Sopimus ja sopimuksen seuranta

""

Julkisissa hankinnoissa sopimusten tekoon ja sopimusten noudattamiseen liittyy osaamista, jossa hankintalain tuntemisesta on suuri hyöty. 

Perustietoa sopimuksesta ja sopimuksen seurannasta

Sopimusta laadittaessa on hyvä kartoittaa osaamistaan ainakin seuraavista olennaisista kokonaisuuksista:

  • sopimusmuutosten hallinta 
  • vaikutusten ja vaikuttavuuden todentaminen 

  • ennakoinnin ja riskien hallinta 

  • sopimusriitojen ratkaisu 

Perustietoa sopimuksen laatimisesta ja seurannasta löydät hankinnat.fi-sivustolta.

Kestävyysnäkökohtien huomioiminen sopimuksesessa ja sopimuksen seurannassa

On tärkeää, että kestävyysvaatimusten toteutumisen seuranta suunnitellaan ja menettelyt kirjataan sopimukseen. Yrityksiä voi kannustaa jatkuvaan parantamiseen myös sopimusehdoilla.

Tilaaja voi esimerkiksi antaa toimittajalle mahdollisuuden kehittää toimintaansa niin, että jotkin kestävyyteen liittyvät sopimusehdot toteutuvat asteittain sopimuskauden aikana. Sopimukseen voidaan myös asettaa kannustinmalleja, joissa toimittajalle esimerkiksi maksetaan bonusta jotakin sovittua tasoa paremman lopputuloksen toimittamisesta. Sopimuksen aikaiset kannustimet on ilmoitettava jo tarjouspyynnössä. 

On myös tärkeää määritellä sisäisesti, kenen vastuulla sopimuksen seuranta hankintaorganisaatiossa on. Sopimusvalvonnassa varmistetaan, että toimitetut tuotteet tai palvelut vastaavat tarjouspyynnössä vaadittuja kestävyysvaatimuksia. Lisäksi valvotaan, että toimittaja noudattaa sovittuja ympäristöasioiden hallintatoimenpiteitä tai täyttää asetut sosiaalisen vastuun vaatimukset. 

Keinoja sopimusvalvonnan toteuttamiseen ovat esimerkiksi 

  • Säännöllinen raportointi toimittajalta tilaajalle sopimuksessa sovituista tiedoista  

  • Pistokokeet  

  • Kolmannen tahon tekemä tarkastus 

Innovaatiomyönteisyyden huomioiminen sopimuksessa ja sopimuksen seurannassa

Hankintasopimus on innovaatioihin kannustava, kun siihen sisältyy tuotteen tai palvelun  kehitystyötä ja/tai kehitystyöhön siihen kannustavia ehtoja. Tämä voi tarkoittaa erillistä tutkimus- ja  kehityspalvelua tai palvelutuotannon yhteydessä tapahtuvaa kehittämistä sopimuskauden  kuluessa esim. 

  • uuden tavaran tai palvelun (innovaation) kehitystyötä sisältävä sopimus (T&K-hankinta tms.)    
  • innovaatioihin kannustava palvelutuotannon sopimus. (sopimuskannusteet tms.) 

Lisäksi sopimukseen voidaan sisällyttää tulosperusteisia bonus-sanktiomalleja, jotka ohjaavat toimittajaa sopimuskaudella.  

Syvennä osaamistasi hankinnan muista vaiheista

Suunnittelu

Markkinakartoitus

Kilpailutus

Vaikuttavuuden arviointi