Lähi-, luomu ja pientuottajien elintarvikkeet - Case Monetra Oulu Oy Hankintapalvelut

TAUSTATIEDOT

Hankkija

Monetra Oulu Oy Hankintapalvelut

Hankinnan kohde

Lähi-, luomu ja pientuottajien elintarvikkeet

Hankinnan arvo

3 100 000 euroa

Hankinnan tavoite

Tavoitteena lisätä yhteistyötä tilaajien ja tuottajien välillä lähi-, luomu- ja pientuottajien elintarvikkeiden käytön lisäämiseksi alueen julkisen puolen keittiöissä. Ennakkoon käydyssä vuoropuhelussa tuli selkeästi esille, että tilaajat eivät tiedä mitä on tarjolla ja toimijat eivät tiedä tilaajien tarpeesta. Resurssit myös molemmin puolin rajalliset. Hankintajärjestelmän avulla toimijat voivat tarjota tuotteitaan haluamilleen asiakkaille sen mitä heillä on tarjolla ja tilaajat käyvät valikoimaa läpi, antavat toimijoille palautetta tuotteen jalostusasteesta jne. ja halutessaan toimija voi lähteä kehittämään tuotettaan julkisen puolen keittiöiden käyttöön yhteistyössä tilaajien kanssa.

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat

Monetra Oulu Oy Hankintapalvelut, Kempeleen kunta, Limingan kunta, Kuusamon kaupunki, Oulun kaupunki, Tyrnävän kunta, Lumijoen kunta, Iin kunta, Pudasjärven kaupunki, Utajärven kunta, Muhoksen kunta, Oulun Tuotantokeittiö Oy, Koulutuskuntayhtymä OSAO

Käytiin myös avoin keskustelutilaisuus jossa paikalla keskustelemassa mm. alueellisia toimijoita, Oulun Maa- ja kotitalousnaiset/ ProAgria Oulu ry

Hankintamenettely

Dynaaminen hankintajärjestelmä DPS/Rajoitettu menettely

HANKINTAPROSESSI

Innovaatiokumppanuuden valinnan perustelut

Dynaaminen hankintajärjestelmä valittiin sen joustavuuden takia, toimijat voivat liittyä siihen mukaan koska tahansa sen voimassaolon aikana. Lisäksi paljon puhetta on ollut toimijoiden yhteistyöstä ja sen lisäämisestä ja meillä Oulussa on hyvä esimerkki toisen dynaamisen hankintajärjestelmän osalta siitä, että toimijat ovat löytäneet toisensa hankintajärjestelmän kautta ja sitä kautta lähteneet tekemään menestyksellä yhteistyötä.

Hankinnan valmistelu: tarpeiden määrittely

Pitkän aikaa on tilaajien kanssa mietitty miten saataisiin valikoimiin enemmän paikallisten tuottajien ja pienyrittäjien tuotteita ja on kokeiltu teemapäivä ilmoittautumisia, käytetty osatarjousryhmiä jopa rivikohtaisia tarjousmahdollisuuksia, mutta pienet toimijat eivät ole näistä innostuneet. Kun hankintalakiin lisättiin Dynaaminen hankintajärjestelmä, lähdettiin miettimään miten sitä voisi hyödyntää ja käytiin tilaajien kanssa paljon keskusteluja asiasta. Tilaajien puolelta tuli nimenomaan toivetta että tuotteita tai tuoteryhmiä ei lyötäisi liiaksi lukkoon ja että hankintajärjestelmän kautta saataisiin ehkä uusia ideoita ruokalistoille jne. Pyrittiin saamaan hankintajärjestelmästä mahdollisimman helppo myös toimijoille ja mietittiin myös että toimijoille annetaan palautetta tuotteista että hankintajärjestelmä hyödyttäisi myös heitä. Hankintajärjestelmä ei myöskään sulje pois ketään tarjoajista vaan kaikilla niin suurilla kuin pienillä toimijoilla on mahdollista liittyä hankintajärjestelmään ja tarjota valikoimissaan olevia lähi-, luomu ja pientuottajien elintarvikkeita tilaajien käyttöön.

Innovaatiokumppanien kilpailutus: neuvottelumenettely

Osallistumispyyntö on julkaistu 31.1.2020, perustamisvaihe päättyy 2.3.2020.

Innovaatiokumppanuus: toimitusvaihe

Hankintajärjestelmän perustamisvaiheen päätyttyä tarkistetaan kelpoisuudet ja tehdään päätökset hyväksymisestä hankintajärjestelmään. Tämän jälkeen toimijoille lähetetään ohjeet ja tunnukset extranet työtilaan minne lataavat tuoteluettelonsa. Toimijoille ilmoitetaan myös päivä koska tuoteluetteloita lähdetään läpikäymään. Kaikki saapuneet tuoteluettelot käydään läpi tilaajien kanssa ja mikäli tuote nousee tilaajan valikoimaan siitä tehdään päätös. Jos tilaaja ei voi hyödyntää tuotetta annetaan toimijalle palautetta siitä miksi tuote ei käy tilaajien käyttöön. Tässä vaiheessa myös tilaaja voi ehdottaa tuotekehitystä toimijalle, toimijan ei ole pakko lähteä kehittämään tuotetta tilaajan kanssa mutta annetaan mahdollisuus. Toimija voi itse myös ehdottaa tuotekehitystä tilaajille ja tällöin pyritään tilaajista hakemaan kehityskumppani toimijalle. Toimija voi koska tahansa päivittää tuoteluetteloaan esim. varastosaldojen ja tuotteiden osalta. Toimijoille ilmoitetaan aina päivämäärä koska lähdetään tuoteluetteloita läpikäymään jne.

Mahdolliset haasteet

Uusi toimintamalli ja haasteena on saada toimijat mukaan ja innostumaan asiasta. Jos tuotevalikoimaa tulee tarjolle on haasteena myös, että saadaan tuoteluettelot ja kaikki tuotteet läpikäytyä kohtuullisessa ajassa. Aika näyttää mitä muita haasteita mahdollisesti eteen tulee.

Hyödyt / Tulokset / Vaikutukset

Asiaa on tarkoitus seurata tarkemmin perustamisvaiheen jälkeen, että saadaan tietoa siitä onko saatu hyötyjä puolin ja toisin.

Hankkijan kommentti

Mennään vielä ihan alkuvaiheessa joten ei voida tietää mitä tulevaisuus tuo tullessaan tällä mallilla toimittaessa.

Lisätietoja

Katri Sipola, puh. 044 703 1294