Hankintojen vaikuttavuuden johtamisen kehitysohjelma 2019-2020

KEINO-osaamiskeskuksen maksuton kehittämisohjelma kestävien ja innovatiivisten julkisten hankintojen strategisesta johtamisesta johdolle sekä hankintoja tekeville, jotta hankinnoilla voitaisiin tukea organisaation innovatiivisuuden ja kestävyyden tavoitteita. Hankintojen vaikuttavuuden johtamisen kehitysohjelmassa organisaatiot voivat valjastaa hankinnat palvelemaan organisaationsa strategiaa: yhdessä muiden samassa tilanteessa olevien organisaatioiden kanssa – parhaiden asiantuntijoiden tukemana. 

KOHDERYHMÄ

Organisaation ylin johto (esim. kunnanjohtaja, johtoryhmän jäsen, toimialajohtaja) sekä hankintojen kanssa työskentelevät johtajat sekä asiantuntijat julkisella sektorilla (esim. hankintapäällikkö, hankinta-asiantuntija, hankintoja suorittavat substanssiasiantuntijat) . 

AIKATAULU & SIJAINTI

Yhteensä viisi jaksoa, joissa kaikissa kaksi lähiopetuspäivää eli yhteensä 10 lähiopetuspäivää aikavälillä marraskuu 2019-toukokuu 2020. Jaksot 1-3 järjestettiin pääkaupunkiseudulla normaalin työajan puitteissa.  Jaksot 4-5 järjestettiin Teamsissa.

JAKSO 1: HANKINTOJEN STRATEGINEN MERKITYS JA ORGANISAATION KEHITYSVAIHE/VALMIUSTASO  

ke 6.11. ja to 7.11.2019 

Jakson puheenjohtaja: johtava lakimies Katariina Huikko, Kuntaliitto 

Jakson tavoitteet:

• Orientoidutaan KEINO-akatemian keskeisiin teemoihin ja työskentelytapaan 

• Syvennetään omaa osaamista vaikuttavien, kestävien ja innovatiivisten, hankintojen johtamisesta 

• Perehdytään siihen, missä kehitysvaiheessa organisaation hankintojen strateginen johtaminen on 

• Inspiroidutaan suomalaisista ja kansainvälisistä esimerkeistä 

• Verkostoidutaan muiden kehittämisohjelmaan osallistuvien kanssa 

Ennakkotehtävä: Oman organisaation strategiset linjaukset, vahvuudet ja heikkoudet hankintojen johtamisessa, hankintojen johtamisen valmiustason määrittelykyselyn täyttäminen. 

Jakson jälkeinen tehtävä: Hankintaorganisaation kehitysvaihe (Valmiustaso-työkalun) (laajempi) täyttäminen ja analysointi

Kehityslähipäivien ohjelma

Jakso 1: kehityslähipäivien vierailevien esiintyjien videotaltioinnit

10 teesiä hankintojen menestyksekkääseen strategiseen johtamiseen – vt. Kunnanjohtaja Marjukka Manninen, Haapavesi 

Strategic public procurement - how we did it in Haarlem? - strategic procurement officer Sanne van Kamp, Haarlem, Alankomaat

Case-Vantaa: kokemuksia tunnistamis-/itsearviointityökalujen käytöstä strategisen hankinnan johtamisen kehittämisessä? -hankintajohtaja Tiina Ekholm, Vantaan kaupunki

JAKSO 2: HANKINTATIETO JA JOHTAMINEN

to 12.12. ja pe 13.12.2019

Jakson puheenjohtaja: Liisa Lehtomäki, Hansel

Jakson tavoitteet

• Rakennetaan viitekehys organisaation strategiselle hankintojen suunnittelulle, ohjaukselle ja kategorisoinnille
• Tunnistetaan strategisten tavoitteiden ja hankintojen vaikuttavuuden kannalta keskeisimmät hankintakategoriat/hankintakokonaisuudet

Ennakkotehtävä: Hankintavolyymi, miten sitä seurataan, kuka sitä seuraa ja millä työvälineellä ja kuinka usein? Millä kokonaisuuksilla seurataan?

