Vaihe 3: Laadi mittarit vaikutusten arvioimiseksi

Kun hankinnalle on määritelty tavoiteltavat myönteiset vaikutukset/muutokset, joiden toteutumista halutaan seurata,

1. etsitään tai luodaan sopivat mittarit, joilla tavoitteiden toteutumista voidaan seurata ja
2. määritetään erilaiset tavat kerätä, hallita ja analysoida tietoa.

Millä mitataan = mittarit

Esimerkkeinä mitattavista asioista käyvät vaikkapa käyttöaste, syntynyt kustannussäästö, vähentynyt palvelun tarve tai parantunut hyvinvointi (ks. taulukko 1).

Vaikuttavuustavoitteita ja mittareita määriteltäessä on hyvä pitää mielessä, että kaikkia asetettuja tavoitteita ei ehkä ole mahdollista mitata. Lisäksi mitattavuuteen saattavat vaikuttaa sellaiset tekijät, joihin palveluntuottaja ei voi vaikuttaa. Hankinnalla voi olla myös toivottuja tai ei-toivottuja sivuvaikutuksia, joiden olemassaolo olisi hyvä tunnistaa jo ennen varsinaisen hankinnan tekoa.

Valituilla mittareilla on oleellinen rooli tavoitteiden ja vaikutusten arvioinnissa, sillä usein mittarien antamien tulosten perusteella tehdään hankintaan liittyviä päätöksiä. Mittareiden tulisi olla niin yksiselitteisiä, ettei eri osapuolilla ole mahdollista tulkita niitä eri tavoin. Lisäksi mittaamiselle ja käytettäville mittareille tulisi asettaa selkeät ohjeet sekä varmistaa, että mittarien antamat tulokset ovat helposti raportoitavissa. Tärkeää on myös miettiä, millaista tietoa mittarit hankintojen vaikutuksista antavat; saadaanko mittareilla vain määrällistä eli numerotietoa vai saadaanko myös laadullista tietoa, joka usein antaa syventävää tietoa hankinnan vaikutuksista.

Hankintojen vaikutuksia mitattaessa tulee ottaa huomioon elinkaarimalli ja mitata vaikutuksia sekä lyhyellä että pitkällä aikajänteellä, hankinnan koko elinkaaren ajalta. Jos hankinnan tavoitteita on tarkoitus verrata ennen hankintaa olevaan ns. lähtötilanteeseen, pitäisi tästä lähtötilanteesta löytyä riittävän hyvää tietoa, johon hankinnalla mahdollisesti aikaansaatuja vaikutuksia/ muutoksia voidaan verrata.

Ennen tarjouspyynnön laadintaa on järkevää myös hahmottaa erilaisia skenaarioita siitä, onko vaikuttavuuspotentiaalin saavuttaminen mahdollista? Tällaisia skenaarioita voivat olla:

• hankinnalla onnistutaan saavuttamaan kaikki vaikuttavuustavoitteet
• hankinnalla onnistutaan saavuttamaan osa vaikuttavuustavoitteista 
• hankinnalla ei saavuteta asetettuja vaikuttavuustavoitteita

Tiedon keruu, hallinta ja analysointi

On hyvä pitää mielessä, että tavoiteltavien asioiden on oltava mitattavissa ja mitattavien tavoitteiden valinnassa olennainen tekijä on saatavilla olevan datan laajuus ja laatu; millaista tietoa vaikutusten mittaamiseen on saatavilla ja käytettävissä?

Mikäli hankinnan tavoitteita käytetään kriteerinä tarjousvertailussa, se asettaa vaatimuksia vaikutuksista kerättävälle tiedolle. Tiedon pitää olla todennettavissa alalla hyväksyttyjen menetelmien mukaisesti. Tässä vaiheessa käytössä oleva tieto voi olla myös ”lupaus” tulevista vaikutuksista. Tietojen toimittamisen työnjaosta tulee sopia tilaajan ja toimittajan kesken: kuka toimittaa seurantatiedot, miten ja milloin. Seurantatiedosta vastuussa olevalla taholla, oli se sitten tilaaja tai toimittaja, on oltava oikeudet tarvittaviin tietoihin.

On hyvä varautua siihen, että toimittaja ei välttämättä ole kykenevä toteuttamaan osittain tai kokonaan oleellisia tietoja tai itse toimintoja, ja luoda selkeä sopimusmalli, kuinka näissä tilanteissa toimitaan.