Hankintojen vaikuttavuuden johtamisen kehitysohjelma 2022-2023

Vuosien 2022–2023 KEINO-akatemia käynnistyi lokakuussa 2022 ja päättyi maaliskuussa 2023. Hakuaika KEINO-akatemiaan päättyi syyskuussa 2022. 

KOHDERYHMÄ JA OSALLISTUJAT

Akatemiaan hakevat organisaatiot käyvät läpi kaksivaiheisen hakuprosessin, jossa hakemusten ja haastattelujen perusteella KEINO päättää ohjelmaan valittavista organisaatioista.

Lokakuussa 2022 alkavaan KEINO-akatemiaan osallistuminen edellyttää, että organisaatio on valmis laatimaan hankintatoimen kehittämissuunnitelman viidessä kuukaudessa. Lisäksi organisaation edustajien on sitouduttava itseopiskeluun ja työkirjan täyttämiseen ennen sprinttejä sekä osallistuttava kaikkiin neljään sprinttiin.

Akatemiaan toivotaan mukaan jokaisesta valitusta organisaatiosta kolme henkilöä. Työskentelyyn toivotaan osallistuvan sekä organisaation ylimmän johdon edustajan (esim. kunnanjohtaja, johtoryhmän jäsen, toimialajohtaja), hankintojen kanssa työskentelevä johtajan että asiantuntijan (esim. hankintapäällikkö, hankinta-asiantuntija, hankintoja suorittavat substanssiasiantuntijat). 

AKATEMIAN SISÄLTÖ

KEINO-akatemian vetäjinä ja sisällöllisinä asiantuntijoina toimivat KEINON asiantuntijat ja ulkopuoliset luennoitsijat. 

Suurin osa Akatemian työskentelystä koostuu itseopiskelusta ja siihen liittyvien tehtävien tekemisestä. Itseopiskelua varten tarjotaan materiaalit digitaalisessa oppimisympäristössä, jossa työskentely pääasiassa tapahtuu. Itseopiskeluun on hyvä varata arviolta noin 10 tuntia koko akatemian ajalle.

Opittua vahvistetaan neljällä yhteisellä kehitys- eli sprinttijaksolla. Sprinteissä kehitetään osallistujien tietoja ja taitoja, ja niille osallistuminen edellyttää ennakkoon itseopiskelua ja tehtävien tekemistä. Sprintit järjestetään lähi- tai Teams-tapaamisena. Ne tarjoavat osallistuville vertaistukea sekä ajatusten vaihtoa ja tukevat organisaatioita niiden omilla kehittämismatkoilla.

Akatemian aikana organisaatiot tulevat myös kartoittamaan oman hankintatoimensa tilaa erilaisten analyysityökalujen avulla.

Katsaus akatemiassa käytettäviin työkaluihin (pdf)

OHJELMA LUKUKAUDELLA 2022–2023

Lukukaudella 2022–2023 osallistuvat organisaatiot laativat hankintatoimen kehittämissuunnitelman. Kehittämissuunnitelman laatiminen edellyttää työpajatyöskentelyä omassa organisaatiossa. Suunniteltujen askelmerkkien avulla organisaatio pystyy entistä paremmin viemään hankintatoimen strategista johtamista ja kehittämistä eteenpäin omassa organisaatiossaan myös akatemian suorittamisen jälkeen.

Akatemian aloitustilaisuus järjestetään lähitapaamisena Helsingissä 3.10.2022.

Akatemian sprinttien aiheet ja ajankohdat

1. Sprintti – strateginen johtaminen ja muutosjohtaminen 

Milloin? Itseopiskelu lokakuussa ja sprintti 2.11.2022

Kenelle? Asiantuntijat ja/tai ylin johto

Mitä? Tieto-osiossa tutustutaan julkisen sektorin strategisiin tavoitteisiin hankintatoimen osalta. Tarkastellaan organisaation strategisia tavoitteita ja sitä, miten hankintojen johtamisella tuetaan organisaation tavoitteiden saavuttamista. Taito-osiossa tutustutaan muutosjohtamisen edellytyksiin ja keinoihin.

2. Sprintti – analysointi ja tiedolla johtaminen, viestintä

Milloin? Itseopiskelu marraskuussa ja sprintti 1.12.2022

Kenelle? Asiantuntijat ja/tai ylin johto

Mitä? Tieto-osiossa tunnistetaan strategisten tavoitteiden ja hankintojen vaikuttavuuden kannalta keskeisimmät hankintakategoriat/hankintakokonaisuudet sekä tarvittava hankintojen organisointi ja työnjako. Tutustutaan hankintamenojen analysointiin hyödyntäen hankintakategoria-mallia ja sähköistä hankintamenojen analysointityövälinettä.Taito-osiossa tunnistetaan viestinnän keinoja ja kanavia, tutustutaan muutosviestinnän suunnitteluun sekä saadaan vinkkejä hankinnoista viestimiseen ja markkinavuoropuheluun.

3. Sprintti – hankintoja ohjaavan strategian toiminnallistaminen ja riskienhallinta

Milloin? Itseopiskelu tammikuussa ja sprintti 9.2.2023

Kenelle? Asiantuntijat ja/tai ylin johto

Mitä? Tieto-osiossa kehitetään yhteinen ymmärrys hankintojen toiminnallistamisesta omassa organisaatiossa eri näkökulmista. Tutustutaan toiminnallistamisen työvälineisiin ja tunnistetaan organisaation eri toimijoiden rooli strategisten hankintojen johtamisessa ja toteuttamisessa. Taito-osiossa opitaan riskienhallinnan tasoista, vastuista ja prosessista sekä innovatiivisen hankinnan riskeistä.

4. Sprintti – vaikuttavuus ja mittaaminen, hankintojen poliittinen ohjaus

Milloin? Itseopiskelu helmi-maaliskuussa, sprintti ja päätöstilaisuus lähitapaamisena 23.3.2023

Kenelle? Asiantuntijat ja ylin johto

Mitä? Tieto-osiossa rakennetaan viitekehys hankintojen vaikuttavuudelle ja sen mittaamiselle organisaatiossa. Opitaan, mitä ovat tulos- ja vaikuttavuusperusteiset hankinnat ja miten vaikuttavuustavoitteet ja tulosperusteisuus asetetaan osaksi hankinnan toteutusta. Tarkastellaan, millaisia vaikutuksia hankinnoilla on ja millaista vaikuttavuutta niillä voidaan saada aikaan sekä miten vaikutuksia mitataan. Opitaan, milloin ja miten vaikutusten ja vaikuttavuuden ennakkoarviointi tehdään. Taito-osiossa tutustutaan hankintojen poliittiseen ohjaukseen eli miten erilaiset strategiset ja poliittiset valinnat vaikuttavat hankintatoimeen sekä mitä luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden yhteistyössä tulisi huomioida.