Hankinnan suunnittelu: tavoitteena innovatiivisuus

Tilaajana toimiva hankintayksikkö voi päätyä suunnittelemaan (ja lopulta toteuttamaan) innovatiivisen hankinnan, jolloin tavoitteena ei sinänsä ole innovatiivisuus itsessään vaan tarve tai mahdollisuus parantaa hankittavaa tuotetta tai palvelua, tai vastata tunnistettuun hankintatarpeeseen ostamalla kokonaan uusi tuote tai palvelu. Yhtä lailla hankinta voi mahdollistaa uuden liiketoimintamallin toteutumisen tai hyödyntää markkinoilla jo olemassa olevaa liiketoimintainnovaatiota. 

Hankintaa suunniteltaessa/valmisteltaessa lähdetään liikkeelle tarpeesta ja tavoitteesta eli määritellään, millaista vaikuttavuutta eli yhteiskunnallista hyötyä tilaaja haluaa saada aikaan. Innovatiivisen hankinnan suunnittelussa/valmistelussa korostuu tilaajalle ja erityisesti loppukäyttäjälle tavoiteltava hyöty. Hyöty syntyy hankinnan kohteena olevan tuotteen tai palvelun kautta, tai hankinnan mahdollistaman uuden liiketoimintamallin lopputuloksena.  Sen jälkeen määritellään, millaiset myönteiset vaikutukset eli konkreettiset muutokset saavat aikaan tavoiteltavan hyödyn ja vastaavat tilaajan tarpeeseen. Nämä vaikutukset asetetaan hankinnan kohteeksi.  

Kun hankinnan tavoitteena on innovatioiden edistäminen, on tärkeää  

  • kartoittaa markkinoilla jo olemassa olevaa tuotteiden, teknologioiden ja ratkaisumallien tarjontaa,  

  • tarkastella omaa hankintatarvetta ja hankinnan kohdetta kriittisesti erityisesti hankinnalle asetettujen tavoitteiden kautta,  

  • viestiä omista tarpeistaan markkinoille esimerkiksi tietopyynnön muodossa,  

  • käydä vuoropuhelua markkinatoimijoiden kanssa löytääkseen parhaat ratkaisut hankintatarpeensa täyttämiseksi.  

Hankintojen strategisten linjausten sivultamme, voi lukea lisää aiheesta innovaatioiden edistäminen julkisissa hankinnoissa.

Ratkaisuvaihtoehtojen kartoittaminen ja erilaisten ratkaisuvaihtoehtojen kypsyys vaativat markkinakartoitusta/-analyysiä ja vuoropuhelua yritysten sekä muiden hankintayksiköiden kanssa. On usein perusteltua hakea vertailukohteita myös kansainvälisestä ympäristöstä; vaikka kohdemarkkina on erilainen, voivat hyvät ideat olla jalostettavissa omaan käyttöön. Edelleen muiden toimialojen kokemukset ja ratkaisumallit hankintatarvetta vastaaviin haasteisiin voivat osoittautua käyttökelpoisiksi.   

Hankinnan valmistelun yhteydessä tilaajan saavuttama ymmärrys heijastuu hankinnan kohteen määrittelyyn.  

Hankinnan kohteen määrittely

Hankinnan kohteen määrittely antaa tilaa innovatiivisille ratkaisuille, kun määrittelyssä keskitytään hankinnan kohteelta edellytettäviin toiminnallisuuksiin, suorituskykyyn, laatuun sekä vaikutuksiin. Keskeistä ei niinkään ole se, miten toiminnallisuudet toteutetaan tai mitä suoritteita tarjoajan on toimitettava, jotta haluttu lopputulos saadaan aikaan. 

Innovatiivinen hankinta vaatii sekä tilaajalta että toimittajalta ajattelutavan muutosta. Tilaajan rooli muuttuu tarkkojen kriteerien määrittelijästä tulostavoitteen asettajaksi ja seuraajaksi. Samalla toimittajan rooli muuttuu valmiiksi määriteltyjen asioiden suorittajasta innovatiiviseksi vaikutusten tuottajaksi. Tilaaja voi esimerkiksi autojen sijasta ostaa puhdasta ja sujuvaa liikkumista, ja toimittaja voi tuottaa sen haluamallaan tavalla. 

Innovatiivisen hankinnan kohdetta voidaan jäsentää seuraavasti: 

  • Innovatiivisen ratkaisun hankinta (PPI) 

Hankinta kohdistuu täysin uuteen ratkaisuun, jota ei aiemmin ole ollut markkinoilla. Hankintayksikkö voi fokusoitua määrittelyssä esimerkiksi kuvaamaan lopputuloksen, joka hankinnan kohteella tulee saada aikaan. 