Jälkitehtävä: Hankintapulssin hyödyntäminen hankinta-analyysissä ja Hankintaluotsin hyödyntäminen hankintakategorioiden tunnistamisessa

Katso kehityspäivien ohjelma täältä 

Jakso 2: kehityslähipäivien vierailevien esiintyjien videotaltioinnit

Hankintakategorioiden ohjaus ja organisointi - hankintajohtaja Ari Erkinharju, Espoon kaupunki

Miten hiilijalanjälkilaskennan avulla tunnistan eniten päästöjä aiheuttavat hankintakategoriat? - tutkija Hannu Savolainen, SYKE

Hankintakategorioiden ohjaus ja organisointi - oikeuspalvelut-yksikön päällikkö Katja Koskelainen, Väylävirasto

JAKSO 3: STRATEGISTEN LINJAUSTEN TOIMINNALLISTAMINEN

ke 12.2. ja to 13.2.2020

Jakson puheenjohtaja: Salla Koivusalo, Motiva

Jakson tavoitteet

• Kehitetään yhteinen ymmärrys hankintojen toiminnallistamiseen omassa organisaatiossa eri vaihtoehtojen näkökulmasta
• Tutustutaan organisaatioiden strategisten tavoitteiden toiminnallistamisen tapaan
• Tunnistetaan organisaation eri toimijoiden roolia strategisten hankintojen johtamisessa ja toteuttamisessa, mm. toimialat, johto, poliittinen johto
• Käydään läpi erilaisia tapoja organisoida sisäisiä ja ulkoisia asiantuntijoita ja sidosryhmiä hankintojen tavoitteelliseen suunnitteluun
• Perehdytään eri tapoihin tehdä yritysyhteistyötä, sekä miten innovatiivisuutta ja uudenlaisia toimintatapoja tuodaan hankintojen valmisteluun

Ennakkotehtävä johdolle: Miten hankintojen johtamiseen ja hankintoihin liittyvä päätöksenteko on organisoitu, mitkä ovat pullonkaulat ja mitä tulisi tehdä toisin?

Ennakkotehtävä asiantuntijoille: Missä kohtaa hankintojen suunnittelun, kilpailuttamisen ja sopimushallinnan operatiivista tekemistä tulisi tehdä toisin? Mitä se olisi? Kenen tulisi tehdä? Mikä on sinun roolisi? 

Katso kehityspäivien ohjelma täältä

Jakso 3: kehityslähipäivien vierailevien esiintyjien videotaltioinnit

Julkisen organisaation poliittisen johdon rooli hankintojen strategisessa johtamisessa - kaupunginhallituksen puheenjohtaja Sari Multala, Vantaan kaupunki

Hankinta-Suomi ja tulevaisuusskenaariot - finanssineuvos Tarja Sinivuori-Boldt, Valtiovarainministeriö ja johtava lakimies Katariina Huikko, Kuntaliitto

Hankintojen vaikuttavuus ja hallitusohjelman toimeenpano - erityisavustaja (talouspolitiikka) Jussi Pyykkönen, Sisäministeriö

"Case Verohallinto: ideasta ratkaisuksi -prosessi ja toimintamallit uusien ratkaisujen edistäjänä" - kehitys- ja tietohallintojohtaja Jarkko Levasma, Verohallinto

Näkökulma strategisten hankintojen toiminnallistamiseen - EU Urban Agenda -käsikirjan vaiheet esimerkkien valossa - johtava asiantuntija, Salla Koivusalo, Motiva

Lappeenrannan liiketoimintaekosysteemi - sidosryhmäjohtaja Johanna Väyrynen, Lappeenrannan kaupunki

JAKSO 4: HANKINTOJEN VAIKUTTAVUUS JA MITTAAMINEN

to 2.4. ja pe 3.4.2020

Jakson puheenjohtaja: Maria Merisalo, VTT, Annukka Berg, SYKE

Jakson tavoitteet

• Oppia, mitä ovat tulos- ja vaikuttavuusperusteiset hankinnat ja miten vaikuttavuustavoitteet ja tulosperusteisuus asetetaan osaksi hankinnan toteutusta 
• Ymmärtää, millaisia vaikutuksia hankinnoilla on ja millaista vaikuttavuutta niillä voidaan saada aikaan, miten vaikutuksia mitataan 
• Oppia, milloin ja miten vaikutusten ja vaikuttavuuden ennakkoarviointi tehdään 

Katso kehityspäivien ohjelma täältä

Jakso 4: webinaarin vierailevien esiintyjien videotaltioinnit

Julkisten hankintojen vaikutukset ja taloudellinen tarkastelu - case HSL:n sähköbussit, tutkija Santtu Karhinen

