VAIHE 3: Ole vuorovaikutuksessa kiinnostuneiden tarjoajien kanssa

""

Tietopyynnön julkaisun jälkeen ja vastausajan päätyttyä hankintayksiköllä on lista yrityksistä, jotka ovat kiinnostuneita hankinnasta. Mitä sitten tapahtuu?

Hankintayksikkö voi käyttää vuorovaikutuksessa tarjoajien kanssa seuraavia keinoja: 

  • Yhteiset informaatiotilaisuudet kaikille tarjoajille kasvokkaiskokouksena tai etäkokouksena
  • Yhteinen asiakirjojen kommentointikierros ennen tarjouspyynnön julkaisemista
  • Yrityskohtaiset tapaamiset tarjoajien kesken

""

Informaatiotilaisuudet

Infotilaisuudessa kaikille ilmoittautuneille tarjoajille kerrotaan yhteisesti hankinnan toteutuksesta, aikataulusta ja hankinnan taustasta. Kyse on useimmiten lyhyistä 1-2 tunnin tilaisuuksia, joissa kuvataan alustavia suunnitelmia hankinnan kohteesta, taustalla olevasta hankintatarpeesta, hankinnalle asetetuista tavoitteista, hankinnan sisällöstä ja hankinnan etenemisestä. Mukana voi olla myös hankittavan palvelun loppukäyttäjien puheenvuoroja.

Informaatiotilaisuuteen voi sisältyä vapaa kysymys-vastaus -osio, jossa kysymysten ja vastausten hallintaa voi tehostaa esim. tarkoitukseen soveltuvan IT-työkalun tai interaktiivisen alustan avulla.

Vinkkejä informaatiotilaisuuden järjestämiseen:

  • Harkitse informaatiotilaisuuden tallentamista, jotta ne tarjoajat, jotka eivät päässeet paikalle tilaisuuteen, voivat hyötyä tilaisuuden sisällöstä. 
  • Huomioi etäyhteyksien kautta osallistuvat tarjoajat ja varmista, että tilaisuus voidaan toteuttaa tarvittaessa kokonaan etänä.
  • Varmista tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu ja lähetä esitetty materiaali jälkikäteen osallistuneille ja kaikille kiinnostuneille. Huomioi riskit liittyen tarjoajien väliseen kiellettyyn yhteistyöhön. Lisätietoa tästä löytyy muun muassa sivuilta ajankohtaistakilpailusta.fi sekä OECD:n julkaisusta Recommendation On Fighting Bid Rigging 2012.

Lataa tästä muistilista ja vinkit informaatiotilaisuuksiin ja yrityskohtaisiin tapaamisiin

""

Yrityskohtaiset tapaamiset

Yrityskohtaiset tapaamiset ovat hyvä käytäntö kutsua kaikki ennakkoilmoitukseen ja tietopyyntöön vastanneet tarjoajat mukaan markkinavuoropuheluun. Tapaamiset ovat useimmiten lyhyitä tilaisuuksia, joissa tavataan vain yksi yritys kerrallaan. Kaikille tarjoajille yhteisten informaatiotilaisuuksien tapaan yrityskohtaisessa tapaamisessa kuvataan alustavia suunnitelmia hankinnan kohteesta, taustalla olevaa hankintatarvetta, hankinnalle asetettavia tavoitteita, hankinnan sisältöä ja hankinnan etenemistä. Yrityskohtaisten tilaisuuksien eduksi voi osoittautua, että hankintayksikkö saa esimerkiksi kahdenvälistä informaatiota tarjoajakentästä tai pääsee perehtymään yritysten tuotedemoihin. Yrityskohtaisissa tilaisuuksissa hankintayksikkö voi vastaanottaa tarkempaa yrityskohtaista tietoa tulevista yksittäisten yritysten suunnitelmista yhteisiin informaatiotilaisuuksiin nähden.

