Hankinnan markkinakartoitus: kuka tekee ja mitä kartoitetaan?

""

Hankintayksikön on hyvä seurata jatkuvasti relevanttien tuotteiden ja palvelujen markkinan kehitystä. Uusia tuoteinnovaatioita ja palvelumalleja on syytä arvioida jatkuvasti suhteessa käynnissä oleviin ja tuleviin hankintatarpeisiin.  

Kun yksittäisen hankinnan toteuttamisen aika lähestyy, tarvitaan täsmätietoa markkinoilla olevista ratkaisuista hankintatarpeen täyttämiseen. Hankinnan kohde ja se, kuinka valmiiksi hankinnan kohde on jo määritelty ja kuvattu, ratkaisevat, millainen markkinakartoitus ja markkinavuoropuhelu on järkevä toteuttaa.  

Kuka tekee markkinakartoituksen?  

Markkinakartoituksen toteuttaa hankintayksikkö. Hankinta-asiantuntijoiden lisäksi markkinakartoituksen toteuttamiseen on hyvä osallistaa hankittavan tuotteen tai palvelun asiantuntijoita hankintayksikön sisältä. 

Markkinakartoituksen toteuttamiseen voi osallistua myös hankintayksikön ulkopuolisia asiantuntijoita, kuten esimerkiksi hankinnan kohteen määrittelyn tukena käytettävä konsultti. Mahdollisten ulkopuolisten asiantuntijoiden osalta on syytä huomioida näillä sivuilla esitetyt näkökohdat ehdokkaan tai tarjoajan osallistumisesta hankinnan valmisteluun. 

Mitä markkinakartoituksessa tarkalleen ottaen kartoitetaan? 

Markkinakartoituksen tarkoituksena on lisätä hankintayksikön markkinatuntemusta ja antaa mahdollisimman objektiivinen ja kattava käsitys muun muassa siitä:  

  • millaisia ratkaisuja hankintayksikön hankintatarpeisiin on tarjolla, 
  • millaisia toimijoita markkinoilla on,
  • miten ja millä tasolla hankinnan kohde tulisi tarjouspyynnössä määritellä ja rajata,  
  • millaisia ideoita, näkemyksiä ja uusia ratkaisuja markkinatoimijoilla on hankintaan liittyen, 
  • mitä ja minkä tasoisia vaatimuksia hankinta-asiakirjoihin kannattaa asettaa tarjoajille, hankinnan kohteelle sekä tarjousten tekemiselle, 
  • mitä hankintamenettelyä tai hankintamallia kannattaa käyttää, 
  • minkälaisia hinnoittelumekanismeja ja muita käytäntöjä toimialalla esiintyy, 
  • millaisia vertailuperusteita (hintaa vai hinta-laatusuhdetta) kannattaa käyttää ja 
  • minkälaisia sopimusehtoja alalla yleisesti käytetään. 

Markkinavuoropuhelu osana markkinakartoitusta

Hankintayksikön ei tarvitse kartoittaa tarvitsemiaan tietoja ainoastaan omin päin. Hankintayksikkö voi viestiä tarpeistaan markkinoille ja tätä kautta saada apua tarjouspyynnön hahmottamiseen, laatimiseen ja hiomiseen. Tätä hankintayksikön ja potentiaalisten tarjoajien välistä tiedonvaihtoa kutsutaan markkinavuoropuheluksi. Yrityksille markkinavuoropuhelut tarjoavat luontevan kanavan kertoa osaamisestaan, kokemuksestaan ja tarjoomastaan. 

Hyvissä ajoin aloitettu markkinavuoropuhelu voi olla tärkeää yksittäisen hankinnan onnistumisen kannalta. Markkinavuoropuhelu täydentääkin markkinakartoituksen myötä toteutuvaa jatkuvaa ja systemaattista vuorovaikutusta yritysten kanssa   

Verkostoituminen sekä teknologian kehityksen ja oman toimialan kehityksen seuraaminen on tärkeää, vaikka konkreettista hankintatarvetta ei olisikaan käsillä. 

Markkinavuoropuhelussa saatava informaatio voi rohkaista innovatiivisen hankinnan toteuttamiseen. Markkinavuoropuhelussa saatujen oppien ja näkemysten seurauksena hankintayksikkö voi päätyä hankkimaan uudenlaisen ratkaisun. Markkinavuoropuhelu voi myös johdattaa hankintayksikön toteuttamaan itse hankintaprosessin uudella tavalla.

Markkinakartoituksen ja -vuoropuhelun hyödyt 

  • Antaa hankintayksikölle mahdollisuuden kasvattaa tietämystään markkinoilla tarjolla olevista ratkaisuista.  
  • Tarjoaa hankintayksikölle tilaisuuden esitellä markkinoille omia ajatuksiaan hankintaa koskevista tavoitteista ja saada niihin palautetta. 
  • Hankintayksikkö voi viestiä laajemmin toiminnastaan markkinoille. 
  • Hankintayksikkö voi löytää uusia potentiaalisia tarjoajia ja uusia ratkaisuja. 
  • Hankintayksikkö voi välttyä epätarkoituksenmukaisten tai tarjoajia tarpeettomasti karsivien vaatimusten tai vertailuperusteiden asettamiselta. 
  • Hankintayksikkö voi saada entistä parempia ja vertailukelpoisempia tarjouksia. 
  • Avoin ja etukäteinen viestintä antaa tarjoajille enemmän aikaa kehittää tarjoamaansa hankintayksikön tarpeita vastaavaksi, valmistautua tarjouskilpailuun ja varata siihen riittävät ja oikea-aikaiset resurssit.

 

Käsitteiden määrittelyä

Milloin tehdä markkinakartoitus?

Miten toteuttaa kartoitus tai vuoropuhelu?