Yleisten alueiden kunnossapidon alueurakka - Case Espoo

TAUSTATIEDOT 

Hankkija
Espoon Kaupunki, Kaupunkitekniikan keskus, Infrapalvelut.

Hankinnan kohde 
Espoon kaupungin yleisten alueiden kunnossapidon alueurakka 2023-2028/30 Espoonlahti-Finnoo, palveluhankinta.

Hankinnan arvo
9,5 milj. 

Hankinnan tavoite 
Hankinnan tavoitteena oli kilpailuttaa kokonaistaloudellisesti edullisin palveluntuottaja, joka täyttää hankinnalle asetetut laadulliset referenssit. Hankinnassa painotettiin vahvasti myös ympäristönäkökulmia sekä urakassa käytettävän konekaluston päästöluokitusten että fossiilivapaan polttoaineen käytön osalta.

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat  
Infrapalvelupäällikkö, Kehityspäällikkö, Kunnossapitoasiantuntija, Kunnossapitovalvoja, konsultti.

Hankinnan taustaa 
Hankinta oli osa Espoon Infrapalvelujen tarinaa (strategiaa),jossa kunnossapito toteutetaan ns., monituottajamallilla. Osa alueen kunnossapidossa on ollut urakassa aikaisemminkin, ja koska kokemukset ovat olleet positiivisia (laatu ja taloudellisuus), päätettiin alueen kunnossapitoa jatkaa palveluhankintana toteutettavalla kunnossapitourakalla. Urakan kokoa ja laadullisia vaatimuksia laajennettiin ja päädyttiin korkeatasoisiin ympäristövaatimuksiin mm. kone- ja autokaluston ja polttoaineiden kannalta.

HANKINTAPROSESSI

Hankinnan valmistelu ja markkinavuoropuhelu
Markkinavuoropuhelua ei pidetty, mutta Espoossa laadittiin ennen hankintaa alueurakoinnin kehittämisen suunnitelma, jossa arvioitiin oman tuotannon henkilöstö- ja kalustoresursseja sekä määrärahojen kehitystä. Lisäksi tehtiin vertailua eri urakkamuotojen- ja alueiden käytettävyydestä seuraavassa urakkakilpailutuksessa.

HANKINNAN KOHTEEN VAATIMUKSET JA VERTAILUPERUSTEET

Valintaperuste 
Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisuuden arviointi perustui:

• Laadullisten tekijöiden arviointiin (pisteytys); mikäli tarjoaja saa laadullisten vaatimusten arvostelussa lopputulokseksi tilaajan asettaman minipistemäärän, tarjous hylätään. 
• Halvimpaan hyväksyttävään tarjoushintaan.

Hyväksymiskelpoisista tarjouksista tehtiin tarjousvertailu kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen saamiseksi.

Tarjoajien tuli lisäksi laatia tarjoukseensa pienimuotoinen toiminta- ja laatusuunnitelma tarjouspyynnön mukana olevalla lomakkeella, joka koski muun muassa urakkaan varattua henkilöstön ja kaluston määrää ja muita ydinasioita.

Vertailu- ja arviointiperusteet
Kokonaistaloudellisuuden arviointi tapahtui kahdessa käsittelyvaiheessa.

Ensimmäisessä käsittelyvaiheessa arvioitiin yritykseen ja laatuvertailuun liittyvät tarjousasiakirjat ja tarkistettiin tarjoajan laskemat laatuvertailupisteet.

Toisessa käsittelyvaiheessa annettiin hintavertailupisteet. Hinnan ja laadun painotus oli: hinta 80 %, laatu 20 %.

Pisteytyksen periaate:

Laatu

• Tarjouspyynnössä laadulle oli määritetty asiakohtaiset pisteet, joiden pohjalta laadulle saatavat pisteet olivat 8–78. 
• Eniten laatupisteitä saaneelle yritykselle annettiin 20 laatuvertailupistettä. 
• Muille tarjoajille saatiin laatuvertailupisteet kaavalla: vertailtavan tarjouksen laatupisteet / korkeimman tarjouksen laatupisteet x 20.

Hinta

• Tarjouspyynnön mukaan tarjoaja täytti Tarjouslomake 1 ja Tarjouslomake 2 tiedot 
• Tarjouslomakkeiden yhteissummasta muodostui urakkahinta. 
• Halvin hinta sai 80 hintavertailupistettä.
• Muut hintatarjoukset pisteytettiin kaavalla: halvin hinta / vertailtavahinta x 80.

Sopimusehdot
Urakan hankinta-asiakirjat, urakoisitsijan tarjous liitteineen, yleiset sopimusehdot kuten AYSE.

Hyödyt/ Tulokset /Vaikutukset 
Urakka alkoi kesäkuussa 2023, joten vielä on vaikea arvioida hankinnan vaikutusta. Itse hankintaprosessi ja kilpailutus sujui mallikkaasti, tarjouksia saatiin ennätysmäärän  ja hintakilpailua oli selvästi nähtävissä.

Mahdolliset jatkotoimenpiteet 
Espoossa oli toinen kunnossapidon alueurakka valmisteluvaiheessa, kun tämä hankinta saatiin valmiiksi. Koska tämä hankinta oli kaikin puolin onnistunut, niin valmisteilla olevan toisen urakan hankinta-asiakirjojen ja menettelytapojen päätöksenteko oli helpompaa ja selkeämpää.

Hankkijan kommentti (Opittua) 
On kannattavaa tehdä ennakkoon linjaukset urakan sisällöstä ja hankintamenettelystä. Tämän voi tehdä mm. tutustumalla muihin vastaavanlaisiin hankintoihin vastaavissa organisaatioissa, kerätä sieltä onnistumisia ja parannettavia asioita, käydä avointa keskustelua palvelun tuottajien sekä oman organisaation asiantuntijoiden kanssa, tutustua erilaisiin ympäristövaatimuksiin ja kerätä tietoutta mm. ylläpitokaluston kehityksestä ja eri vaihtoehdoista.

Lisätietoja  

Helena Tschokkinen, 043-8252602, Helena.Tschokkinen@espoo.fi