Tapaamisia voidaan järjestää kasvokkaistapaamisena, puhelinkeskusteluna tai verkkoalustalla (esim.Teamsin, Skypen tai muun vastaavan videokuvan mahdollistavalla alustalla). Etukäteismateriaalia voidaan toimittaa keskustelun pohjaksi. Lisäksi voidaan, ja olisi olennaista, viestiä tarjoajille etukäteen, mitä asioita tilaisuudessa on tarkoitus käsitellä, mitä ei käsitellä ja miten tilaisuuteen tulee valmistautua. Agenda ja ajankäyttö tulee toimittaa kaikille tapaamisiin osallistuville yrityksille samanlaisena.

 
Vinkkejä yrityskohtaisten tilaisuuksien järjestämiseen

  • Muista pitää tilaisuuksista hankintayksikölle tarkoitettua pöytäkirjaa ja tee muistiinpanoja. Kysymykset voi kirjata ylös ja päivittää tarjouspyyntöä kysymysten mukaisesti. 
  • Varmista tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. Tämä tarkoittaa sitä, että
  • Tietoa jaetaan tasapuolisesti kaikille prosessissa mukana oleville.
  • Yksittäistä tarjoajaa ei saa suosia tilaisuudessa esimerkiksi vastaamalla tarjoajan esittämiin, joskus hyvinkin yksityiskohtaisiin kysymyksiin.
  • Huolehdi, ettei yksittäinen tarjoaja pääse liikaa määrittämään tarjouspyynnön sisältöä.
  • Toimita yhteenveto- ja kiitosviesti tarjoajille tilaisuuksien jälkeen. Kuvaa viestissä, miten prosessi etenee.

Lataa tästä muistilista ja vinkit informaatiotilaisuuksiin ja yrityskohtaisiin tapaamisiin

""

Kirjalliset vuoropuhelut eli asiakirjojen kommentointi

Markkinakartoituksen yhteydessä voidaan toteuttaa kommenttikierros hankintayksikön valmistelemien tarjouspyyntöasiakirjojen kohdalta. Kierroksella tarjoajia voidaan pyytää esimerkiksi vastaamaan toimitettuun materiaaliin kohdistuviin hankintayksikön esittämiin kysymyksiin. Hankintayksikkö voi myös pyytää täsmäkommentteja mietinnän alla oleviin tarjouspyyntömateriaalin kohtiin. Osana markkinakartoitusta tai markkinavuoropuhelua voidaan toteuttaa kommentointikierros hankintayksikön valmistelemaan materiaaliin pohjautuen.

Miksi toteuttaa kommentointikierros?

Kirjallinen kommentointi on tehokas keino saada pienellä vaivalla paljon tietoa tarjoajien ajatuksista. Kommentointikierroksen tarkoituksena on kartoittaa tarjoajien mielipiteitä laajoihin, tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin tai yksityiskohtiin.

Milloin toteuttaa kommentointikierros?

Kommentointikierros tulee tehdä ennen tarjouspyynnön julkaisemista. Kommentointikierroksen ajankohta on oikea, kun kommentoitavaksi tarkoitettu dokumenttimateriaali on niin valmis, että tarjoajat voivat esittää siitä perustellun näkemyksensä. Toisaalta hankintayksikön on oltava valmis muokkaamaan materiaalia tarjoajien hyvien havaintojen pohjalta.

Huomioi kommentointikierros kilpailutuksen aikataulutuksessa.

  • Tarjoajille tulee antaa riittävästi aikaa kommentoitavan materiaalin läpikäyntiin.
  • Varaa myös runsaasti omaa aikaa kommentteihin tutustumiseen ja tarjouspyynnön päivittämiseen kommenttien pohjalta. 

Miten toteuttaa kommentointikierros?

Kaikille hankinnasta kiinnostuneille ja ilmoitukseen vastanneille lähetetään materiaalia, josta on mahdollisuus esittää kommentteja ja muutosehdotuksia tiettyyn määräaikaan mennessä sähköpostilla tai verkkoalustaa käyttäen. Tyypillisimmin materiaali muodostuu hankintayksikön laatimista asiakirjaluonnoksista. Tavanomaista, tekstimuotoista dokumentaatiota voi rikastaa toimittamalla myös kuvia, videomateriaalia tai muuta dataa.

