VAIHE 2: Tiedota markkinoita suunnitelmistasi

""

Markkinakartoituksen myötä toimittajien keskeiset tiedot ja tarjooman yleispiirteet on selvitetty. Miten edetä markkinakartoituksesta hankintakohtaiseen markkinavuoropuheluun?

Ennakkoilmoituksen julkaisu

Kun toimialan tuntemus on selvillä ja suunniteltava hankinta alkaa hahmottua, hankintayksikön kannattaa julkaista hankintaa koskeva ennakkoilmoitus.

Ennakkoilmoitus julkaistaan HILMA-portaalissa EU-hankinnasta tai liitteen E mukaisista palveluista ennakkoilmoituksena. Mikäli kyseessä on kansallinen hankinta, käytetään kansallista ennakkoilmoitusta.

Ennakkoilmoituksella hankintayksikkö pyytää hankinnasta kiinnostuneita tarjoajia ilmoittamaan kiinnostuksensa osallistumaan markkinavuoropuheluun ja suunniteltuun hankintaan tai sillä julkaistaan tietopyyntö, jossa on joukko konkreettisia kysymyksiä mahdollisilla tarjoajille.

""
Esimerkki ennakkoilmoituslomakkeesta Hilmassa. Katso koko lomake tästä linkistä.

EU-kynnysarvot ylittävässä hankinnassa ennakkoilmoitusta voidaan käyttää myös määräaikojen lyhentämiseen. Huomioi, että ennakkoilmoituksessa on tällöin kuvattava tarjouspyynnön sisältö varsin tarkalla tasolla.

Tietopyynnön julkaiseminen ennakkoilmoituksen avulla

Tietopyyntö voidaan julkaista Hilma-palvelun kautta EU-hankinnoissa ja liitteen E mukaisissa palveluissa käytettävän ennakkoilmoituksen muodossa. Luettelo liitteen E mukaisten palveluiden CPV-koodeista löytyy julkisten hankintojen neuvontayksikön sivuilta.

Kansallisissa hankinnoissa tietopyyntö voidaan julkaista käyttämällä kansallisen ennakkoilmoituksen lomaketta.

Tietopyyntö voidaan lähettää lisäksi kaikille tunnetuille tarjoajille sähköpostilla tai julkaista hankintayksikön internet-sivuilla, sillä kaikki tarjoajat eivät seuraa aktiivisesti julkisten hankintojen ilmoituskanavia. Mikäli tietopyyntö on julkaistu Hilman kautta, voi linkkiä ennakkoilmoitukseen lähettää tunnettujen tarjoajien lisäksi keskeisille sidosryhmille.

Ennakkoilmoituksen sisältö

Hilman lomake: Ennakkoilmoitus (TED F01), kansallinen ennakkoilmoitus tai eritysaloja koskeva ennakkoilmoitus (TED F04).

Huom! Ilmoitukseen voi liittää dokumentteja. Hankintayksiköt voivat toimittaa myös dokumentit kaikille vastanneille tai ladata ne web-sivuilleen.

Ilmoitukseen tarvittavat tiedot (EU-hankinnassa myös *-merkityt):

  • Sovellettava oikeusperuste: Julkiset hankinnat direktiivi*
  • Hankinnan nimi: Ennakkotietoilmoitus: Hankintayksikön nimi/hankinnan kohteen nimi eli mitä suunnitellaan hankittavaksi
  • Hankinnan tyyppi: tavara, palvelu, rakennusurakka, sote-palvelu
  • Hankintayksikön tiedot ja ilmoituksen yhteystiedot
  • Hankinnan lyhyt kuvaus, jonka perusteella tarjoajat voivat päättää, kiinnostaako hankinta.
  • Hankintanimikkeistä: CPV-kooditus sekä NUTS-koodi ja pääasiallinen suorituspaikka
  • Hankintailmoituksen arvioitu julkaisupäivämäärä
  • Ei-pakollisena tietona mm. hankinnan kokonaisarvo

Lisätietoa ja neuvontaa ennakkoilmoitukseen liittyen löydät julkisten hankintojen neuvontayksikön sivuilta.

