Tietojärjestelmien ja teknologian hankinta - Case LapIT Oy

TAUSTATIEDOT

Hankintaorganisaatio 
LapIT Oy (yhteishankintayksikkö)

Hankinnan kohde
Tietojärjestelmien ja teknologian hankinta

Hankinnan arvo
500 000 eur

HANKINTAPROSESSI

Hankintamenettely
Avoin menettely

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat
LapIT Oy yhdessä Novice Oy:n kanssa käynnisti pika- ja häiriöviestinnän hankinnan valmistelun alkuvuodesta 2023. Hankinnan valmistelun avulla toteutettiin vaatimusmäärittely tulevan hankinnan kilpailutusta varten, organisaatioiden sisäisen pika- ja häiriöviestinnän tarpeisiin. Hankinnan valmistelutyön vaatimusmäärittelyssä huomioitiin organisaatioiden tarpeet, nykytilanne sekä hankinnan osalta soveltuvuuden vaatimukset, hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset sekä pisteytettävät vertailukriteerit ja sopimusehdot. Hankinnan kilpailutus toteutettiin keväällä 2023 ja kilpailutuksen voittaneen palveluntuottajan kanssa käynnistettiin sopimuskausi alkukesästä 2023.

Hankintaan osallistuivat LapIT Oy:n ja Novice Oy:n asiantuntijat sekä laaja joukko hankinnasta kiinnostuneita ja hankintaan sitoutuneita LapIT Oy:n omistaja-asiakkaita. LapIT Oy on Pohjois-Suomen kuntien ja kuntaomisteisten yhtiöiden omistama yhtiö, joka palvelee omistaja-asiakkaitaan kaikissa ICT-asioissa. LapIT Oy ylläpitää järjestelmät, hankkii laitteet ja hoitaa kilpailutuksen. Hankinnassa LapIT Oy toimi hankintayksikkönä ja vastasi tilaajan roolissa hankinnan kilpailutuksesta. Tilaajalla on solmittavan hankintasopimuksen perusteella oikeus käyttää palvelua itse sekä myydä palvelua eteenpäin nykyisille ja mahdollisesti tuleville asiakkailleen. LapIT Oy vastasi tilaajana ostopalvelusopimuksesta valittavan palveluntuottajan kanssa sekä palvelusopimuksista omistaja-asiakkaidensa kanssa. Novice Oy toimi LapIT Oy:n yhteistyökumppanina hankinnan vaatimusmäärittelystä sekä hankinnan eri vaiheiden koordinoinnista vastaavana asiantuntijatahona.

Tavoitteena ratkaisu palvelemaan sisäisen pika- ja häiriöviestinnän tarpeita
Lähihistoriamme on osoittanut, että maailman tilanne voi muuttua pysyvästi ja vieläpä useaan kertaan lyhyessäkin ajassa. Varautuminen, ennakointi ja viestintä ovat keskeisessä asemassa aina, kun kohtaamme poikkeuksellisia aikoja sekä häiriötilanteita. Viestinnän luotettavuuden, saavutettavuuden ja vasteajan merkitys korostuu myös organisaatioiden omassa päivittäisessa toiminnassa, vaikka häiriötilanne olisi hyvin maltillinen. LapIT Oy:n ja Novice Oy:n toteuttaman hankinnan tavoitteena oli hankkia ratkaisu, joka palvelee LapIT Oy:n omistaja-asiakkaiden sisäisen pika- ja häiriöviestinnän tarpeita.

Hankinnan kohteena oli organisaatioiden sisäiseen viestintään sekä häiriötilanteisiin tarkoitettu tietoturvallinen pikaviestintä-, hälytys-, tiedotus- ja työhönkutsujärjestelmä, joka tulee LapIT Oy:n omistaja-asiakkaiden käyttöön. Hankinnan kokonaispalvelun ratkaisun tavoitteena oli ennakoinnin, varautumisen, viestinnän, tiedottamisen ja henkilöturvan tehostaminen toiminnan jatkuvuus ja tietoturvanäkökohdat huomioon ottaen. Hankinta sisälsi integraatiot, käyttöönoton, toistuvaismaksut sekä muut käytöstä aiheutuvat kulut. Järjestelmän kriittisyyden vuoksi hankinta laajenee mahdollisesti myöhemmin kattamaan kaikki LapIT Oy:n omistaja-asiakkaat ja niiden sisäisen pikaviestinnän ja häiriötilanneratkaisun tarpeet. Mahdollisen laajennuksen kustannukset määriteltiin hankittavan kokonaisuuden palvelusopimuksen lisähankintamahdollisuutena. Tarvittava järjestelmä on paikkatietoa hyödyntävä pikaviestintä- ja häiriötilanneratkaisun hälytys- ja tiedotusjärjestelmä, joka mahdollistaa erilaisten ryhmien välisen pikaviestinnän ja työhön kutsun poikkeustilanteissa sekä päivittäisessä toiminnassa. Järjestelmä tulee olla käytettävissä mobiililaitteilla, tietokoneella sekä viranomaislaitteilla (VIRVE). Järjestelmän tyypillisiä käyttötapauksia ovat mm. suuronnettomuudet, organisaatioiden häiriötiedottaminen, henkilöturvallisuuden varmistaminen sekä operatiivisen toiminnan ohjaaminen poikkeustilanteissa- ja oloissa sekä päivittäisessä viestinnässä.

