Vastuullinen toimistokalusteiden hankinta – Case Hansel Oy

TAUSTATIEDOT

Hankkija

Hansel Oy

Hankinnan kohde 

Toimistokalusteet ja niihin liittyvien palvelujen tuottaminen eli toimistokalusteiden dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS), jonka kautta Hanselin asiakkaat (Hansel-laki 3 §) voivat hankkia toimistokalusteita ja niihin liittyviä palveluita DPS:ään hyväksytyiltä toimittajilta. 

Hankinnan arvo 

Dynaamisen hankintajärjestelmän ennakoitu kokonaisarvo on enintään 210 000 000 euroa (ilman arvonlisäveroa). 

Sopimuskausi

DPS on voimassa kuusi vuotta ajalla 29.5.2019 - 30.5.2025, ja on kestonsa ajan avoin kaikille soveltuvuusehdot täyttäville toimittajille. DPS:ään perustuvat hankintasopimukset voivat olla voimassa enintään DPS:n päättymiseen saakka. 

Hankinnan tavoite 

• Hankkia ergonomisia, toimintavarmoja, kestäviä, laadukkaita, vastuullisesti tuotettuja, ympäristöystävällisiä ja elinkaarikustannuksiltaan edullisia toimistokalusteita. 

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat   

• Hansel Oy 

• Asiakastyöryhmä 

• Senaatti-kiinteistöt 

• Finnwatch Ry  

Hansel valmisteli kilpailutusta yhdessä asiakastyöryhmän kanssa, joka koostui valtionhallinnon asiantuntioista. Lisäksi kilpailutusta valmisteltiin Senaatti-kiinteistöjen kanssa. Hanselin laatimassa eettisen ohjeiston (Code of Conduct) valmistelussa keskusteluja käytiin Finnwatch Ry:n kanssa, ja heiltä saatiin kehitysehdotuksia ohjeiston sisältöön. 

Hankintamenettely 

Dynaaminen hankintajärjestelmä 

Hankinnan taustaa 

DPS:n tarkoituksena oli mahdollistaa Hanselin asiakkaille, eli valtionhallinnon yksikölle hankintayksiköille toimistokalusteiden yhteishankinta. Toteutetussa DPS:ssä Hansel on yhdessä asiakkaidensa kanssa halunnut varmistaa, että hankittavat toimistokalusteet on tuotettu sosiaalisesti vastuullisissa ja ympäristön kannalta kestävissä olosuhteissa.  

HANKINTAPROSESSI

Hankinnan valmistelu ja markkinavuoropuhelu  

Valmisteilla olevasta kilpailutuksesta julkaistiin ennakkotietoilmoitus, jonka perusteella kilpailutuksesta kiinnostuneet pystyivät ilmoittamaan halukkuudestaan osallistua  tekniseen vuoropuheluun. Tarjoajat saivat mahdollisuuden kommentoida hankinta-asiakirjaluonnoksia teknisessä vuoropuhelussa. 

Hankinnan kohteen vaatimukset  

Sopimustoimittajien tulee sitoutua Hanselin laatimaan Code Of Conduct – vastuullisuuden vähimmäisvelvoitteisiin sekä tuotteita koskeviin ympäristövaatimuksiin. Ympäristövaatimuksissa on otettu huomioon muun muassa haitallisten kemikaalien vähentäminen, tuotteiden ja pakkausten kierrätettävyys sekä luonnon monimuotoisuuden turvaaminen.  

Code of Conduct tukee puolestaan sosiaalisen vastuullisuuden toteutumista. Ehtojen mukaan toimittajien on mm. varmistettava, että kalusteiden verhoilukankaat kudotaan ja sähköpöytien sähkömoottorit kootaan asianmukaisissa olosuhteissa. Toimittajilla on velvollisuus varmistaa, että DPS:n piiriin kuuluvat tuotteet valmistetaan sosiaalisesti vastuullisesti myös valtioissa, joissa ei ole toimeenpantu riittävällä tavalla ILO:n perussopimuksia. Vastuullisuuteen ja ympäristökysymyksiin liittyvät ehdot on asetettu vähimmäisvaatimuksiksi, joten niitä ei enää käytetä asiakkaiden DPS:n sisäisten kilpailutusten vertailuperusteina.  

