Hankinnan markkinakartoitus: miten toteuttaa kartoitus tai vuoropuhelu?

""

Markkinakartoituksen toteutustapoja:

Hankintayksikkö voi esimerkiksi

  • Etsiä omatoimisesti tietoa markkinoilla olevista vaihtoehdoista eri lähteistä ja kanavista lukemalla, kysymällä, haastattelemalla tai tekemällä tai teettämällä kyselyjä. 
  • Konsultoida muita hankintayksiköitä Suomessa ja kansainvälisesti vastaavien hankintojen toteuttamiseen liittyen. 

Riittävästi informaatiota saatuaan hankintayksikkö voi käynnistää markkinavuoropuhelun.

Markkinavuoropuhelun toteutustapoja:

Hankintayksikkö voi toteuttaa markkinavuoropuhelua eri tavoin:

  • Julkaisemalla ennakkoilmoituksen ja mahdollisen tietopyynnön, johon tarjoajat lähettävät vastauksensa. 
  • Järjestämällä informaatiotilaisuuksia, joissa kiinnostuneille tarjoajille annetaan hyvissä ajoin ennen tarjouspyynnön julkaisemista tietoa tulevista hankinnoista tai yksittäistä hankintaa koskevista suunnitelmista. Informaatiotilaisuuksia järjestetään tyypillisesti useille toimittajille. 
  • Järjestämällä kahdenvälisiä, yrityskohtaisia tapaamisia tarjoajien tasapuolinen kohtelu huomioiden.
  • Järjestelmällä hankinta-asiakirjojen tai muun materiaalin kommentointikierroksen.  

Hankinnan suunnittelun voi hahmottaa askel askeleelta etenevänä prosessina. Tärkeää on kartoitus, informointi ja vuorovaikutus. Lopuksi uudet ideat huomioidaan tarjouspyynnön viimeistelyssä.

""

  VAIHE 1: KARTOITA MARKKINOILLA OLEVAT VAIHTOEHDOT

Perehdy toimittajamarkkinoilta saatavilla olevaan tiettyjä tuotteita ja palveluja koskevaan tietoon. Selvitä toimialaa ja liiketoimintaympäristöä koskevat käytännöt

""

  VAIHE 2: INFORMOI MARKKINOITA SUUNNITELMISTASI

Ennakkoilmoituksen muodossa julkaistavalla tietopyynnöllä tavoitat myös toimittajaseurannan katveeseen jääneet tarjoajat. 

""

  VAIHE 3: VUOROVAIKUTA KIINNOSTUNEIDEN TARJOAJIEN KANSSA

Suhtaudu avoimesti markkinoilta saatavaan tietoon esim. erilaisista ratkaisumalleista. Osallista tarpeen mukaan tarjoajia tarjouspyynnön luonnosmateriaalin kommentointiin. Mieti, miten voit hyödyntää informaatiota omassa hankinnassasi.

""

  VAIHE 4: HUOMIOI TULOKSET HANKINNASSASI

Sisällytä uusi tieto osaksi tarjouspyyntödokumentteja. Jaa uutta informaatiota myös hankintayksikön sisällä siltä osin, kun uusi tieto on hyödyllistä myös muiden hankintojen kannalta.