Anbudspremier som verktyg i offentliga upphandlingar

Företagens åsikter är värdefulla för upphandlare

Företagens åsikter och marknadskännedom är en grundläggande del av förberedelsen av upphandling. De långvariga inklusive ansträngande förberedande faserna kan till exempel innehålla designtävlingar, förtydligande av innehållet i offertförfrågan eller alliansförhandlingar. Speciellt i stora projekt inom IKT och byggbranschen behövs ofta anbudsgivarnas expertis redan innan anbud lämnas in.

Upphandlingsproceduren som syftar till innovation är ofta ansträngande för anbudsgivare. Till exempel i innovationspartnerskap eller förhandlingsprocesser förväntas företagen bli bekanta med kundens utmaning, samt producera på konceptnivå ett lösningsförslag redan innan anbudsinfordran.

Förberedningen av upphandlingen kan medföra betydande kostnader för anbudsgivarna. Deltagande i till exempel allianspartnerskapets urvalsprocess har som ytterst bekostat anbudsgivare att gå miste om hundratusentals euro. Innovativa upphandlingsprocesser är mindre krävande, men kan ändå vara i förhållande till storleken på de deltagande företagen överväldigande. Huvudsakligen bör småföretag värdera om kassan kan tåla deltagande i långa, samt osäkra processer.

Med premier mera energi för utveckling av data- och cirkulära ekonomilösningar

Beställarna anser oftast att deras upphandling är attraktiv och ett tillräckligt incitament för att delta i framtida affärsmöjligheter. Ur beställarens synvinkel erbjuder workshops och dialoger också företag ett bra sätt att öka sin egen kundförståelse. Genom att uppnå fördelarna, bör tillräckligt av beställarens arbetsinsats reserveras till processen och lösningen indikerar på en trovärdig skalbar marknad. Oftast är dock resurserna för dialog inte tillräckligt ekonomiskt planerade och inga följande kunder är i sikte. Det finns en risk att de bästa företagen inte deltar i dialogen och engagerar sig inte heller i komplexa projekt med riskelement.

Till företag som deltar i arbetskrävande konkurrensutsättning kan betalas premier, där till exempel de tre bästa planerna belönas med ett belopp som anses vara lämpligt. Metoden är väl etablerad främst i arkitekt- och designtävlingar. Emellanåt även vid upphandlingar som utvecklar IT-sektorns bästa PoC, d.v.s. proof of consept, betalas ersättning för lösningen. Enligt åtminstone en undersökning utförd av KEINO-akademin, utnyttjas premien sällan på andra områden.

Nu bör den offentliga sektorn snabbt utveckla, samt införa lösningar som främjar till exempel cirkulär- och dataekonomi. Att utveckla nya lösningar kräver både av upphandlande enheterna och av företagen att engagera sig i ny teknik och även i kundförståelse. Dessa kan effektivt främjas genom upphandlingsmodeller som innehåller mera samverkan, såsom allianser och innovationspartnerskap. Alliansmodellens och innovativa upphandlingsförfarandens framgång är till en stor del baserad på dynamiken mellan individer och team. Av denna anledning bör den upphandlande enheten se till att förutsättningar för samarbetet ägnas särskild uppmärksamhet på.

Kräver ansvarsfull verksamhet betalning av premier?

Skulle det då vara värt att betala premier mera generöst? Vi tror att företagen skulle vara mer benägen att medföra sina idéer, om det är känt för någon form av kompensation. Kompensationen skulle även göra det möjligt för företag att delta mera aktivt i upphandlingsförberedelserna och uppfånga flera erbjudanden. I tillägg skulle trovärdigheten och förtroendet för offentlig upphandling och en känsla av rättvisa sannerligen minska kostsamma och tidskrävande klagomål.

En mer generös betalning av kompensation kan också motiveras ur ansvarsperspektivet, om upphandlingsprocessen inkluderar i förväg omfattande produktutvecklingsuppgifter eller workshops som varar i flera dagar. Vanligtvis behåller beställaren rättigheterna för de idéer och innovationer som uppkommer från Case-uppdrag och workshops, inklusive förlorande parten i konkurrensutsättningen.

Lyckligtvis har flera stora beställare, speciellt inom byggnadsbranschen börjat med att betala gottgörelse till de förlorade parterna och försökt genom detta säkerställa tillräckligt med intresse för projekt.  Generellt är då projekt värda hundratusentals euro. Upphandlande enheten bör ändå också i de minsta konkurrensutsättningarna fundera över sin egen premiestrategi.

Premiestrategin som en del av upphandlingsledningen

Vi tror även att små premier i förhållande till värdet av en upphandling kan leda till bättre och mer innovativa erbjudanden, samt att bevara marknadsintresset för offentlig upphandling. Dessutom kan en marknadsbaserad ersättningsmodell utvecklas för att uppmuntra idéer och innovation, till exempel inom ett alliansavtal. Detta motiverar till aktiv innovation. Premien får naturligtvis inte fungera som en förrättningsmodell för anbuds givare och bör inte heller tillämpas för upphandling av vanliga varor och tjänster.

Med en väl planerad belöningsstrategi kan vi förbättra upphandlingens kvalitet, men också för utvecklingen av marknadens funktion. Därför bör belöningsstrategin bli en del av upphandlingsledningen, mäta effekter och kommunicera om dem öppet.