Register over enkater bland intressentgrupper och dataskyddet

1. Personuppgiftsansvariga

Kompetenscentrumet KEINO är ett konsortium som består av följande sammanslutningar:

 

Motiva Ab

Finlands Kommunförbund rf

Teknologiska forskningscentralen VTT Ab

Innovationsfinansieringsverket Business Finland

Finlands miljöcentral SYKE

Hansel Ab

KL-Kuntahankinnat Ab och

Jubileumsfonden för Finlands självständighet Sitra

 

Dessa organisationer bildar tillsammans ett så kallat konsortium som inte är en självständig juridisk person utan en naturlig sammanslutning som bildats genom avtal.

Denna dataskyddsbeskrivning redogör för dataskyddspraxisen i personregistret för Kompetenscentrumet för hållbar och innovativ offentlig upphandling KEINO. Kompetenscentrumet KEINO stöder och hjälper upphandlande enheter i utvecklingen av hållbar och innovativ offentlig upphandling. KEINO är ett led i genomförandet av regeringsprogrammet. Verksamheten styrs och finansieras av Arbets- och näringsministeriet.

 

2. Ansvarig person för registerärendena

Namn: Motiva Ab, Kommunikation och marketing

Kontaktuppgifter: Kati Laakso, direktör, kommunikation och marketing

kati.laakso@motiva.fi

 

3. Registrets namn

Personregister för kompetenscentrumet KEINO

 

4. Gemensam registerföring och ansvarsområden

Personuppgiftsansvariga för det gemensamma registret är de i punkt 1 nämnda aktörerna som hör till KEINO-konsortiet. Var och en av de personuppgiftsansvariga för det gemensamma registret informerar de registrerade för egen del när det gäller personuppgifter som samlas in samt meddelar dem om sin kontaktpunkt. De personuppgifter som personregistret innehåller är tillgängliga inom konsortiets organisationer för de personer som behöver dem i sina arbetsuppgifter i kompetenscentrumet.

 

5. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter och behandlingens rättsliga grund

Syftet med kompetenscentrumet är att fungera som ett nätverksbaserat kompetenscentrum för hållbar och innovativ offentlig upphandling. Centrala delar av verksamheten med tanke på användningen av personuppgifter är exempelvis information riktad till intressentgrupper, rådgivningsarbete, verksamhet med beställargrupper, bildandet av en omfattande sakkunnigpool och utnyttjandet av den samt nätverksbildning.

Ändamålet med behandlingen av de personuppgifter som finns i personregistret är sålunda skötsel av kompetenscentrumets intressent-, sakkunnig- och kundkommunikation. Registret och uppgifterna i det används till exempel då information skickas ut om kompetenscentrumets verksamhet, när evenemang ordnas och när enkäter skickas till specifika målgrupper.

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är de personuppgiftsansvarigas berättigade intresse i anknytning till kompetenscentrumets verksamhet för vilken de personuppgiftsansvariga för det gemensamma registret skapar ett nätverk.

Personuppgifter samlas in hos kunden per telefon, per post, via internet, per e-post, via nyhetsbrev, i samband med deltagande i evenemang eller på något annat motsvarande sätt under den tid kundförhållandet pågår, samt till exempel med hjälp av webbkakor eller annan motsvarande teknik. Personuppgifter kan också samlas in ur registren hos de aktörer som hör till konsortiet i de fall då användningen av dem är förenlig med uppgifternas ursprungliga användningsändamål.

 

6. Registrets informationsinnehåll

Registret kan innehålla uppgifter om den registrerades förnamn, efternamn, organisation och kontaktuppgifter samt befattning.

 

7. Mottagare eller kategorier av mottagare som ska ta del av personuppgifterna

 Personuppgifter upplåts vid behov till myndigheter inom de gränser som gällande lagstiftning medger och förpliktar till.

 

8. Överföring av personuppgifter till tredjeland

En del av de tjänster som har samband med behandlingen av personuppgifterna kan verka utanför  Europeiska unionens medlemsstaters territorium eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Vid överföring av personuppgifter iakttas då dataskyddslagstiftningens krav och vid överenskommelser om överföring av uppgifter med den part som är personuppgiftsbiträde används exempelvis Europeiska kommissionens modellklausuler.

 

9. Förvaringstid för personuppgifter

Personuppgifter förvaras så länge det är nödvändigt för att uppnå det ändamål för vilket de har samlats in i enlighet med denna dataskyddsbeskrivning, dock högst 5 år efter att verksamheten upphört. Vid förvaringen av personuppgifter noteras de uppgifter som passiverats och dessa raderas regelbundet.

 

10. De registrerades rättigheter gällande behandling av personuppgifter

Rätt att granska uppgifter

Den registrerade har rätt att granska vilka uppgifter om honom eller henne som sparats i personregistret och att få en kopia av uppgifterna. Den registrerade ska skicka in begäran om granskning av registeruppgifter till e-postadressen service@upphandlingskompetens.fi. Den registrerade ska i sin begäran lämna in de uppgifter som behövs för att söka fram personuppgifterna. Vid behov ber den personuppgiftsansvarige om ytterligare information för att kunna identifiera den registrerade.

Svaret på en begäran om granskning av registeruppgifter skickas per e-post till den som framställt begäran om inte den registrerade ber om att få uppgifterna på annat sätt.

Rätt att kräva rättelse av uppgift

De personuppgiftsansvariga för det gemensamma registret säkerställer i mån av möjlighet att de personuppgifter som de behandlar är riktiga. De personuppgiftsansvariga rättar, raderar eller kompletterar oriktiga eller onödiga personuppgifter på eget initiativ eller på yrkande av den registrerade.

Rätt till begränsning av behandling

Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige kräva att behandlingen av uppgifter begränsas, om den registrerade exempelvis bestrider personuppgifternas korrekthet, varvid behandlingen begränsas under en tid som ger den personuppgiftsansvarige möjlighet att kontrollera om uppgifterna är korrekta.

Rätt att kräva radering av uppgifter eller att motsätta sig behandling av uppgifter

Den registrerade har rätt att kräva radering av sina personuppgifter eller att motsätta sig behandling av uppgifterna i de fall då det grundar sig på berättigat intresse. Den registrerade har alltid rätt att motsätta sig direktmarknadsföring genom att skicka e-post till adressen service@upphandlingskompetens.fi

Rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet

Den registrerade kan lämna in ett klagomål om behandlingen av personuppgifter till den övervakande myndighet som är datatillsynsman.

 

11. Webbkakor

På kompetenscentrumets webbplats används webbkakor. Webbkakorna är små användarspecifika textfiler som sparas i webbläsaren hos den som besöker webbplatsen hankintakeino.fi. Servern kan senare läsa de webbkakor som sparats i en webbläsare och på så sätt kan webbläsaren identifieras som en tidigare besökare på vår webbplats.

Med hjälp av webbkakor samlar kompetenscentrumet vid behov in uppgifter om besökarnas terminaler, webbläsare och intresseområden för att kunna utveckla användarupplevelsen och webbsidornas innehåll.

Kompetenscentrumet KEINO använder både egna och tredje parters webbkakor. Av tredje parters webbkakor används till exempel Google Analytics webbkakor. Dessutom används webbkakor i de nyhetsbrev kompetenscentrumet skickar ut för att kunna följa bland annat hur många procent av de utsända meddelandena som öppnats och på så sätt utveckla allmänt och specifikt bättre innehåll.