Användningen av ansvarskriterier vid kon-kurrensutsättning av livsmedelsupphand-lingar – Case Salo

Upphandlare

Salo stad

Föremål för upphandlingen

Stadens livsmedel

Upphandlingens effekter

Salo stad erbjuder dagligen 14 000 måltider vid skolor, daghem, sjukhus och servicehus för äldre samt som måltidsservice. Den genomförda konkurrensutsättningen styr livsmedelsupphandlingarna i Salo i fyra år. Enligt en uppskattning 2015 uppgick upphandlingarna till totalt cirka 72 miljoner euro, varav livsmedlens andel utgjorde uppskattningsvis 3 miljoner euro.

Bakgrund

Stadens upphandlingspolitiska program omfattar åren 2016–2019.  I programmet fastställs fyra strategiska riktlinjer:

  • Långsiktig planering och lönsamhet
  • Företagsvänlighet och livskraft
  • Innovativ och försöksinriktad verksamhet
  • Ansvarsfullhet.

Riktlinjerna kan följas till exempel genom att upphandlingarna följs upp, marknadsdialogen ökas, nya upphandlingsformer införs och upphandlingarna genomförs på ett ansvarsfullt sätt. Vid konkurrensutsättningen av livsmedelsupphandlingarna följdes alla dessa riktlinjer, vilket syns i programmets särskilda mål att genomföra livsmedelsupphandlingar på ett ansvarsfullt sätt.

Upphandlingens mål

Staden hade som mål att upphandla ansvarsfullt producerade högklassiga livsmedel. Målet var också att göra det möjligt för små lokala producenter att delta i anbudsförfarandet. 

Aktörer som deltagit i upphandlingen (på beställarsidan)

Upphandlingen genomfördes i samarbete med enheterna för måltids- och upphandlingstjänster.

TILLÄMPADE UPPHANDLINGSMETODER

Marknadsdialog

I juni 2017 ordnade staden ett evenemang med marknadsdialog där företagens representanter kunde kommentera och diskutera planerade kriterier i anbuden. Användningen av ansvarskriterier vid upphandling fick mycket beröm och positiv respons av företagen.  De ansåg det vara positivt att kraven på de utländska producenterna var desamma som på de finländska.

Dessutom underlättades små producenters möjligheter att delta i konkurrensutsättningen under processen. Företagsservicebolaget Yrityssalo ordnade ett separat evenemang där företag gavs råd om hur man ska besvara en offentlig anbudsförfrågan.

Kontraktsvillkor

Vid konkurrensutsättningen användes ansvarskriterier, som främjar djurens välbefinnande och hälsa och livsmedelssäkerheten samt beaktar upphandlingens miljökonsekvenser och socialt ansvar.

Konkreta kriterier fastställdes till exempel för användningen av antibiotika på produktionsdjur, kupering av svinknorrar och uppföljning av fotindex för kycklingar. Fotindex för kycklingar är en god indikator för djurens välbefinnande. Dessa var ovillkorliga krav vid konkurrensutsättningen: samma krav ställdes på alla anbudssökande.  

Urvalskriterier vid konkurrensutsättning:

  • Pris: 70 %
    Kvalitet: 30 %

Fördelar/Resultat

Som resultat av konkurrensutsättningen är alla de köttprodukter av helt kött som används vid Salo stads kostserviceenheter inhemska. Totalt sett ökade andelen inhemska livsmedel i stadens kostservice.

Upphandlade livsmedel

  • uppfyller de krav som ställs på livsmedel och livsmedelstillsyn i gällande lagar, förordningar, standarder och övriga myndighetsbestämmelser. (I praktiken används exempelvis antibiotika endast vid behov, svinknorrar kuperas inte och fotindex för kycklingar följs upp. Djurhållningen förutsätts alltså hålla den nivå som krävs av finländsk lagstiftning.)
  • Råvarornas ursprung kan spåras.
  • Köttprodukter kan spåras ända fram till gården eller slaktpartiet.
  • Livsmedlen innehåller inte genmanipulerade råvaror.
  • Livsmedlen innehåller inte natriumglutamat.
  • Produkterna har tillräckligt lång användningstid, så att den räcker fram till dagen efter följande leveransdag.

Trots att särskild vikt fästes vid små producenters möjligheter att delta i konkurrensutsättningen inkom inga anbud från lokala producenter.

Eventuella fortsatta åtgärder  

Kvaliteten på konkurrensutsatta livsmedelsupphandlingar följs upp också under kontraktsperioden: här undersöks det om staden säkert får den vara som den beställt och som kriterierna förutsätter.

 Kundens kommentar / Erfarenheter

”Allt som allt var upphandlingsprocessen mycket intressant. Det konkreta stödet från Motiva vid utarbetandet av kriterierna och diskussionerna med förtroendemännen och företagen var till stor nytta. Det var också fint att den lokala tidningen gjorde artiklar om vår upphandling. Det ökar transparensen gentemot kommuninvånarna och företagen.”

Tf. upphandlingsplanerare Maria Kulmala.

Exempel för andra

I sin upphandling utnyttjade Salo stad Motivas handbok om ansvarsfull upphandling av livsmedel. Syftet med handboken är att stödja aktörer inom den offentliga sektorn i att upphandla ansvarsfullt producerade livsmedel. Handboken innehåller ansvarskriterier och upphandlingsanvisningar för följande produktgrupper:

  • matfetter och vegetabiliska oljor
  • grönsaker och bär
  • spannmål och spannmålsprodukter
  • svinkött och svinköttsprodukter
  • fjäderfäkött och produkter av fjäderfäkött, ägg och äggprodukter
  • nötkött och nötköttsprodukter
  • mjölk och mjölkprodukter
  • fisk och fiskprodukter

Kriterierna i handboken har utarbetats i samarbete med livsmedelssektorn och de upphandlande enheterna. Kriterierna har redan utnyttjats vid flera upphandlingar i olika produktgrupper.

Ta del av handboken och kriterierna (på finska)

FAKTARUTA

De offentliga storköken serverar cirka 380 miljoner matportioner varje år, och den offentliga sektorn upphandlar mat och råvaror för 350 miljoner euro per år. Det är alltså inte likgiltigt hurdana kriterier som används vid dessa upphandlingar.