Koulun kalustehankinta, loppukäyttäjien osallistaminen hankinnassa - Case Joutsenon koulu, Lappeenranta

TAUSTATIEDOT

Hankkija

Lappeenrannan kaupunki, lasten ja nuorten palvelut, teknisenä hankinnan toteuttajana Lappeenrannan kaupungin hankintapalvelut .

Hankinnan kohde

Kolmen koulurakennuksen kalusteet.

Hankinnan arvo 

800 000 € Joutsenon koulun osuus, kaksi muuta koulua tulee myöhemmin vuonna 2020 kilpailutukseen omine budjetteineen (kaikki kolme yhteensä n. 2,5 milj. euroa).

Hankinnan tavoite

Hankinnan toteuttamisessa tavoiteltiin osallistavaa ja innovatiivista hankintaprosessia huomioimalla lasten ja opettajien eli loppukäyttäjien osallistaminen suunnitteluvaiheeseen yhteistyössä kalustetoimittajan kanssa.

Hankintamenettely 

Avoin menettely

Hankinnan taustaa 

Lappeenrantaan rakennetaan 2 uutta koulurakennusta, ja yksi peruskorjataan perusteellisesti. Kalustehankinnat näihin kolmeen kilpailutetaan kaikkiin erikseen.

HANKINTAPROSESSI

Hankinnan valmistelu ja markkinavuoropuhelu  

Joutsenon koulun hankinta toteutettiin ns. varhaisen vaiheen kilpailutuksena, jossa koulusta valittiinkeskenään erilaisia tiloja, joihin pyydettiin kaluste- ja sisustussuunnitelmat. Esimerkkitilojen suunnitelmien sekä tarjousajan päätyttyä pidettyjen esittelyjen perusteella tehtiin valintakalustetoimittajasta. Valintakriteereissä laadun painoarvo oli 60 %. Tarjouspyynnössä pyydettiinprojektisuunnitelma, jossa tarjoajat selvittivät, kuinka mm. henkilöstö otetaan mukaan suunnitteluun. Toteutusvaiheessa toimittajan valitsemisen jälkeen toimittaja suunnittelee tulevan kalustuksen yhdessä käyttäjien eli koulun henkilökunnan ja oppilaiden kanssa. Sen jälkeen vasta tilataan kalusteet ja koulu kalustetaan. Vahva käyttäjien sitoutuminen suunnitteluun ja yhteistyöhön on olennaista kokonaisuudessa. 

1. Hankinnan yritysvaikutuksia arvioitiin/otettiin huomioon hankinnan suunnitteluvaiheessa seuraavasti: 

• sopimuksen pituus,  

• osiin jakaminen,

• paikallisuusnäkökulmat,  

• yhteistyömahdollisuudet yritysten välillä (esim. suunnittelu + kalusteet + verhot) ja mahdollisuustoimittaa tilaus ryhmittymänä,  

• alihankinta sallitaan,  

• vaatimusten puntarointi ja harkinta,  

• toimittajien kartoitus.

2. Valmisteluvaiheen tarvekartoitus

Koulun henkilöstö eli loppukäyttäjät ovat olleet mukana koko valmistelun ajan. Ymmärrys hankintateknisistä ja lainsäädännön asettamista rajoista lisääntyy valmisteluvaiheen vuoropuhelussa loppukäyttäjän ja hankintapalvelun välillä. Kalusteiden loppukäyttäjistä sekä tilaajista ja hankesuunnittelijoista muodostettiin asiantuntijaryhmä, jossa on mukana: 

• hankintayksikön hankinta-asiantuntija,  

• hankekehitysarkkitehti LATO – Lappeenrannan toimitilat Oy:stä (kaupungin toimitilayhtiö, arkkitehtuuri ja rakennustekniset seikat), 

• koulun rehtori ja apulaisrehtori henkilöstön edustajina,

• päiväkodin johtaja (esi- ja alkuopetuksen tilat ovat koululla).

Henkilöstöä ja oppilaita kuultiin tekemällä heille kysely, jonka koonti lisättiin hankinnan tarjouspyyntöön - näin syntyi tarjouspyyntö, joka sisälsi kaikki tarvittavat elementit, eli myös koulun ilmapiirin ja toimintakulttuurin huomioimisen. 