  • Esikaupallinen hankinta (PCP)

​​​​​​​Hankinta kohdistuu uuden ratkaisun kehitystyöhön. Hankintayksikkö ei kuitenkaan sitoudu hankkimaan kehitystyön lopputuloksena syntyvää ratkaisua. Hankintayksikkö voi määrittelytyössään keskittyä esimerkiksi yksilö- tai tiimitason kompetensseihin ja toimialaymmärrykseen, joita tarvitaan kehitystyön menestyksekkääseen läpivientiin. 

  • Innovaation hankinta 

Hankinta kohdistuu uuden ratkaisun kehitystyöhön, ja hankintayksikkö sitoutuu ostamaan sen lopputuloksena syntyvän tuotteen. Hankintalain (1397/2016) tarjoama innovaatiokumppanuus-hankintamenettely on harkinnanarvoinen menettely, etenkin jos hankintayksikkö haluaa kompensoida tarjoajia ratkaisun kehitystyöstä.  

  • Innovaatioiden diffuusiota edistävä hankinta 

Hankinta kohdistuu ratkaisuun, joka on käyttöönotettu jo muualla, mutta hankintayksikölle uusi. Tällöin hankintayksikkö edistää toimillaan ratkaisun leviämistä ja käyttöönottoa markkinassa. Tällaisessa hankintayksikössä korostuvat teknisen vuoropuhelun merkitys sekä sopimuskauden aikainen toiminta.  

  • Katalyyttinen hankinta 

Hankinta kohdistuu uuteen ratkaisuun. Tavoitteena on lisäksi käynnistää ja vahvistaa tuotteen kysyntää laajemmin markkinoilla, esimerkiksi yksityisen sektorin tai muiden hankintayksiköiden keskuudessa. Katalyyttistä hankintaa suunnittelevan hankintayksikön tulee kiinnittää erityistä huomiota hankinnan kohteen immateriaalioikeuksiin, jottei se tarpeettomasti haittaa ratkaisun laajempaa käyttöönottoa.  

Hankittavan palvelun toteutustavassa innovatiivisuus voi tarkoittaa esimerkiksi julkisen toimijan ja yksityisen yrityksen välistä, uudenlaista yhteistyö- tai kumppanuusmallia. Lisäksi hankintayksikkö voi kartoittaa uusiin liiketoimintamalleihin liittyviä innovaatioita, tai mahdollisuutta fasilitoida kilpailutuksen avulla uusien, innovatiivisten liiketoimintamallien syntyä.  

Hankintamallin valinta  

Hankittaessa organisaatiolle uutta tai merkittävästi parannettua tuotetta tai palvelua on hankintamallin valinnassa huomioitava erilaisia tekijöitä. Esimerkiksi mikä on yritysten valmius tarjota tarpeita vastaava ratkaisu. On mahdollista, että markkinoilla on tarpeeseen sopiva valmis tuote tai palvelu - joko muualla jo käytössä oleva tai ei referenssejä asiakastoimituksista vielä omaava. Tässä tilanteessa kilpailutuksessa voidaan käyttää avointa menettelyä. Jos markkinoilla on lupaavalta vaikuttavia puolivalmiita ratkaisuja, niin yksi mahdollisuus ennen varsinaista kilpailutusta on toteuttaa pilotointi julkisena hankintana uusien ratkaisujen kokeilemiseksi. Esikaupallinen t&k-hankinta soveltuu tilanteiseen, jossa on olemassa relevanttia osaamista ja teknologiaa, mutta uusi ratkaisu vaatii kehitystyötä.  

Hankintamallin valintaan vaikuttaa myös se, ollaanko hankkimassa kokonaisuuden muodostavaa ratkaisua vai onko hankinnan kohde sellainen, että siihen voidaan liittää uusia (mahdollisesti ei vielä kehitettyjä) elementtejä ja osia. Yhtä lailla sopivaa hankintamallia valittaessa on hyvä tarkastella prosessia potentiaalisten tarjoajien kannalta, esimerkiksi miten sopimuskauden aikana kehitettävä ratkaisu on monistettavissa ja suojattavissa.

Tavoitteena hankinnan innovatiivisuus? Tutustu myös:

Askeleet innovatiivisiin hankintoihin

Osaamiskeskusohjelman (OSKE) Innovatiiviset ja vastuulliset julkiset hankinnat - hankkeen valmennusaineiston pohjalta syntynyt oiva oppimateriaali aiheesta. Hankkeeseen osallistui kolme varsinaissuomalaista hankintatiimiä, Turun AMK:n IT-hankintatiimi, Turun yliopiston Funktionaalisten

lateral-image-right

Syvennä osaamistasi myös hankinnan muista vaiheista

Markkinakartoitus

Kilpailutus

Sopimus ja seuranta

Vaikuttavuuden arviointi