Hankintojen vaikuttavuuden johtamisen kehitysohjelma 2021-2022

OHJELMA & SIJAINTI

Hankintojen vaikuttavuuden johtamisen kehitysohjelma eli nk. KEINO-akatemian kolmas kausi alkaa lokakuussa 2021 ja päättyy helmikuussa 2022. Akatemia koostuu itseopiskelusta ja siihen liittyvien tehtävien tekemisestä sekä neljästä kehitys- eli sprinttijaksosta. Sprinteissä kehitetään sekä osallistujien tietoja että taitoja ja kuhunkin sprinttiin sisältyy yksi tapaaminen Microsoft Teams-alustalla, joka järjestetään normaalin työajan puitteissa. Kehittämissuunnitelman laatiminen edellyttää lisäksi työpajatyöskentelyä omassa organisaatiossa.

Sprinttien aiheet ja ajankohdat

1. SPRINTTI – STRATEGINEN JOHTAMINEN JA MUUTOSJOHTAMINEN

Milloin? Itseopiskelu lokakuu 2021 ja sprinttitapaaminen 4.11.2021
Kenelle? Asiantuntijat ja/tai ylin johto
Mitä? Tieto-osiossa tutustutaan julkisen sektorin strategisiin tavoitteisiin hankintatoimen osalta. Tarkastellaan organisaation strategisia tavoitteita ja sitä, miten hankintojen johtamisella tuetaan organisaation tavoitteiden saavuttamista. Taito-osiossa tutustutaan muutosjohtamisen edellytyksiin ja keinoihin.

2. SPRINTTI – ANALYSOINTI JA TIEDOLLA JOHTAMINEN, VIESTINTÄ

Milloin? Itseopiskelu marraskuu 2021 ja sprinttitapaaminen 2.12.2021
Kenelle? Asiantuntijat ja/tai ylin johto
Mitä? Tieto-osiossa tunnistetaan strategisten tavoitteiden ja hankintojen vaikuttavuuden kannalta keskeisimmät hankintakategoriat/hankintakokonaisuudet sekä tarvittava hankintojen organisointi ja työnjako. Tutustutaan hankintamenojen analysointiin hyödyntäen hankintakategoria-mallia ja sähköistä hankintamenojen analysointityövälinettä. Taito-osiossa tunnistetaan viestinnän keinoja ja kanavia, tutustutaan muutosviestinnän suunnitteluun sekä saadaan vinkkejä hankinnoista viestimiseen ja markkinavuoropuheluun.

3. SPRINTTI – HANKINTOJA OHJAAVAN STRATEGIAN TOIMINNALLISTAMINEN JA RISKIENHALLINTA

Milloin? Itseopiskelu joulukuu 2021 ja sprinttitapaaminen 19.1.2022
Kenelle? Asiantuntijat ja/tai ylin johto
Mitä? Tieto-osiossa kehitetään yhteinen ymmärrys hankintojen toiminnallistamiseen omassa organisaatiossa eri vaihtoehtojen näkökulmasta. Tutustutaan toiminnallistamisen työvälineisiin ja tunnistetaan organisaation eri toimijoiden rooli strategisten hankintojen johtamisessa ja toteuttamisessa. Taito-osiossa opitaan riskienhallinnan tasoista, vastuista ja prosessista sekä innovatiivisen hankinnan riskeistä.

4. SPRINTTI – VAIKUTTAVUUS JA MITTAAMINEN, HANKINTOJEN POLIITTINEN OHJAUS

Milloin? Itseopiskelu tammi-helmikuu 2022 ja sprinttitapaaminen 17.2.2022
Kenelle? Asiantuntijat ja ylin johto
Mitä? Tieto-osiossa rakennetaan viitekehys hankintojen vaikuttavuudelle ja sen mittaamiselle organisaatiossa. Opitaan, mitä ovat tulos- ja vaikuttavuusperusteiset hankinnat ja miten vaikuttavuustavoitteet ja tulosperusteisuus asetetaan osaksi hankinnan toteutusta. Tarkastellaan, millaisia vaikutuksia hankinnoilla on ja millaista vaikuttavuutta niillä voidaan saada aikaan sekä miten vaikutuksia mitataan. Opitaan, milloin ja miten vaikutusten ja vaikuttavuuden ennakkoarviointi tehdään. Taito-osiossa tutustutaan hankintojen poliittiseen ohjaukseen eli miten erilaiset strategiset ja poliittiset valinnat vaikuttavat hankintatoimeen sekä mitä luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden yhteistyössä tulisi huomioida.

TYÖSKENTELY

KEINO-akatemian työskentely koostuu itseopiskelusta, neljästä sprinttitapaamisesta sekä työpajatyöskentelystä.
Suuri osa akatemian työskentelystä tapahtuu itsenäisesti organisaation nimeämien henkilöiden toimesta. Itseopiskelua varten tarjotaan materiaalit digitaalisessa oppimisympäristössä, jossa työskentely pääasiassa tapahtuu. Itseopiskelumateriaalit pyritään julkaisemaan noin kuukausi ennen sprintin alkua. Itseopiskeluun on hyvä varata arviolta n. 10 tuntia koko akatemian ajalle.

Opittua vahvistetaan yhteisillä sprinttijaksoilla, joita on yhteensä neljä. Jokaiselle sprintille osallistuminen edellyttää ennakollista itseopiskelua sekä tehtävien tekemistä. Sprintit tarjoavat osallistuville vertaistukea sekä ajatusten vaihtoa ja tukevat näin organisaatioita niiden omilla kehittämismatkoilla.

Akatemian aikana jokaiselle osallistuvalle organisaatiolle laaditaan hankintatoimen kehittämissuunnitelma, joka voi olla muodoltaan esimerkiksi tiekartta tai Tulevaisuuspolku. Suunniteltujen askelmerkkien avulla osallistuva organisaatio pystyy entistä paremmin viemään hankintatoimen strategista johtamista ja kehittämistä eteenpäin omassa organisaatiossaan akatemian suorittamisen jälkeen.

KEINO-akatemian aikana organisaatiot tulevat myös kartoittamaan oman hankintatoimensa tilaa erilaisten analyysityökalujen avulla.

Katsaus akatemiassa käytettäviin työkaluihin

HAKUPROSESSI

Kehitysohjelmaan osallistuvat organisaatiot käyvät läpi kaksivaiheisen hakuprosessin, jossa hakemusten ja haastattelujen perusteella KEINO tekee päätöksensä ohjelmaan valittavista organisaatioista. Haastattelut suoritetaan syyskuussa 2021.

EDELLYTYKSET OSALLISTUMISELLE

1. Organisaatio on valmis laatimaan hankintatoimen kehittämissuunnitelman viidessä kuukaudessa.
2. Organisaation edustajien on sitouduttava itseopiskeluun ja työkirjan täyttämiseen ennen sprinttejä sekä osallistuttava kaikkiin sprintteihin ajalla lokakuu 2021 - helmikuu 2022.

HAKUAIKA KEINO-AKATEMIAAN PÄÄTTYI 3.9.2021.