Miksi IoT-alustojen ja -ratkaisujen hankinta on haastavaa - etenkin innovatiivisesti?

IoT-alusta käsitteenä ja hankinnan kohteena on johtanut monenlaisiin tulkintoihin sekä hankintayksiköiden että tarjoajien osalta. Hankinnan suunnittelu- ja toteutusvaiheessa haasteita voi syntyä esimerkiksi sen osalta, mistä kukin osapuoli vastaa. Tämä korostuu erityisesti silloin, kun hankintaa tekee konsortio, ekosysteemi tai esimerkiksi organisaation useampi eri yksikkö. On myös muistettava määritellä yhdessä, mitä IoT-alustalla tässä yhteydessä tarkoitetaan.

IT-alan ilmiöistä asiantuntija-artikkeleita julkaisevassa Dzone-verkkolehdessä julkaistiin jo 2018 P. Scullyn artikkeli, jossa todetaan, että useat tuhannet yritykset kehittävät ensimmäisiä IoT-projektejaan. Useimmat niistä harkitsevat parhaillaan modulaarista IoT-ohjelmistoalustaa tietovirtojen hallintaan, sovelluskehityksen tukemiseen ja perusanalytiikkaan. Tällä haetaan alhaisempia kustannuksia, nopeampia hankkeita ja asiantuntevampaa tukea. “IoT-alustan valinta ei ole kuitenkaan yksinkertaista. Kaikki IoT-alustat eivät suoriudu asetettuista tavoitteista”, Scully toteaa ja ohjeistaa, että toimittajien valintaa voidaan tehdä kvalitatiivisilla kriteereillä, jotka voivat olla asiakas- ja alustakohtaisia.

KEINO-osaamiskeskus on jo useamman vuoden tarjonnut julkisille hankintayksiköille sparrausta innovatiivisiin digihankintoihin. Tällä hetkellä sparrausta on saatavilla erityisesti Innovation Broker -palvelun kautta.

Parhaillaan ollaan päättämässä syksyllä 2022 alkaneita Innovation Broker -sparrauksia, joista esimerkkeinä Helsingin kaupungin rakentamispalveluliikelaitos Staran ja Forum Viriumin yhteisen LiiDi2-hankkeen sekä Vaasan kaupungin ja eri korkeakoulujen yhteistä kaupunkiympäristön IoT-hankkeen sparraukset. *

Aiemmissa sparrauksissa koskien digitaalisia innovatiivisia hankintoja olemme havainneet tarpeen auttaa eri osa-alueiden asiantuntijoita keskustelemaan ratkaisua koskevista teknisistä ja toiminnallisista vaatimuksista. Usein haasteena, kuten aina IT-hankkeissa, on se, etteivät hankintojen, liiketoiminnan ja tietotekniikan asiantuntijat välttämättä aina puhu samoilla käsitteillä.

Erityisesti IoT-ratkaisuja koskevat keskustelut ovat osoittautuneet tavanomaista haastavammiksi, koska niissä tarvitaan usein myös muiden tekniikan alueiden kuin ohjelmistokehityksen tai IT-järjestelmien osaamista. Tällaisia osa-alueita ovat mm. luonnontieteet ja tiettyyn toimintaympäristöön liittyvät osa-alueet kuten sähkötekniikka, fysiikka, kemia, logistiikasta, liikennevalojen ohjaustekniikka tai laajempiin kokonaisuuksiin, kuten digitaalisiin kaksosiin liittyvät hankinnat, joissa yhdistyy paitsi erilaista substanssiosaamista myös monitahoisia strategisia ja liiketoiminnallisia motiiveja.

Innovatiivinen hankinnan kohde vai innovatiiviset hankintamenettelyt?

Innovatiivisissa hankinnoissa hankintamenettelynä on kyse hankinnoista, joihin ei markkinakartoituksen jälkeen ole saatavissa täysin tarpeet täyttäviä ratkaisuja tai ainakaan niitä ei ole markkinoilla useita. Innovatiivisten hankintamenettelyjen käytöstä on lakiin perustuvat määräykset siitä, kuinka ja koska niitä voidaan käyttää.

Innovatiiviset hankintamenettelyt yksinään eivät sovellu hankkeisiin, joissa on tiukat ja tarkasti ennakkoon esitetyt vaatimukset lopputulokselle tai joissa halutaan suoraan ryhtyä kehittämään ratkaisua vain yhden kumppanin kanssa. Esimerkiksi suunnittelukilpailu on yksi innovatiivisen hankinnan muoto, jossa kehitysvaihe täytyy toteuttaa ja sen lopputulokset arvioida nimettömänä (esim. Uuden julkisen rakennuksen arkkitehtuurikilpailu). Kyse ei siis ole ainoastaan “luovasta” tai “uudesta” ratkaisusta. Kokonaisratkaisu voi olla erittäin innovatiivinen ja uusi, vaikka sen kaikkia osia olisikaan hankittu nimenomaan innovatiivisilla hankintamenettelyillä ja päinvastoin.

Monissa digitaalisissa hankkeissa halutaan käyttää mm. hackathoneja osana markkinaan tutustumista ja yhteiskehittelyä yritysten kanssa. Kuvassa 1 ja 2 on esimerkkejä sparrauksissa käytetyistä yksinkertaistetuista kaavioista, joilla on pyritty avaamaan eri osa-alueiden asiantuntijoille, mistä innovativiisissa hankintamenetelmissä on kyse, ja miten mm. hackathoneja voidaan yhdistää menettelyihin niin, että niiden perusteella voidaan myös tehdä hankintoja ilman erillistä kilpailutusta.

