Julkisten hankintojen suunnittelussa tarvitaan kumppanuutta ja innovatiivisia toimintatapoja

Julkisten hankintojen suunnittelu- ja valmisteluvaiheessa ratkaistaan, miten kestävä ja käyttäjien tarpeeseen vastaava hankittava palvelu tai tuote on. Tähän tärkeään vaiheeseen on kehitetty uusi toimintamalli, joka soveltuu kunnille, muille julkisia hankintoja tekeville organisaatioille ja yrittäjille. Mallin keskeistä sisältöä ovat osallistavat toimintatavat, avoin viestintä ja pitkäjänteinen kumppanuuden rakentaminen kuntien ja yritysten välillä.

Julkisten hankintojen kokonaisarvo Suomessa vuonna 2021 oli noin 45 miljardia euroa*. Julkisen sektorin hankinnoilla voidaan luoda kysyntää uudenlaisille, kestävästi tuotetuille palveluille ja tuotteille. Muutos kohti kestävyyttä edellyttää kaikkien toimijoiden yhteistyötä. Kestävien julkisten hankintojen suunnittelun toimintamalli valmistui keväällä 2023 Laurea-ammattikorkeakoulussa. Malli kehitettiin asiakaskeskeisesti palvelumuotoilun keinoin ja se perustuu hankinta-asiantuntijoiden ja yritysten tarpeisiin. Mallin kehittämisessä tehtiin tiivistä yhteistyötä Uudenmaan liiton, KEINO osaamiskeskuksen, Espoon Seudun Yrittäjien kanssa ja lukuisten yhteistyökumppaneiden kanssa.

Lisää vuoropuhelua ja viestintää

Innovatiivisessa hankintaprosessissa hyödynnetään uusia toimintatapoja. Hankinnan valmistelussa ja suunnittelussa kartoitetaan tarjontaa, viestitään hankintatarpeista ja keskustellaan markkinoiden kanssa. Tavoitteena on löytää parhaat ratkaisut, jotka vastaavat tavoitteita.**



Toimintamallin kehittämistyön aikana kävi ilmi, että sekä yrittäjät että hankinta-asiantuntijat toivovat enemmän ja jatkuvampaa vuoropuhelua eri toimijoiden kesken. Näin totesi eräs haastateltu hankintavastaava:



”Eihän me olla kaikkien palveluiden tuottaja. Ei me voida tietää niistä palveluista, eikä me voida tietää niistä välineistä ja ei me voida tietää hinnoista. Niillä on niin paljon tietoa. Ja sitten tietysti näitä mahdollisesti uusia ratkaisuja kanssa. Jos me ei keskustella, niin ei me saada tietää. Sitten me voidaan kilpailuttaa jotain ihan ihmeellistä” (H8)



Teemahaastatteluiden, työpajojen ja kahdesta toimintamalliversiosta saadun palautteen perusteella muotoiltiin lopullinen kestävien julkisten hankintojen suunnittelun toimintamalli. Se on käytännönläheinen kokonaiskuva julkisten hankintojen suunnitteluvaiheesta. Malli soveltuu erilaisille ja erikokoisille kunnille riippumatta hankintaorganisaatiosta tai hankintojen volyymistä.

Linjaukset ja resurssit pohjana uudenlaisille toimintatavoille

Toimintamallin perusta on kunnan johdon vastuulla olevat toimintatavat, jotka luovat edellytykset hankinta-asiantuntijoiden ja yritysten vuoropuhelulle. Koska hankinnoilla toteutetaan kunnan strategiaa ja edistetään kestävyyttä, on johdon huolehdittava linjauksista, resursseista ja osaamisesta. Hankinta-asiantuntijoilla on oltava lupa kilpailuttaa eri tavalla kuin ennen. Tärkeiksi toimijoiksi kokonaisuudessa tunnistettiin myös hankintaneuvontaa tarjoavat organisaatiot.

Toimintamalli painottuu jatkuvaan vuoropuheluun ja viestintään, mutta tarjoaa myös uudenlaisia toimintatapoja yksittäiseen hankintaan. Innovatiiviset toimintatavat voivat olla pieniäkin asioita, joista voi lähteä liikkeelle. Näitä pieniä tekoja ovat esimerkiksi tulevista hankinnoista viestiminen, säännölliset tapaamiset yrittäjien kanssa tai tarjouspyynnön lähettäminen kommentoitavaksi yrittäjille.

 

Toimintamalli rohkaisee myös yrittäjiä markkinoimaan palveluitaan kunnalle ja vaikuttamaan aktiivisesti hankintoihin niiden suunnitteluvaiheessa.

Kestävien julkisten hankintojen suunnittelun toimintamalli on kehitetty Laurea-ammattikorkeakoulussa osana Helsinki-Uusimaa – Kestävä ja digitaalinen yrittäjyysalue 2021–2022 -hanketta. Laurean koordinoima hanke toteutetaan yhteistyössä Haaga-Helian, Metropolian ja lukuisten yhteistyökumppaneiden kanssa. Hanketta rahoittaa Euroopan aluekehitysrahasto osana Euroopan unionin koronapandemian johdosta toteuttamia toimia.

Toimintamalli Laurean verkkosivuilla

Raija Kaljunen

palvelumuotoilija, asiantuntija

Laurea-ammattikorkeakoulu

Kirjoittaja vastasi hankkeessa kestävien julkisten hankintojen suunnittelun toimintamallin kehittämistyön kokonaisuudesta.

Lähteet:

*Hankinta-Suomi-ohjelma: Julkisten hankintojen tilanne Suomessa

**Mikä on innovatiivinen hankinta?