 

3. Markkinavuoropuhelu  

Toimittajakohtaisia vuoropuheluja, 7 kpl, käytiin kasvotusten toimittajaehdokkaiden kanssa. Kaikkien kanssa käytettiin samaa keskustelupohjaa: testautettiin ongelmakohdat sisällössä ja vaatimusten määrittelyssä. Näin pyrittiin välttämään monilta samoilta kysymyksiltä kysymys-vastausvaiheessa.

Tarjouksen jättöaika = 1,5 kk. Kysymysten jättöajan jälkeen toimittajilla on 3-4 viikkoa aikaa työstää tarjousta.

Huom! Samassa markkinavuoropuhelussa käytiin kaikkien kolmen vuonna 2020 kilpailutuksessa olevan koulun hankkeet läpi. Siinä säästettiin sekä tilaajien (koulut), potentiaalisten toimittajien että hankintatoimen aikaresurssia, mikä oli tehokasta. 

Hankinnan kohteen vaatimukset ja vertailuperusteet 

Hinta-laatusuhde: hinta 40, laatu 60 

Mahdolliset haasteet 

Esimerkin kirjoitushetkellä haasteita ei ole ilmennyt. 

Jatkotoimenpiteet   

Toteutetun kilpailutuksen jälkeen Lappeenrannan on helppo kilpailuttaa kaksi muuta koulujen kalustehankintaa sekä hankintayksikön, tilaajatahon että potentiaalisten tarjoajien näkökulmasta.Kaikki kolme kilpailutusta tapahtuvat puolen vuoden sisällä, ja edellisiä kehittäen kaikki osapuolet pystyvät hyödyntämään saatuja kokemuksia. 

Hankkijan kommentti

Valmisteluvaiheessa/vuoropuheluissa tilaaja ja tarjoaja pääsevät vaikuttamaan hankintaan, myöhemmin se on myöhäistä. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Suunnittelulla säästää kustannuksia ja säästyy epäonnistumisilta myöhemmin. Tämän tyyppistä hankintatapaa käytetään melko vähän. Yhdessä tekeminen korostuu, kun käyttäjät osallistetaan hankintaan ja ovat mukana koko prosessissa. Perinteinen tapa on kuulla loppukäyttäjätahoa, jonka jälkeen tehdään hankinta. Tämän tyyppisessä hankinnassa käyttäjät puolestaan pääsevät vaikuttamaan koko prosessin ajan. Yhteistyö toimittajan kanssa myös projektin edetessä aina kalustusvaiheeseen saakka on kehittyvä prosessi. Lopputulos jää vielä nähtäväksi. Hyvä suunnittelu on kuitenkin vaikuttanut välivaiheen lopputulokseen eli onnistuneeseen tarjouspyyntöön. Motivaattorina kaikkien osapuolien osallistamiseen hankintojen suunnittelussa ja vuoropuhelun käyttöönotossa on kirjavan joukon sitouttaminen projektiin.    

Huom! Samassa markkinavuoropuhelussa käytiin kaikkien kolmen vuonna 2020 kilpailutuksessa olevan koulun hankkeet läpi. Siinä säästettiin sekä tilaajien (koulut), potentiaalisten toimittajien että hankintatoimen aikaresurssia, mikä oli tehokasta.

Keinot kiertoon  

Joutsenosta hankkija sai hyvät opit muihin myöhemmin toteutettaviin vastaavanlaisiin hankintoihin. Lisäksi samalla tehtiin hankintatoimen prosessien kehittämistä. Samat henkilöt kaupungin toimitilayhtiöstä ja hankintapalveluista ovat mukana myös seuraavissa hankinnoissa (vain koulun henkilöt vaihtuvat). Hankinnan valmistelu on tehokkaampaa aktiivisen asiantuntijaryhmän kanssa, jossa tehtävät ja roolit on jaettu selkeästi (tekninen, loppukäyttäjä, hankinta-asiantuntija – hankinta-asiantuntija myös kokoaa ja koordinoi hankinnan suunnittelua). Tällaista kannattaa hyödyntää muuallakin.

Yhteyshenkilö 

Minna Tuuri 

Lappeenrannan kaupungin hankinta-asiantuntija 

minna.tuuri@lappeenranta.fi