Soveltuvatko innovatiiviset hankintamenettelyt IoT-hankintoihin?

Sparrausten aikana olemme tunnistaneet ainakin kaksi ongelmallista tavoitetta innovatiivisten hankintamenettelyjen käytössä:

1. Suuri uniikki kokonaisuus
   
   
   
   Kaikkien suurten järjestelmäkokonaisuuksien osalta markkinoiden tutkiminen aiheuttaa haasteen. Mitä uniikimpi kokonaisuus on, sitä varmemmin juuri sellaista kokonaisratkaisua ei markkinoilta löydy. Tämä korostuu erityisesti IoT-ratkaisuissa, koska ne voivat koostua jo laitteistotasolla hyvin yksilöllisistä tai monimuotoisista toteutuksista. Usein paremmat tulokset saavutetaan sillä, että ensin erotellaan kokonaisratkaisusta eri arkkitehtuuriosa-alueet ja rajapinnat ja tunnistetaan vaatimukset kullekin osa-alueelle erikseen. Markkinatutkimus voidaan tällöin kohdentaa osa-alueittain ja huomio kiinnittää niiden yhteentoimivuuteen. Tällöin voidaan tunnistaa hankinnoissa erityisesti ne osa-alueet, joihin ei löydy markkinoilta tyydyttävää ratkaisua sellaisenaan, mutta joihin voidaan löytää toimijoita, joilla olisi mahdollisesti puolivalmiita ratkaisuja tai halua kehittää sellaisia osana omaa tuotekehitystään. Esimerkiksi innovaatiokumppanuus voi silloin toimia pienellä korvauksella katalyyttinä markkinoiden kehitykseen myös laajemmin.
   
    
2. Toimittajariippumattomuus ja kustannussäästöt
   
   
   
   Usein julkisissa hankinnoissa tavoitellaan innovatiivisuutta siksi, että ei haluta jäädä toimittajaloukkuihin tai koetaan, että toimittajien valmiit ratkaisut ovat liian kalliita käytössä (esimerkiksi rajapintakustannukset). Nämä ovat tyypillisiä syitä hankintaan erityisesti IoT-hankinnoissa. Oletukset on aina syytä varmistaa laskelmilla. Laskelmien pohjaksi tarvitaan tietoa tapahtumamääristä sekä odotetuista säästöistä, tuloista tai vaikuttavuudesta.
   
   
   
   Raaka-datan keruu laitteista suoraan itse:

• Laitteen hankinta
• Suunnittelu- ja asennus
• Räätälöity firmware (tai SDK, API, Driver) 10 000-30 000 €, jos halutaan kerätä data raakana laitteista suoraan.
• IoT hubit pilvessä ovat halpoja (10-100 €/kk), mutta tarvitaan raakadatan keruu ja tallennus, tyypillisesti esim. data lake streaming palvelulla pilvessä alkaen 250 000 €
• Sovellukset IoT-palveluiden hallinnointiin (web, mobiili, ennakoiva kunnossapito ja muut älykkäät palvelut jne.) alkaen 20 000 - 100 000 € / vuosi yksinkertaisina, monimutkaiset kokonaisuudet räätälöitynä esim. 10x = 1-2 M€ + ylläpitokulut n. 10% vuos
• Datan analysointi- ja käsittelyresurssit ja osaamisen, datan ja rajapintojen mallinnus- ja dokumentointi
• Välilliset kulut projektin ja jatkuvan palvelun hallinnoimisesta ja ylläpidosta
  
  
  
  Vaihtoehtoisesti esimerkkejä valmisratkaisuista, joiden hyödynnettävyys ja kustannustaso tulisi selvittää:
  
   
• Valmis ohjelmisto sis. API yms.
• IoT-integraatioalusta
• Analysointipalvelu
• Palveluiden koordinoinnin ja ostamisen osaaminen

Sparrauksissa erityisesti LiiDi2-hankkeen osalta korostui hankkeen tavoite luoda ja tukea kaupunkitasoisia datankeruun ja esittämisen malleja,  niihin liittyviä IoT-asennusten vakiointeja sekä hankintoja, huomioiden samalla hankintaosaamisen tukeminen/kehittäminen, jotta hankintayksiköille olisi helpompaa jatkossa tunnistaa hankittavan kokonaisuuden osien väliset vaatimukset ja riippuvuudet, sekä eri osapuolten rooli hankkeessa ja hankinnassa. Siksi panostimmekin sparrauksessa oppimiseen ja menetelmiin.

Seuraavassa aiheeseen liittyvässä blogissa kuvataan sekä KEINO-sparrausten että muiden Osaangon asiakasprojektien aikana syntynyt helppokäyttöinen menetelmä vaatimusten ja ohjeistuksen tarpeen tunnistamiseksi IoT-ratkaisun eri osa-alueille ja osapuolille hankkeen ja hankinnan suunnitteluvaiheissa.

* Edellä mainittujen hankintojen sparrauksesta vastaa Osaango Oy:n Marjukka Niinioja, joka on vastannut myös monista muista digihankintojen sparrauksista KEINOssa ja sen ulkopuolella.