Tarjouspalkkiot työkaluksi julkisissa hankinnoissa

Yrityksien näkemykset ovat arvokkaita hankintojen valmistelijoille

Yritysten näkemykset ja markkinatieto ovat olennainen osa hankintojen valmistelua. Pitkät ja työläät valmisteluvaiheet voivat sisältää esimerkiksi suunnittelukilpailuja, tarjouspyynnön sisällön tarkentamista tai allianssineuvotteluita. Erityisesti ICT- ja rakennusalan isoissa projekteissa tarjoajien osaamista tarvitaan usein paljon jo ennen tarjouspyyntöjen jättämisiä.

Myös innovaatioihin tähtäävät hankintamenettelyt ovat tarjoajille usein työläitä. Esimerkiksi innovaatiokumppanuus- tai neuvottelumenettelyprosesseissa yrityksiltä odotetaan jo ennen tarjouspyyntöä tilaajan haasteeseen perehtymistä ja konseptitasoisen ratkaisuehdotuksen tuottamista.

Hankinnan valmistelusta voi syntyä tarjoajille merkittäviä kustannuksia. Äärimmillään esimerkiksi allianssikumppanuuden valintaprosessiin osallistuminen on aiheuttanut hävinneille tarjoajille satojen tuhansien eurojen kustannukset. Innovatiiviset hankintaprosessit eivät ole yhtä työläitä, mutta voivat silti olla osallistuvien yritysten kokoon nähden ylivoimaisia. Erityisesti pienet yritykset joutuvat puntaroimaan kestääkö kassa osallistumista pitkiin epävarmoihin prosesseihin.

Palkkioilla puhtia data- ja kiertotalousratkaisujen kehittämiseen

Tilaajat pitävät usein omaa hankintaansa houkuttelevana ja tulevia liiketoimintamahdollisuuksia riittävänä houkuttimena osallistumiselle. Tilaajan näkökulmasta työpajat ja vuoropuhelut tarjoavat yrityksille myös hyvän keinon lisätä omaa asiakasymmärrystään. Jotta hyödyt saavutetaan, tulisi prosessiin varata riittävästi tilaajien työpanosta ja ratkaisulle viitoittaa uskottavasti skaalautuvaa markkinaa. Usein resursseja vuoropuheluun ei kuitenkaan budjetoida kylliksi eikä seuraavia asiakkaita ole näköpiirissä. Uhkana on, että parhaat yritykset eivät osallistu vuoropuheluihin eikä niitä saada mukaan kompleksisiin, riskielementtejä sisältäviin hankkeisiin.

Työläisiin kilpailutusprosesseihin osallistuville yrityksille voidaan maksaa tarjouspalkkioita, jolloin palkitaan vaikkapa kolme parasta suunnitelmaa sopivaksi katsotulla summalla. Tapa on vakiintunut lähinnä arkkitehti- ja suunnittelukilpailuissa. Silloin tällöin myös IT-alan kehittämistä sisältävissä hankinnoissa parhaista PoC, eli proof of consept –ratkaisuista maksetaan palkkioita. Muilla aloilla, ainakaan hankintojen KEINO-akatemiassa tehdyn kyselyn perusteella, palkkioita ei juuri hyödynnetä.

Nyt julkisella sektorilla tulisi vauhdilla kehittää ja ottaa käyttöön esimerkiksi kierto- ja datataloutta edistäviä ratkaisuja. Uusien ratkaisujen kehittäminen vaatii sekä hankintayksiköiltä että yrityksiltä uusien teknologioiden haltuunottoa ja asiakasymmärrystä. Näitä voidaan edistää tehokkaasti hyödyntämällä yhteistyötä sisältäviä hankintamalleja eli esimerkiksi alliansseja ja innovaatiokumppanuuksia. Allianssimallin ja innovatiivisten hankintamenettelyjen menestys puolestaan perustuu paljolti henkilöiden ja tiimien väliseen dynamiikkaan. Tästä syystä hankintayksikön olisi hyvä varmistua siitä, että yhteistyön edellytyksiin kiinnitetään erityistä huomiota.

Edellyttääkö vastuullinen toiminta palkkioiden maksamista?

Kannattaisiko palkkioita sitten maksaa avokätisemmin? Uskomme, että yritykset olisivat halukkaampia esittelemään ideoitansa, kun siitä olisi tiedossa edes jonkinlainen korvaus. Palkkiot mahdollistaisivat myös yrityksille aktiivisemman osallistumisen hankintojen valmisteluprosesseihin ja useampiin tarjouspyyntöihin tarttumisen. Lisäksi uskottavuus ja luottamus julkiseen hankintatoimintaan ja reiluuden tunne varmasti vähentäisi usein kalliita ja aikaa vieviä valituksia.

Avokätisempi palkkioiden maksaminen voisi olla perusteltua myös vastuullisuuden näkökulmasta, mikäli hankintaprosessiin sisältyy ennakkoon tehtäviä laajoja tuotekehitystehtäviä tai useita päiviä kestäviä työpajoja. Tyypillisesti tilaaja pidättää itsellään käyttöoikeudet Case-tehtävistä ja työpajoista syntyneisiin ideoihin ja innovaatioihin, myös tarjouskilpailun häviäjien osalta.

Onneksi yhä useammat isojen, erityisesti rakennusalan, hankkeiden tilaajat ovat viime vuosina alkaneet maksaa hävinneille tarjoajille palkkioita ja pyrkineet tällä tavalla turvaamaan riittävän kiinnostuksen hankkeisiin. Hankintojen arvo on tällöin tyypillisesti satoja miljoonia euroja. Hankintayksiköiden olisi syytä kuitenkin pienemmissäkin kilpailutuksissa pohtia palkkiostrategiaansa.

Palkkiostrategia osaksi hankintojen johtamista

Uskomme, että hankkeen arvoon suhteutettuna usein vähäisilläkin palkkioilla voitaisiin saada parempia ja innovatiivisempia tarjouksia sekä pitää yllä markkinoiden kiinnostusta julkisiin hankintoihin. Lisäksi ideoiden ja innovaatioiden kannustamiseksi esimerkiksi allianssisopimuksen sisällä voitaisiin kehittää markkina-arvoon perustuvaa palkkiomallia. Tämä motivoisi aktiiviseen innovointiin. Luonnollisesti tarjouspalkkiosta ei saa muodostua tarjoajille ansaintamallia eikä sitä ole syytä soveltaa tavanomaisten tavaroiden ja palvelujen hankintoihin.

Hyvin suunnitellulla palkkiostrategialla voidaan parantaa hankintojen laatua, mutta myös kehittää markkinoiden toimintaa. Siksi palkkiostrategia tulisi ottaa osaksi hankintojen johtamista, mitata vaikutuksia ja viestiä niistä avoimesti.