Sopimusehdot 

Toimittaja pyrkii sopimuskauden aikana parantamaan dynaamisen hankintajärjestelmän piiriin kuuluvien tuotteiden ja palveluiden vastuullisuutta ja ympäristöystävällisyyttä. Toimittaja vastaa myös siitä, että toimistokalusteet täyttävät tuotteita koskevat ympäristövaatimukset. Jokainen DPS:ään valittu toimittaja on saanut liittää sopimukseen lisäksi vapaaehtoisen selvityksen toimittajan ympäristöasioiden hallintatoimenpiteistä. Mikäli toimittaja on toimittanut vapaaehtoisen selvityksen, tulee toimittajan sopimusehtojen mukaan noudattaa selvityksessä antamiaan ympäristönhallintatoimenpiteitä. 

Jos toimittaja rikkoo vastuullisuuden vähimmäisvelvoitteitaan tai laiminlyö sovittujen toimenpiteiden toteuttamisen, Hanselilla on oikeus määrätä korjaavia toimenpiteitä. Jos toimittaja ei suorita sille määrättyjä korjaavia toimenpiteitä, on Hanselilla oikeus periä viivästyssakkoja tai viimekädessä päättää sopimus.  

Mahdolliset haasteet

Tuotteille oli haastavaa määrittää ympäristövaatimuksia tuotteiden erilaisten käyttötarkoitusten ja käytettävien materiaalien johdosta.  

Hyödyt/ Tulokset /Vaikutukset  

Mitä saatiin? 

Mahdollistettiin pitkäkestoinen yhteishankintaratkaisu, jossa on huomioitu kattavasti sosiaalisen vastuun ja ympäristövastuun vaatimukset. Vaatimukset toteutettiin sopimusehdoin ja toimittajille osallistumispyynnössä asetetuilla vähimmäisvaatimuksilla.  

Päästiinkö tavoitteisiin? 

Tavoitteet ovat toteutuneet toimittajille asetettujen vähimmäisvaatimusten osalta. Toimittajia ja heidän valmistamia tuotteita valvotaan lisäksi sopimuskauden aikana.  

Mitkä olivat hankinnan vaikutukset? 

Eettisesti ja ympäristöystävällisesti tuotetut toimistokalusteet sekä niihin liittyvät palvelut.  

Miten asiaa on seurattu sopimuskauden aikana?

Hansel ja toimittajat tekevät sopimuskaudella yhteistyötä vastuullisuuden toteutumiseksi.  Toimittajat ja Hansel tekevät sopimuskaudella yhteistyötä mm. sen edistämiseksi, että toimittajan toimitusketjussa olevien tuotteiden valmistuksessa maksetaan työntekijöille elämiseen riittävää palkkaa ja että niissä on muutoin olosuhteet, jotka ovat sopimuksen Code of Conduct –liitteen vastuullisuuden vähimmäisvaatimusten mukaisia. 

Mahdolliset jatkotoimenpiteet   

Sopimuksen mukaan toimittajan tulee viimeistään kuuden kuukauden kuluttua sopimuskauden alkamisesta Hanselin pyynnöstä pystyä toimittamaan lisäselvitys vastuullisuuden vähimmäisvaatimusten noudattamisesta tuotteiden valmistuksessa. DPS on tullut voimaan keväällä 2019, joten selvityksiä ei ole tämän vuoksi vielä tehty. Hanselilla on oikeus auditoida valitut toimittajat vastuullisuuden vähimmäisvelvoitteiden tarkastamiseksi.  

Velvoitteet koskevat myös sellaisia toimittajia, jotka hyväksytään DPS:ään myöhemmin sopimuskauden aikana. 

Hankkijan kommentti (Opittua) 

Jatkossa olisi hyvä käydä toimittajien kanssa keskustelua siitä, miten vastuullisuuden määrittelyssä voidaan paremmin huomioida toimittajien käytössä olevat voimavarat sekä mahdollisuudet vaikuttaa hankinnan kohteeseen liittyvien tuotteiden ja palveluiden tarjoamiseen. 

Keinot kiertoon  

Hankinnassa käytettyjä Code of Conductin mukaisia vastuullisuuden vähimmäisvaatimuksia voidaan soveltaa myös muihin hankintoihin. Tarkemmat ehdot tulee kuitenkin määritellä hankintakohtaisesti.

Lisätietoja

Lue kalusteiden pilottihankinnasta Finnwatchin julkaisusta Sanoista tekoihin - Sosiaalisen vastuun pilottiprojekti Hansel Oy:n ja KL-Kuntahankinnat Oy:n kanssa (sivut 13-17).

Kimmo Vuorela: kimmo.vuorela@hansel.fi