Esimerkki: Kilpailutuksen käynnistäminen

Jyväskylän nuorten syrjäytymisen ehkäisy

Kilpailutuksen käynnistäminen

Kesällä 2019 julkaistiin Jyväskylän kaupungin hankinnan tietopyyntö, jonka tarkoituksena oli kartoittaa markkinatilannetta ja potentiaalisia tarjoajia sekä tiedottaa tarjoajia tulevasta kilpailutuksesta. Kaikille tietopyyntöön vastanneille yrityksille järjestettiin esittelytilaisuus, jossa esiteltiin hankinnan tavoitteita ja etenemistä. Osallistumishakemuspyyntö julkaistiin joulukuussa 2019.

Erityistä huomiota tulee kiinnittää tarjouspyynnön sopimusluonnoksen tekemiseen, jotta se sisältää kaikki oleelliset vaikuttavuuden toteuttamiseen ja seuraamiseen liittyvät toimet yksiselitteisesti.

Sopimusluonnoksessa määritellään hankinnalle asetetut (vaikuttavuus)tavoitteet sekä millä tavoin ja kuinka usein näitä mitataan sopimuskauden aikana. Tämän lisäksi sopimusluonnokseen kirjataan sopimusaikaiset kannustimet, eli millä tavoin tavoitteiden saavuttamisesta palkitaan, ja sanktiot, eli seuraamukset siitä, jos tavoitteita ei saavuteta. Jotta saavutetut vaikutukset voidaan osoittaa syntyneen hankinnan toimittajan toimesta, on valittava useampi indikaattori/mittari tämän todentamiseen.

On myös huomioitava, että hankinnan vaikutusten seuranta ja mittaaminen sopimuskauden aikana vaatii huolellista panostusta ja että siihen varataan riittävästi osaamista, voimavaroja ja aikaa. Riittävän resursoinnin lisäksi on hyvä tiedostaa, että vaikuttavuustavoitteiden edistäminen ei ole yksistään hankinnan toimittajan käsissä, sillä myös tilaajan sekä muiden tahojen toiminnalla saattaa olla vaikutuksia hankinnan tavoitteiden toteutumiseen.

Hankinnan vaikuttavuuden ennakkoarviointi tähtää hankinnan huolellisen valmistelun lisäksi siihen, että sopimuskauden aikana voidaan seurata ennakkoarvioinnissa määriteltyjen vaikuttavuustavoitteiden toteutumista määriteltyjen mittareiden avulla. Sopimuskauden aikana pitää pystyä seuraamaan, saavuttaako hankinta sille asetettuja tavoitteita. Tämä on välttämätöntä etenkin niissä hankinnoissa, joissa toimittajalle maksetaan saavutetuista tuloksista eli vaikutuksista. Tavoitteiden seuraamisen lisäksi on tärkeää, että hankinnalle on asetettu sellaiset kannustimet, että toimittaja lähtee tavoittelemaan hankinnalle asetettuja vaikutuksia.

Lähteet ja lisämateriaalia:

Julkisten hankintojen yhdistys: Parhaita käytäntöjä hankintojen suunnitteluun ja markkinavuoropuheluihin

Green Net Finland: Markkinavuoropuhelu - Mitä se on ja miten se toteutetaan