Rekisteriselosteet ja tietosuoja

1. Rekisterinpitäjät

KEINO osaamiskeskuksen konsortion muodostavat seuraavat yhteisöt:

Motiva Oy

Suomen Kuntaliitto

Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy

Innovaatiorahoituskeskus Business Finland

Suomen ympäristökeskus SYKE

Hansel Oy

KL‐Kuntahankinnat Oy ja

Suomen itsenäisyyden juhlarahasto Sitra

Nämä organisaatiot muodostavat keskenään ns. konsortion, joka ei ole itsenäinen oikeushenkilö vaan luonteva, sopimuksella perustettu yhteenliittymä.

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan Kestävien ja innovatiivisten julkisten hankintojen verkostomainen osaamiskeskus KEINOn henkilörekisterin tietosuojakäytäntö. KEINO-osaamiskeskus tukee ja auttaa julkisia hankkijoita kestävien ja innovatiivisten julkisten hankintojen kehittämisessä. KEINO on osa hallitusohjelman toteutusta. Työ- ja elinkeinoministeriö rahoittaa ja ohjaa sen toimintaa.

 

2. Rekisteriasiosta vastaava henkilö

Nimi: Motiva Oy, Viestintä ja markkinointi

Yhteystiedot: viestintäjohtaja Kati Laakso

kati.laakso@motiva.fi

 

3. Rekisterin nimi

KEINO-osaamiskeskuksen henkilörekisteri.

 

4. Yhteisrekisterinpito ja vastuualueet

Yhteisrekisterinpitäjiä ovat kohdassa 1. mainitut KEINO-osaamiskeskuskonsortioon kuuluvat toimijat. Jokainen yhteisrekisterinpitäjä informoi rekisteröityjä kerättävien henkilötietojen osalta sekä ilmoittaa yhteyspisteen rekisteröidyille. Henkilörekisterin sisältämät henkilötiedot ovat konsortion organisaatioissa niiden henkilöiden käytössä jotka osaamiskeskuksen työtehtävissään näitä tarvitsevat.

 

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Osaamiskeskuksen tarkoituksena on toimia kestävien ja innovatiivisten julkisten hankintojen verkostomaisena osaamiskeskuksena. Toiminnan olennaisina osina henkilötietojen käyttämisen näkökulmasta ovat esimerkiksi sidosryhmille osoitettu viestintä, neuvontatyö, tilaajaryhmätoiminta, laajan asiantuntijapoolin perustaminen, ja hyödyntäminen sekä verkostoituminen.

Henkilörekisterin sisältämien tietojen käsittelyn tarkoituksina on siten osaamiskeskuksen sidosryhmä-, asiantuntija- ja asiakasviestinnän hoitaminen. Rekisteriä ja sen tietoja käytetään esimerkiksi osaamiskeskuksen toiminnasta tiedottamiseen, tapahtumien järjestämiseksi ja kohderyhmäkyselyihin.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on yhteisrekisterinpitäjille kuuluva oikeutettu etu liittyen osaamiskeskuksen toimintaan, johon yhteisrekisterinpitäjät luovat verkoston.

Henkilötietoja kerätään asiakkaalta puhelimitse, postitse, internetin kautta, sähköpostilla, uutiskirjeiden välityksellä, tapahtumiin osallistumisen yhteydessä tai muulla vastaavalla tavalla asiakassuhteen aikana, sekä esimerkiksi evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Henkilötietoja voidaan myös kerätä konsortioon kuuluvien toimijoiden rekistereistä silloin kuin niiden käyttö on yhteensopivaa tietojen alkuperäisen käyttötarkoituksen kanssa.

 

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää tiedot rekisteröidyn etunimestä, sukunimestä, organisaatiosta ja yhteystiedoista sekä tehtävästä.

 

7. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

 Henkilötietoja luovutetaan tarvittaessa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

 

8. Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan

Osa henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä palveluista voi toimia Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirrossa noudatetaan tällöin tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja esimerkiksi käytetään Euroopan komission mallisopimuslausekkeita sovittaessa tietojen siirrosta henkilötietojen käsittelijätahon kanssa.

 

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä on tarpeen säilyttää sen tarkoituksen täyttämiseksi, jota varten ne on kerätty tämän tietosuojaselosteen mukaisesti, kuitenkin korkeintaan 5 vuotta toiminnan päätyttyä. Henkilötietojen säilytyksessä huomioidaan passiivisiksi jääneet henkilötiedot, joita poistetaan säännöllisesti.

 

10. Rekisteröityjen oikeudet henkilötietojen käsittelyssä

Oikeus tarkastaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu ja saada jäljennös tiedoista. Rekisteröidyn tulee lähettää tarkastuspyyntö palvelu@hankintakeino.fi  sähköpostiosoitteeseen. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset tiedot. Tarvittaessa rekisterinpitäjä tiedustelee lisätietoja rekisteröidyn tunnistamiseksi.

Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle sähköpostitse, jollei rekisteröity pyydä lähettämään tietoja muulla tavoin.

Oikeus tiedon korjaamiseen

Yhteisrekisterinpitäjät huolehtivat omien mahdollisuuksiensa mukaan käsittelemiensä henkilötietojen laadusta. Yhteisrekisterinpitäjät oikaisevat, poistavat tai täydentävät virheellisen tai tarpeettoman henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos rekisteröity esimerkiksi kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.

Oikeus vaatia tietojen poistamista tai vastustaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista tai vastustaa niiden käsittelyä silloin kun se perustuu oikeutettuun etuun. Rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa suoramarkkinointia lähettämällä sähköpostia osoitteeseen palvelu@hankintakeino.fi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröity voi tehdä henkilötietojen käsittelystä valituksen valvovalle viranomaiselle, joka on tietosuojavaltuutettu.

 

11. Evästeet

Osaamiskeskuksen verkkosivustolla käytetään evästeitä. Evästeet ovat pieniä käyttäjäkohtaisia tekstitiedostoja, jotka tallentuvat hankintakeino.fi-sivuilla vierailevan verkkoselaimeen. Palvelin voi myöhemmin lukea selaimeen asetetun evästeen ja näin selain voidaan tunnistaa aiemmin sivuillamme käyneeksi.

Evästeiden avulla osaamiskeskus kerää tarvittaessa tietoa mm. sivustoilla vierailevien käyttäjien päätelaitteista, selaimesta sekä kiinnostuksen kohteista voidakseen kehittää sivujen käyttökokemusta sekä sisältöä.

KEINO-osaamiskeskus käyttää sekä omia että kolmasien osapuolten evästeitä. Kolmansien osapuolten evästeistä käytetään esimerkiksi Google Analyticsin, evästeitä. Lisäksi evästeitä käytetään osaamiskeskuksen lähettämissä  uutiskirjeissä, jotta voidaan seurata mm. lähetettyjen viestien avausprosentteja ja näin kehittää yleisesti ja yksilöidysti parempaa sisältöä.