Hankinnan markkinakartoitus: milloin tehdä kartoitus?

""

Hankintayksikön on hyvä aloittaa hankintaa koskeva markkinakartoitus aikaisin hankintojen suunnittelu- ja valmisteluvaiheessa. Kun markkinakartoitus on aloitettu riittävän ajoissa, voi hankintayksikkö hyödyntää markkinakartoituksen tuloksia kilpailutuksen toteuttamisessa. Väljä aikataulu sallii hankintayksikön omien asiantuntijoiden, keskeisten sidosryhmien edustajien ja loppukäyttäjienkin osallistamisen suunnittelutyöhön.

Markkinakartoitus ja sen myötä toteutettava markkinavuoropuhelu ovat erityisen tärkeitä työkaluja silloin, kun on kyse organisaation ja hankintayksikön tavoitteiden edistämisen kannalta tärkeistä ja kokoluokaltaan merkittävistä hankinnoista.

Markkinakartoitus voi tapahtua useassa osassa. Hankintayksikkö voi esimerkiksi laatia perusteellisen analyysin tarjoajamarkkinasta ja saatavilla olevasta tarjoomasta. Kun hankintatarve on hahmottunut, voi hankintayksikkö sparrata markkinavuoropuhelun yhteydessä tarjoajien näkemystä keinoihin, joilla tarve voitaisiin parhaiten täyttää. Lopulta markkinavuoropuhelun yhteydessä voidaan pyytää kommentteja tarjouspyyntöasiakirjojen luonnoksiin, ja jopa yksittäisiin vaatimuksiin tai sopimusehtoihin.

Panosta markkinakartoitukseen ja markkinavuoropuheluun erityisesti strategisesti merkittävissä hankinnoissa.

Markkinakartoitus osana hankintojen vaikuttavuuden arviointia

Impulssi markkinakartoituksen tekemiseen voi syntyä hankinnan vaikuttavuuden ennakkoarvioinnin yhteydessä. Ennakkoarvioinnin seurauksena hankintayksikkö voi todeta hankinnan merkittäväksi hankintastrategian tai koko organisaation strategian näkökulmasta. Toisaalta hankinta voidaan arvioida sellaiseksi, että kunnianhimoisten vaikuttavuustavoitteiden asettaminen on luontevaa.

Kummassakin tapauksessa markkinakartoitusta ja markkinavuoropuhelua voidaan käyttää selvittämään, miten vaikuttavuustavoitteet olisivat siirrettävissä hankintaan ja myöhemmin tarjouspyyntöasiakirjoihin. Markkinakartoituksen ja -vuoropuhelun myötä karttunutta tietämystä on hyvä hyödyntää ennakkoarvioinnin täydentämisessä. 

Vaikutuksia ja vaikuttavuustavoitteita on tärkeää määrittää hankinnan suunnittelun alkuvaiheista lähtien, ja ottaa ne osaksi markkinakartoitusta ja markkinavuoropuhelua.

Lisätietoa hankintojen vaikuttavuuden ja vaikutusten ennakkoarvioinnin tekemisestä löytyy sivulta Hankinnan vaikuttavuus ja vaikutukset - ennakkoarvioinnin opas.

Käsitteiden määrittelyä

Kuka kartoittaa ja mitä?

Miten toteuttaa kartoitus tai vuoropuhelu?