Sopimus ja sopimuksen seuranta

On tärkeää, että kestävyysvaatimusten toteutumisen seuranta suunnitellaan ja menettelyt kirjataan sopimukseen. Yrityksiä voi kannustaa jatkuvaan parantamiseen myös sopimusehdoilla. Tilaaja voi esimerkiksi antaa toimittajalle mahdollisuuden kehittää toimintaansa niin, että jotkin kestävyyteen liittyvät sopimusehdot toteutuvat asteittain sopimuskauden aikana. Sopimukseen voidaan myös asettaa kannustinmalleja, joissa toimittajalle esimerkiksi maksetaan bonusta jotakin sovittua tasoa paremman lopputuloksen toimittamisesta. Sopimuksen aikaiset kannustimet on ilmoitettava jo tarjouspyynnössä. 

On myös tärkeää määritellä sisäisesti, kenen vastuulla sopimuksen seuranta hankintaorganisaatiossa on. Sopimusvalvonnassa varmistetaan, että toimitetut tuotteet tai palvelut vastaavat tarjouspyynnössä vaadittuja kestävyysvaatimuksia. Lisäksi valvotaan, että toimittaja noudattaa sovittuja ympäristöasioiden hallintatoimenpiteitä tai täyttää asetut sosiaalisen vastuun vaatimukset. 

Keinoja sopimusvalvonnan toteuttamiseen ovat esimerkiksi 

  • Säännöllinen raportointi toimittajalta tilaajalle sopimuksessa sovituista tiedoista  

  • Pistokokeet  

  • Kolmannen tahon tekemä tarkastus