Vaikutusten hankinnan case: ehkäisevät perhepalvelut Vantaalla, erityisasiantuntija Leena Marila-Penttinen, Vantaan kaupunki

Kunnat ja vaikutusten hankinta, yliopistolehtori Jenni Airaksinen, Tampereen yliopisto

Vaikuttavuustavoitteiden määrittely, johtava asiantuntija Anna Tonteri, TEM

Mittarien laadinta vaikutusten arvioimiseksi - case Tampereen allianssimallin mittarien rakentaminen, erikoistutkija Matti Pihlajamaa, VTT

Vaikuttavuuskriteerit hankintojen kilpailutusprosessissa ja sopimuskaudella & Hankinnan vaikuttavuuden ja tuloksellisuuden mittaaminen ja seuranta – case Kotitori, Tampere, kehityspäällikkö Maria Röykkä, Hansel ja erikoistutkija Maria Merisalo, VTT

Ostolaskudatan hyödyntäminen organisaatiotasoisessa hankintojen vaikuttavuuslaskennassa - case innovaatiopotentiaali, erikoistutkija Mika Naumanen, VTT

Hankintojen vaikuttavuus palveluntuottajan näkökulmasta, kehitysjohtaja Miika Keijonen, Live Palvelut

Hankintojen vaikuttavuuden seuranta organisaatiotasolla Espoossa, kehityspäällikkö Veera Lavikkala, Espoon kaupunki

JAKSO 5: BENCHMARK-TYÖPAJA

ma 26.5 ja ti 25.8.2020

Jakson tavoitteet

• Päivän aikana osallistujat esittelevät, arvioivat ja vertailevat edistymistään, oppejaan ja kehittämistehtäviään
• Arvioinnin ja vertailun tavoitteena on paitsi arvioida kehitysohjelman tuloksia myös jakaa edelleen organisaatioiden kehittämiä hyviä käytäntöjä strategisten linjausten laatimiseen ja toiminnallistamiseen, merkittävien hankintojen tunnistamiseen, asiantuntijoiden ja markkinoiden osallistamiseen ja vuoropuheluun, vaikuttavuuden mittaamiseen ja arviointiin  
• Päivän jälkeen osallistujilla on hyvä käsitys eri toimintavaihtoehdoista ja osaavat soveltaa näitä omiin hankintoihinsa 

OHJELMA 

Ohjelman jaksokohtaiset pääpiirteet on kuvattu KEINO-akatemian esitteessä.

OSALLISTUJAT

Kehitysohjelmaan osallistuvat organisaatiot kävivät läpi kaksivaiheisen hakuprosessin, jossa hakemusten ja haastattelujen perusteella mukaan valittiin julkisorganisaatiota. Edellytykset hakemiseen ja ohjelmaan osallistumiseen on kuvattu KEINO-akatemian esitteessä. 

Kehitysohjelmassa vuonna 2019-2020 mukana olevat organisaatiot

OHJAUS JA TYÖKALUT

 Kehittämisohjelman vetäjinä ja asiantuntijoina toimivat paitsi KEINOlaiset myös ulkopuoliset luennoitsijat. 

Organisaatioille tarjottiin pilottikäyttöön upouudet sähköiset hankintatoimen työvälineet, kuten hankintamenojen Hankintapulssi-raportointiväline, organisaation hankintatoimen maturiteettiin eli kypsyysasteen analysointiin kehitetty kysely- ja raportointityöväline Hankintatutka sekä strategisten hankintojen osallistavan suunnittelun pohjalta kehitysohjelman aikana yhteiskehitettävä työväline Hankintaluotsi.  

Katsaus akatemiassa pilotoitaviin työkaluihin

TYÖSKENTELY 

Kukin organisaatio oli valinnut itselleen sopivan kehittämistehtävän, joka toteutettiin kehittämisohjelman aikana.

Merkittävä osa työskentelystä tapahtui pienteemaryhmissä, jotka muodostettiin osallistujien mielenkiinnon mukaan (esim. hiilineutraalius, kiertotalous, energia/materiaalitehokkuus, alustatalous ja innovatiiviset hankinnat yms.), kunkin organisaation hankintajohtamisen kypsyysaste huomioiden. Organisaation tarpeet ja lähtökohdat oli selvitetty hakuprosessin yhteydessä.