Tarkistuslista ennen ennakkoilmoituksen julkaisua

Olemme hahmotelleet, mitä haluamme hankkia

  • Tunnista hankintatarve ja määrittele se alustavasti. 
  • Kuvaa tarjoajille, mitä halutaan hankkia. Näin ennakkoilmoitukseen vastaavat oikeat yritykset, jotka kykenevät täyttämään hankintatarpeen.
  • Mieti myös, mistä tärkeistä asioista ei haluta tai voida tinkiä.

Olemme asettaneet tavoitteet markkinavuoropuhelulle

  • Mieti, missä valmistelun vaiheessa hankinta on ja millaisesta hankinnasta on kyse. 
  • Jos tiedetään, että markkinavuoropuhelun yhteydessä tarjoajilta tullaan haluamaan kirjallisia kommentteja laadittaviin tarjouspyyntöaineistoihin, julkaise ennakkoilmoitus hyvissä ajoin. Tällöin tarjoajat ehtivät mukaan kommentoimaan. 

Olemme suunnitelleet aikataulun ja laskeneet paljonko markkinavuoropuhelulle varataan aikaa

  • Varaa markkinavuoropuhelulle riittävästi aikaa hankinnan kokonaisaikataulusta.
  • Huomioi kuitenkin, ettei aika markkinavuoropuhelun käynnistämisestä ensimmäisiin tarjoajia koskeviin aktiviteetteihin veny kohtuuttoman pitkäksi
  • Mieti, millaista informaatiota tarjoajilta tarvitset. Kiinnitä huomiota siihen, ettei markkinavuoropuhelusta tule tarjoajalle liian työläs kokonaisuus.
  • Varaudu informoimaan markkinavuoropuheluun osallistuvia tarjoajia merkittävistä viivästyksistä aikataulussa.

Olemme huomioineet markkinavuoropuheluun osallistuvat yritykset

  • Sovita toimittamiesi tietojen ja dokumenttien tarkkuus siten, että niihin tutustuva yritys ymmärtää helposti ja nopeasti, kiinnostaako hankinta heitä, ja voisivatko he mahdollisesti osallistua tulevaan tarjouskilpailuun.

! MUISTA: Älä kuormita turhaan yrityksiä esimerkiksi liian raskailla kyselypaketeilla, lukuisilla tapaamiskierroksilla tai todella pitkillä kahdenvälisillä keskustelutuokioilla. Suhteuta vastausaika toimittamasi materiaalin laajuuteen ja siihen, kuinka laajaa vastausta tarjoajilta odotetaan.

Lataa tästä muistilista ja vinkit ennakkoilmoituksen julkaisuun

TIETOPYYNNÖN TEKEMINEN OSANA MARKKINAVUOROPUHELUA

Mikä on tietopyyntö?

Tietopyynnöllä voidaan selvittää yleisesti tarjoajien halukkuutta osallistua hankintaan sekä hankintaan liittyviä näkökohtia ylätason linjauksista aina sopimusehtojen tärkeisiin yksityiskohtiin. Lisäksi voidaan testata hankintayksikön hankintaa koskevien ajatusten toimivuutta, eli:

  • Tarjoajien kykyä täyttää tuotetta, palvelua, urakkaa koskevat vaatimukset ja tarjouksen tekoa koskevat vaatimukset
  • Tarjoajien kykyä täyttää vastuullisuuteen liittyvät vaatimukset
  • Tarjoajien kykyä täyttää tavoitellut soveltuvuusvaatimukset
  • Erilaisia ratkaisu- ja toteutusmalleja
  • Erilaisia innovatiivisia ajatuksia hankintatarpeen täyttämiseen 
  • Alan hinnoittelumalleja, sopimusehtoja 
  • Muita tarvittavia tietoja

Tietopyynnön sisältöä ja menettelysääntöjä ei ole kuvattu hankintalaissa, joten pyyntö on vapaamuotoinen kysely–vastaus -prosessi.

Tietopyynnön sisältö

Kirjoita tietopyyntöön lyhyt esittely hankintaorganisaatiosta ja alustavista määrittelyistä eli hankinnan kohteesta, laajuudesta ja aikataulusta. Tietopyynnön on hyvä sisältää myös:

  • tietopyynnön tavoite
  • Tietopyynnön käyttötarkoitus (tarjouspyynnön valmistelu)
  • muistutus ilmoittaa mahdollisista liike- tai ammattisalaisuudeksi luettavista tiedoista

Tietopyyntöön kannattaa kirjoittaa aihealueittain selkeitä kysymyksiä, joihin tarjoajia pyydetään vastaamaan.