Sopimusehdot
Hankinnan kilpailutettavalla sopimuksella tilaaja hankki pikaviestintä- ja häiriötilanneratkaisun kokonaispalvelun arvioidun käyttäjäkohtaisen tarpeen ja määrän mukaisesti. Sopimuksen laajuus on arviolta 1500 käyttäjää.

Sopimuksen laajuuden arviot:

• 1500 käyttäjää
• 1480 peruskäyttäjää
• 15 pääkäyttäjää
  • Peruskäyttäjän toiminnot
  • Käyttäjien-, ryhmien- ja osaamisten hallinta
  • Hälytys-/viestipohjien hallinta
  • Tilannekuva ja valmiuden seuranta
  • Tehtävälistojen ja lomakkeiden sisältöjen hallinta
  • Kohdetietojen hallinta
  • Dokumenttien hallinta
• 5 yhteispääkäyttäjää
  • Useamman henkilön käytettävissä oleva pääkäyttäjätunnus
• 35 hälytystunnusta
  • Viestien / hälytyksien lähettäminen
  • Viestien vastaanottaminen, kuittaukset ja keskustelut

Hankintaan sisältyy lisäksi yksi (1) kahden (2) vuoden optiokausi, minkä jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, enintään neljän (4) vuoden ajan. Option käyttö on tilaajan oikeus, ei velvollisuus. Tilaaja ilmoittaa optiokauden käyttämisestä palveluntuottajalle kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Optioehdot perustuvat hankintalain 136 §:n 2 momentin 1 kohtaan. Hankintayksikkö varaa optiona oikeuden laajentaa sopimusta 2000 käyttäjällä.

Hankintatarpeen/-kokonaisuuden taustaa
Pikaviestintä- ja häiriötilanneratkaisujen kokonaisuus on suhteellisen uudehko palveluiden- ja teknologioiden toimiala. Ratkaisuja ja palveluntuottajia on ollut alalla jo pidemmän aikaa, mutta tilaajaorganisaatioiden käyttäjätarpeet ovat korostuneet ja kasvaneet merkittävästi vasta viimeisen vajaan vuosikymmenen aikana. Erityisesti viimeisen viiden vuoden aikana on tapahtunut merkittäviä muutoksia ja tarve kasvoi erityisesti sairaanhoitopiirien ja nykyisten hyvinvointialueiden organisaatioissa. Puheena olevassa hankinnassa tehtiin myös laajaa kartoitusta viimevuosien ajalta erilaisista käyttöönotetuista vastaavista ratkaisuista ja niiden toiminnallisuuksista.

Valmistelun ja suunnittelun aikaiset vaatimusmäärittelytyöpajat ja markkinakartoitus 
Hankinnan valmistelun ja suunnittelun aikana toteutettiin lukuisia vaatimusmäärittelytyöpajoja LapIT Oy:n omistaja-asiakkaiden kanssa. Vaatimusmäärittelytyöpajojen tavoitteena oli saada yksityiskohtainen tilannekuva eri organisaatioiden erityistarpeista ja samalla kartoitettiin, mitä eri toiminnallisuuksia hankittavalta ratkaisulta tulee edellyttää.

Hankinnan valmistelun ja suunnittelun aikana toteutettiin myös laaja tietopyyntökysely, ennakkoilmoituksella tehtävällä markkinakartoituksella. Tietopyyntökyselyn tavoitteena oli kartoittaa markkinoita ja käynnistää avoin vuorovaikutusprosessi hankintayksikön ja potentiaalisten palveluntarjoajien välillä ja käydä läpi vaihtoehtoisia näkemyksiä sekä ratkaisuehdotuksia hankintayksikön vaatimuksia vastaavan hankinnan kilpailuttamiseksi.

Hankinnan kohteen vaatimukset ja vertailuperusteet
Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimusten osalta laadittiin laaja ja kattava vaatimusmäärittely, joka koostui kaikenkaikkiaan seitsemästä eri osa-alueesta ja yhteensä 200 vaatimuskohdasta. Osa-alueet oltiin jaettu seuraaviin kokonaisuuksiin: palvelu, perustoiminnallisuudet, muut perustoiminnallisuudet, käyttäjien, ryhmien ja osaamisten hallinta, käyttöliittymä, kirjautuminen ja hakutoiminnot sekä muut vähimmäisvaatimukset. Vähimmäisvaatimuksena edellytettiin myös jatkuvuuden hallinnan suunnitelmaa. Jatkuvuuden hallinnan suunnitelman osalta palveluntarjoajan tuli toimittaa tilaajalle selvitys siitä, miten palveluntarjoaja huolehtii jatkuvuudenhallinnasta. Suunnitelmasta tuli käydä ilmi, miten palveluntarjoaja informoi tilaajaa tilanteissa, joissa palvelu ei ole käytössä vikatilanteen vuoksi. Jatkuvuuden hallintaa koskevat suositukset pohjaututuivat SOPIVA- suosituksiin, jotka on muodostettu Huoltovarmuuskeskuksen toimesta yhteistyössä elinkeinoelämän ja julkishallinnon kesken.