Hankintayksikön on oltava valmis sisällyttämään tarjoajien hyvät ideat osaksi tarjouspyyntöä. On tarpeellista myös huolehtia siitä, että tarjoajien fokus suuntautuu materiaaliin oikealla tavalla ja pyrkiä varmistamaan, että pyydetyistä kommenteista ja kannanotoista on hankkijalle aitoa hyötyä tarjouspyynnön viimeistelyssä.

Muistilista kirjallisiin vuoropuheluihin

  • Varaa riittävästi (esim. 1-2vk) vastausaikaa suhteessa materiaalin laajuuteen
  • Lähetä sama materiaali kommentoitavaksi kaikille tarjoajille
    • Voit pyytää materiaaliin yleistason kommentteja tai tarjoajien näkemystä asioihin, jotka ovat hankintayksikön kannalta avoimia tai mietinnän alla. 
  • Ilmoita tarjoajille selkeästi,
    • että kyse on dokumenttiluonnoksista ja ne tulevat päivittymään kommenttien perusteella. 
    • jos materiaali on osin tai kokonaan luottamuksellista.
  • Huomioi, että tarjoajat voivat tarvita alihankkijaverkostonsa tai muiden ulkoisten asiantuntijoiden tietoja vastausta laatiessaan,
  • Suosi suoria kysymyksiä tarjoajille
    • Sisältääkö alustava vaatimusmäärittely vaatimuksia, joita tarjoamanne tuote ei täytä?
    • Onko sopimusluonnoksessa ehtoja, joihin yrityksenne ei pysty sitoutumaan?
    • Millaisia ekologiseen tai sosiaaliseen kestävyyteen kohdistuvia vaatimuksia hankintaan voisi sisällyttää?
    • Millaista lisäinformaatiota tarvitsette esitetyn luonnosdokumentaation lisäksi, jotta voitte hinnoitella tarjouksenne mahdollisimman tarkasti?
  • Pyydä perustelut ja mahdolliset lisämateriaalit vastauksiin
    • Tekstimuotoisten vastausten lisäksi voit pyytää halukkaita tarjoajia toimittamaan esimerkiksi videomuotoisen esittelyn tuotteestaan, näyttökuvia tai käyttäjätunnukset, joilla kokeilla tarjoajan demojärjestelmää. 
    • Voit myös pyytää vastauksia laajempiin avoimiin kysymyksiin koskien toimitettuja tarjouspyyntöluonnoksia ja tarjoajan tarjoomaa 
  • Vastaa yhteisesti kaikille tarjoajille, jos yksittäinen tarjoaja esittää lisäkysymyksiä materiaalista.
    • Tarjoajien vastaukset jäävät pääsääntöisesti vain hankintayksikön tietoon. Tyypillisesti vastauksia ei jaeta koosteena kaikille tarjoajille.
  • Varaa aikaa vastausten analysointiin ja tarjouspyynnön päivittämiseen vastausten pohjalta

Lataa tästä muistilista ja vinkit kirjallisiin vuoropuheluihin 

Eri markkinavuoropuhelutyyppien tarkoitus

Kaikilla yllä kuvatuilla vuorovaikutusmenetelmillä eli markkinavuoropuhelutyypeillä voidaan siis selvittää:

  • ovatko hankintayksikön suunnittelemat vaatimusmäärittelyt kohtuullisia, selkeitä ja yksiselitteisiä ja tuottavatko ne vertailukelpoisia tarjouksia, 
  • kykenevätkö tarjoajat täyttämään hankintayksikön kaavailemat vaatimukset, 
  • miten vastuullisuuden tavoitteita voi edistää suunniteltavassa hankinnassa tarjoajien näkökulmasta ja
  • minkälaisia ideoita uusista innovatiivista ratkaisuista tarjoajilla olisi hankintatarpeeseen.

Lisätietoa aiheesta ja taulukon markkinavuoropuhelun toteuttamisen mallien vertailuun löydät julkisten hankintojen neuvontayksikön sivuilta.

VAIHE 1: Kartoita vaihtoehdot

VAIHE 2: Tiedota suunnitelmistasi

VAIHE 4: Huomioi tulokset

Markkinakartoitus ja hankintalaki