Tietopyynnössä kannattaa selkeästi tuoda esille seuraava:

  • Kyse ei ole tarjouspyynnöstä vaan tietopyynnöstä, joka sisältää alustavaa informaatiota tulevasta hankinnasta. Informaatio voi muuttua julkaistavaan lopulliseen tarjouspyyntöön.
  • Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa. 
  • Tarjoajan ei tarvitse tehdä tarjousta, vaan vastata tietopyyntöön ohjeistetulla tavalla.
  •  Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei ole este tarjouskilpailuun osallistumiselle.
  • Tarjoajan on ilmoitettava, ovatko vastauksessa annetut tiedot julkisia vai liikesalaisuutta. 

Esimerkkejä kysymyksistä, joita tietopyynnössä voidaan kysyä:

  • Onko yrityksellänne kiinnostusta osallistua xxxxx tarjouskilpailuun?
  • Ovatko hankinnan kohteen kuvauksessa kohdassa x-y mainitut vaatimukset sellaisia, että yrityksenne kykenee ne täyttämään. Jos ei, miltä osin haluaisitte vaatimuksia muutettavan?
  • Onko sopimusluonnoksessa olevat sopimusehdot sellaisia, että yrityksenne hyväksyy ne? Jos ei, miltä osin haluaisitte ehtoja muutettavan. 
  • Mitä muuta palautetta haluatte antaa tietopyynnön perusteella?

Ilmoita myös hankinnan alustava aikataulu sekä milloin mahdolliset tarjouskilpailua edeltävät tapaamiset tai kommentointikierrokset tullaan järjestämään.
Muista aina suhteellisuusperiaate kyselyn laajuuden osalta. Selvitä ennen tietopyyntöä, mitä tietoa omalla organisaatiolla on hankinnasta.

Lataa tästä muistilista ja vinkit tietopyynnön julkaisuun

Miten tarjoajat voivat vastata tietopyyntöön?

Tietopyynnössä on ohjeistettava, missä muodossa ja mihin mennessä hankintayksikkö haluaa vastaukset tietopyyntöön. Ajan on oltava riittävä suhteessa toimitetun materiaalin ja tarjoajalta odotettavan kontribuution laajuuteen.

Tarjoajia on hyvä ohjeistaa, millaista vastausta heiltä tarkkaan ottaen odotetaan: pyydetäänkö esimerkiksi yleistason kommentteja tai kokonaisnäkemystä tietopyynnön ohessa toimitettuun sisältöön vai halutaanko perusteltuja vastauksia esitettyihin täsmäkysymyksiin.

Hankintayksikkö voi ilmoittaa, että se ottaa vastaan tietopyynnön vastaukset esimerkiksi sähköpostitse tai web-portaalin kautta. Tarjoajia on syytä ohjeistaa toimittamaan tiedot halutussa ja helposti hyödynnettävässä muodossa, esimerkiksi käyttäen tietopyynnön ohessa toimitettua lomakepohjaa. 

Koska kyse ei ole hankintalain mukaisesta tarjouskilpailusta, voi hankintayksikkö hyödyntää myös sellaiset vastaukset, joita ei ole toimitettu ohjeiden mukaisesti, esimerkiksi vaaditussa formaatissa.

Tarjoajien yhdenvertainen kohtelu on tärkeää huomioida myös tietopyyntöjen vastauksia käsitellessä. Esimerkiksi yksittäisiin pyyntöihin käydä keskustelua tietopyynnön dokumenteista tai tilaisuudesta esitellä omaa ratkaisua on suhtauduttava varauksella. 

Tietopyyntöön annettuun vastaukseen ei voi vedota myöhemmin tarjousten vertailussa. Siksi tiedot on kysyttävä uudestaan varsinaisessa tarjouspyynnössä. Pääsääntöisesti tietopyynnön vastaajille ei makseta korvausta.

VAIHE 1: Kartoita vaihtoehdot

VAIHE 3: Vuorovaikuta kiinnostuneiden kanssa

VAIHE 4: Huomioi tulokset

Markkinakartoitus ja hankintalaki