Tarjoajien soveltuvuuden vaatimusten osalta edellytettiin taloudellisen tilanteen ja rahoitusaseman osalta liikevaihdoksi edelliseltä päättyneeltä tilikaudelta vähintään 500 000 €. Teknisen ja ammatillisen pätevyyden osalta palveluntarjoajalla tuli olla vähintään yksi (1) referenssiasiakkuus, jolle on toimitettu ja käyttöönotettu vastaavanlainen pikaviestintä- ja häiriötilanneratkaisu. Referenssiasiakkuudessa tuli olla vähintään 500 käyttäjää. Lisäksi edellytettiin luottoluokituksen osalta, tarjoajan Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa tai muun tunnetun luottoluokituslaitoksen (kuten Bisnode Finland Oy) luottokelpoisuusraportin luottokelpoisuusluokitus olevan vähintään tasolla A (luottokelpoinen/tyydyttävä). Vastuuvakuutuksen osalta edellytettiin palveluntuottajaksi valitulta tarjoajalta selvitystä lakisääteisistä vastuuvakuutuksista. Vastuuvakuutuksen tuli olla vähintään 1 000 000 €. Konsulttivakuutuksen tulee kattaa myös ulkopuolisten työntekijöiden tekemä työ.

Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on paras hinta-laatusuhde (hinta 60 %, laatu 40 %). Laadun pisteytyksessä annettiin pisteitä asiakastyytyväisyydestä, aikaisempien referenssiasiakkuuksien toimeksiantojen osalta.

Hyödyt / tulokset / vaikutukset
I. Laadukas ja kattava vaatimusmäärittely ja hankinnan sisältö sekä joustavat sopimusehdot ja sopimusmallit optioiden ja laajennusten osalta. Laajalla hankinnan valmistelu ja suunnittelutyöllä saatiin riittävät edellytykset kokonaisuuden kilpailutusta ja sopimuskauden johtamista varten, johon sisältyivät omistaja-asiakkaiden kanssa toteutetut vaatimusmäärittelytyöpajat sekä tietopyyntökysely ja markkinakartoitus potentiaalisten tarjoajien kesken.

II. Tavoitteisiin päästiin. Pikaviestintä- ja häiriötilanneratkaisut ovat kriittisiä, vaativia ja vaatimusmäärittelyltään monimutkaisia sekä laajoja kokonaisuuksia ja se, että hankintaan saatiin vain yksi (1) hyväksyttäväksi katsottava tarjous, ei aiheuta tilannetta, jossa tilaajan on syytä olettaa, ettei markkinoiden normaali ja terve kilpailutilanne toteutunut.

III. LapIT Oy toteutti yhden isoimman ja laajimman vastaavan hankinnan valmistelun ja kilpailutuksen, mitä tähän mennessä on Suomessa toteutettu. Vaikutukset ovat tältä osin pioneerimäiset sekä vievät varmasti kyseistä toimialaa eteenpäin.

IV. Hankintaosopimuksen käyttöönotto on vasta tapahtunut, joten seuranta on vasta aloitettu.

Proaktiivinen seuranta
Seurantaa tehdään proaktiivisesti ja sopimuskautta kehittäen, yhdessä tilaajan sekä loppukäyttäjien kanssa. Sopimuskauden aikana opittuja asioita tullaan laajasti hyödyntämään jatkossa vastaavien kokonaisuuksien vaatimusmäärittelyiden sekä kilpailutusten ja sopimuskauden johtamisen osalta.

Valmistelun ja osallistamisen tärkeys korostuu
Valmistelun ja suunnittelun merkitys on aivan ensisijaisen tärkeää. Loppukäyttäjien, eri sidosryhmien sekä potentiaalisten palveluntarjoajien kuuleminen tulee tehdä riittävällä laajuudella ja riittävän varhaisessa vaiheessa. Myös eri osa-alueiden substanssiasiantuntijoiden kuuleminen tulee ottaa huomioon.

Palvelulupauksen merkitystä tulisi voida korostaa jatkossa kaikissa ICT-hankinnoissa ja tästä tulisi kyetä ottamaan opit sekä vaatimusmäärittelyyn että sopimuskauden kehittämiseen.

Esimerkillistä hankinnassa oli loppukäyttäjänäkökulma, markkinakartoitus ja toimiva kilpailutus.

Lisätietoja
LapIT Oy, hankinta-asiantuntija Matti Nikunlassi, matti.nikunlassi@lapit.fi