Yhdessä ja ennakoiden kohti innovatiivisia hankintoja – opit Tiedepuutarhasta

Raikkaana pakkasaamuna KEINO-verkoston asiantuntijat ja Oulun innovaatioallianssin (OIA) kumppanit kohtasivat Oulun yliopiston kasvitieteellisellä puutarhalla. Edessä oli tehtävä tropiikissa – allianssikumppanien projektipäälliköt, hankinta-asiantuntijat ja KEINO-asiantuntijat etsivät yhdessä polkuja OIA:n osarahoittamissa hankkeissa syntyvistä innovaatioista kohti merkittävää julkista innovatiivista hankintaa. Lisäksi ohjelmassa oli puheenvuoroja, keskustelua ja verkostoitumista.

Oulun Innovaatioallianssiin (OIA) kuuluvat Oulun kaupunki, hyvinvointialue Pohde sekä keskeiset tutkimus- ja koulutusorganisaatiot. Oulun Innovaatioallianssi toteuttaa Oulun kaupungin ja työ- ja elinkeinoministeriön välistä ekosysteemisopimusta, jossa yhtenä läpileikkaavana teemana ovat innovatiiviset hankinnat. Pohjois-Pohjanmaan KEINO-muutosagentti tukee ekosysteemisopimusten toimeenpanoa innovatiivisten hankintojen osalta. 

OIA on toiminut usean vuoden ajan tutkimus-, rahoitus- ja innovaatiotoimintaa yhdistävänä tekijänä Oulussa.  Rohkeutta ja luovuutta hankintoihin -tapahtumamme osoitti OIA:n toimintamallin vahvuuden: keskeiset organisaatiot oli helppo koota yhteisen asian äärelle kehitystyöhön ja keskustelemaan, tällä kertaa edistämään innovatiivisia hankintoja ja luomaan muutosvoimaa.
 

Ammattilaisten välinen yhteistyö on avainasemassa

Työpajan keskeisenä antina oli huomio siitä, että OIA tarvitsee yhteistyötä projektipäälliköiden ja hankinta-ammattilaisten kesken erityisesti hankkeiden suunnitteluvaiheessa.

TKI-hankkeen puitteissa tehtävissä hankinnoissa avainasemassa on etenkin riittävän ajoissa käynnistynyt  hankkeen projektipäällikön ja hankinta-ammattilaisten välinen yhteispeli. Parhaaksi koettu tapa on se, että hankinta-ammattilaiset ovat mukana jo hankkeen suunnitteluvaiheessa. Tällöin voidaan yhdessä mm. tehdä make or buy -analyysiä siitä, mitä osaamista löytyy omasta organisaatiosta ja millaista osaamista hankkeeseen on järkevää tai välttämätöntä hankkia. 

Esimerkkinä erinomaisesta yhteistyöstä on  koulutuskuntayhtymä OSAO:n  mentorointitoiminta, jossa kokenut projektipäällikkö tukee muita hankevalmistelussa. 

On hyvä huomata, että innovatiivisissa hankkeissa tehtävät hankinnat saattavat olla hyvinkin “tavallisia” ja tavallisissa hankkeissa tehtävät hankinnat innovatiivisia. Eli se, että meillä on innovatiivinen hanke, ei suinkaan tarkoita, että kaikki ko. hankkeen puiteissa tehtävät hankinnat olisivat innovatiivisia. Todennäköisempää on, että kun itse hanke on innovatiivinen, on siinä tehtävät hankinnatkin usein ainakin innovaatiota mahdollistavia. 

Työpajan valmisteluvaiheessa syntyi myös viitekehys, jossa TKI-polku on jaettu neljään vaiheeseen: Alussa määritetään polun suunta hankesuunnitteluvaiheessa. Toisessa vaiheessa hanke toteutetaan ja hankkeen aikana päästään tekemään innovaation pohjatyötä määrittämällä tarve, osallistamalla sidosryhmiä ja tekemällä mahdollisesti kokeilu- ja kehitystyötä. Tähän vaiheeseen saattaa liittyä innovaatiota tukevia hankintoja. Kolmannessa vaiheessa hyödynnetään hankkeessa syntynyttä innovaatioaihiota, ja kaupallistetaan se uuden ratkaisun hankinnalla. Neljäs vaihe on myös merkityksellinen; siinä innovaation toimivuutta seurataan ja kehitystyötä mahdollisesti jatketaan sopimuskauden aikana.

Toinen ja kolmas vaihe limittyvät osittain, jotta hankkeessa syntynyt tärkeä tieto kulkee uuden ratkaisun julkiseen hankintaan. Mikäli menettelyksi on valittu esimerkiksi kilpailullinen neuvottelumenettely tai innovaatiokumppanuus, sisältyy uuden ratkaisun hankinta menettelyyn, eikä sitä tarvitse erikseen kilpailuttaa. 

Parhaimmillaan jokaiseen vaiheeseen osallistuu useita ammattirooleja viitekehyksen kuvan mukaisesti. Projektipäällikön ja hankinta-ammattilaisten lisäksi johto ja substanssiosaajat ovat merkityksellisessä asemassa. Johto antaa strategisen tuen ja mahdollistaa innovatiivisten hankintojen tekemisen organisaatiossa esimerkiksi resursoinnin ja ohjauksen kautta. Substanssiosaajien merkitys kasvaa, mitä pidemmälle polulla edetään.

Yhteenvetona toteamme, että oli kyseessä sitten TKI-hankkeet ja niissä tehtävät hankinnat tai ihan “tavallinen” tavara- tai asiantuntijapalveluhankinta, niin avainsana onnistumiseen on yhteistyö. 

Jatkamme Keinon jalanjäljissä tärkeää työtä kestävien ja innovatiivisten julkisten hankintojen parissa!

Kirjoittajat: 

Eriika Autio, KEINO-verkoston koordinaattori, johtava asiantuntija, Motiva Oy
Tuuli Pohjola, Pohjois-Pohjanmaan KEINO-muutosagentti, projektipäällikkö, Feasib Oy