset voidaan jakaa sekä KEINOn verkkosivuilla että esitellä kiinnostuneille webinaareissa. Tavoitteena oli vahvistaa ja tukea osaamista ja vertaisoppimisen kulttuuria hankintayksiköissä.

Sparrattaviksi hankinnoiksi valikoituivat Kymen vesilaitoksen tietojärjestelmähankinta, Salon kaupungin liikennepalvelualustan hankinta sekä opetusalan DigiOne -integraatioalusta. Sparraustyö toteutui tavoitteiden mukaisesti ja kaikki hankinnat ovat edenneet tai etenemässä kilpailutusvaiheeseen. 

Ulkopuolisen osaajan avulla pystyttiin tuomaan hankinnan valmisteluun uusia näkökulmia, määrittämään pidemmän aikavälin skenaarioita ja osoittamaan riskejä. Lisäksi hankintayksiköt saivat varmuutta hankintaan. API- ja alusta-sparrauksen tulokset kiinnostivat muita hankintayksiköitä. Webinaarien osallistujamäärät ja palaute yllättivät positiivisesti. 

Kokeilusta skaalaan?

Julkisen sektorin teknologiaosaamisen aiheuttamaa pullonkaulaa on avattava, jotta uutta luoviin hankintoihin löytyy rohkeutta. Kokeilumme perusteella ulkopuolisen asiantuntijan tuki hankinnan valmisteluvaiheessa oli kustannustehokas tapa kasvattaa teknologiaosaamista ja tuottaa suosituksia samojen haasteiden kanssa painiville. Lisäksi hankintayksiköt saivat rohkeutta hyödyntää uusien teknologioiden mahdollisuuksia hankinnoissaan. 

Tarvitaanko jatkossakin tuettua teknologiasparrausta? Kokeilun perusteella siitä olisi hyötyä, sillä useamman hankintayksikön tarpeisiin kilpailutettuna sparraajaksi voidaan saada kovatasoinen asiantuntija, ratkottavaksi voidaan nostaa useamman kuin yhden yksikön haasteita ja apua voidaan tarjota silloinkin, kun hankinnan suunta on vielä epävarma. Asiantuntija-apua tarjoamalla voidaan myös vauhdittaa kansallisesti tärkeiksi katsottujen avainteknologioiden haltuunottoa julkisella sektorilla. Myös kustannustehokkuus kasvaa, kun huolehditaan, että osaaminen ja opit jaetaan tehokkaasti.

Asiantuntijasparrauksen hakulomake on auki 28.8.2020 saakka

Hyvä palaute rohkaisi meitä keinolaisia jatkamaan digihankintojen asiantuntija-avun tarjoamista. Etsimme nyt sparrausta tarvitsevia hankintoja, joiden haasteiden ratkomisesta hyötyisivät useat hankintayksiköt. Sparraustarve voi kohdistua hankinnan alusta-, rajapintaratkaisuihin, pilvipalveluihin tai kokonaisarkkitehtuuriin. Valittujen hankintayksiköiden on mahdollista saada sparrausta myös hankintamallin valintaan.

* Keinon API- ja alustaratkaisujen asiantuntijasparraaja kilpailutettiin kiinteähintaisena minikilpailutuksena eli niin kutsuttuna ranskalaisena urakkana, jossa tarjoajat kilpailevat laadulla, eivät hinnalla. Valituksi tuli Osaango Oy.