Hankinnan markkinakartoitus: miten toteuttaa kartoitus tai vuoropuhelu?

""

Markkinakartoituksen toteutustapoja:

Hankintayksikkö voi esimerkiksi

  • Etsiä omatoimisesti tietoa markkinoilla olevista vaihtoehdoista eri lähteistä ja kanavista lukemalla, kysymällä, haastattelemalla tai tekemällä tai teettämällä kyselyjä. 
  • Konsultoida muita hankintayksiköitä Suomessa ja kansainvälisesti vastaavien hankintojen toteuttamiseen liittyen. 

Riittävästi informaatiota saatuaan hankintayksikkö voi käynnistää markkinavuoropuhelun.

Markkinavuoropuhelun toteutustapoja:

Hankintayksikkö voi toteuttaa markkinavuoropuhelua eri tavoin:

  • Julkaisemalla ennakkoilmoituksen ja mahdollisen tietopyynnön, johon tarjoajat lähettävät vastauksensa. 
  • Järjestämällä informaatiotilaisuuksia, joissa kiinnostuneille tarjoajille annetaan hyvissä ajoin ennen tarjouspyynnön julkaisemista tietoa tulevista hankinnoista tai yksittäistä hankintaa koskevista suunnitelmista. Informaatiotilaisuuksia järjestetään tyypillisesti useille toimittajille. 
  • Järjestämällä kahdenvälisiä, yrityskohtaisia tapaamisia tarjoajien tasapuolinen kohtelu huomioiden.
  • Järjestelmällä hankinta-asiakirjojen tai muun materiaalin kommentointikierroksen.  

Hankinnan suunnittelun voi hahmottaa askel askeleelta etenevänä prosessina. Tärkeää on kartoitus, informointi ja vuorovaikutus. Lopuksi uudet ideat huomioidaan tarjouspyynnön viimeistelyssä.

""

  VAIHE 1: KARTOITA MARKKINOILLA OLEVAT VAIHTOEHDOT

Perehdy toimittajamarkkinoilta saatavilla olevaan tiettyjä tuotteita ja palveluja koskevaan tietoon. Selvitä toimialaa ja liiketoimintaympäristöä koskevat käytännöt

""

  VAIHE 2: INFORMOI MARKKINOITA SUUNNITELMISTASI

Ennakkoilmoituksen muodossa julkaistavalla tietopyynnöllä tavoitat myös toimittajaseurannan katveeseen jääneet tarjoajat. 

""

  VAIHE 3: VUOROVAIKUTA KIINNOSTUNEIDEN TARJOAJIEN KANSSA

Suhtaudu avoimesti markkinoilta saatavaan tietoon esim. erilaisista ratkaisumalleista. Osallista tarpeen mukaan tarjoajia tarjouspyynnön luonnosmateriaalin kommentointiin. Mieti, miten voit hyödyntää informaatiota omassa hankinnassasi.

""

  VAIHE 4: HUOMIOI TULOKSET HANKINNASSASI

Sisällytä uusi tieto osaksi tarjouspyyntödokumentteja. Jaa uutta informaatiota myös hankintayksikön sisällä siltä osin, kun uusi tieto on hyödyllistä myös muiden hankintojen kannalta. 

Käsitteiden määrittelyä

Kuka kartoittaa ja mitä?

Milloin tehdä markkinakartoitus?

Markkinakartoitus ja hankintalaki