Vaikuttavuuden tavoittelu palveluhankinnoilla - Case Pohjois-Savon ELY-keskus

TAUSTATIEDOT

Hankintaorganisaatio

Pohjois-Savon elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus (ELY-keskus).

Hankintojen kehittämisen taustaa

Pohjois-Savon ELY-keskuksessa hankintojen kehittäminen nähdään jatkuvana prosessina. Kehittämistyön tähtäimessä on vaikuttavuuden parantaminen. Kehittämistyötä ovat vauhdittaneet esimerkiksi maakunta- ja kasvupalvelu-uudistukset, joihin valmistautuessa on kehitetty myös hankintatoimea. Pohjois-Savon ELY-keskus osallistui KEINO-akatemiaan eli hankintojen kehittämisohjelmaan lukuvuonna 2019-2020.

Hankintojen vuosittainen arvo

Noin 9 miljoonaa euroa

HANKINTOJEN ANALYSOINTI

Prosessit ja työkalut

Hankintojen analysointiin käytetään erilaisia volyymimittareita, esimerkiksi tarjouspyyntöjen määrää, hankintojen rahallista arvoa ja ostettuja opiskelijatyöpäiviä.

Yksittäisten hankintojen osalta mitataan tuloksellisuutta, palvelun laatua opiskelijapalautteen avulla, keskeyttäneiden opiskelijoiden määrää ja palveluihin osallistuneiden henkilöiden työllistymistä kolmen kuukauden poikkileikkausaineistolla. Analysoinnin avulla osoitetaan hankintojen vaikuttavuutta.

Osa tiedosta saadaan sähköisistä tietojärjestelmistä ja osa kerätään itse. Nimetty vastuuhenkilö kerää tiedon ja vastaa myös esimerkiksi hankintasopimusten laatimisesta, muutossopimuksista ja rahaliikenteen seurannasta.

Hankintojen ja hankintatoiminnan analysoinnin keskeiset tulokset

ELY-keskuksen hankinnat ovat laissa määritettyjä TE-palveluhankintoja, mutta erilaisia palvelutuotteita on paljon. Keskus tarjoaa esimerkiksi valmennuspalveluita, ammatillista työvoimakoulutusta, kotoutumiskoulutusta ja yhteishankintakoulutusta.

Tällä hetkellä suurin tarve on tulosperusteisten hankintojen kehittämiselle, ja tulosperusteisia kokeiluja onkin tehty usean vuoden ajan. Aiemmin hankinnat on tehty lähinnä laatu- ja suoritusperusteisesti.

Pohjois-Savon ELY-keskuksen vahvuus on luja hankintaosaaminen ja ammattitaito hankinnan alusta loppuun saakka. Hankintoja johtaa pieni ja tiivis hankintatiimi, jolla on paljon kokemusta ja osaamista. Yksikön vahvuutena on myös hankintojen seuranta ja laadunvalvonta. 

HANKINTOJEN STRATEGISET LINJAUKSET

Organisaation hankintoja ohjaavat asiakirjat

Pohjois-Savon ELY-keskuksella ei ole varsinaista hankintastrategiaa, mutta vuosittain laadittavaan suunnitteluohjeeseen kirjataan, miten tulevan vuoden hankinnat suunnitellaan ja miten niitä ohjataan. Suunnitteluohjeessa tarkastellaan tehtyjä hankintoja, tuloksellisuutta, sopimuskantaa ja työmarkkinoiden tilannetta. Lainsäädännön ja valtion hankintakäsikirjan lisäksi keskuksen hankintoja ohjaa kulloinkin voimassa oleva hallitusohjelma.

Toiminnan suunnittelua havainnollistaa vuosikello, johon hankinnat on aikataulutettu suunnittelusta toteutukseen. Vuosikelloon kirjataan muun muassa resurssien käyttö, hankintojen suunnittelu ja toteutus, kehittämiskeskustelut ja valmisteluun liittyvät palaverit.

Organisaatiota ohjaavat strategiset tavoitteet

ELY-keskuksen tuottamien palveluiden tavoitteena on hankintojen vaikuttavuus ja se, että niiden tulee vastata asiakkaiden tarpeisiin. Tämän hetken kirkkaimpana tavoitteena on työllisyysasteen kasvattaminen 75 prosenttiin. Hankintojen näkökulmasta se tarkoittaa, että palveluiden pitää tavoittaa henkilöryhmiä, joita ei ehkä aiemmin ole huomioitu.

HANKINTOJA OHJAAVAN STRATEGIAN TOIMINNALLISTAMINEN

Strategisista tavoitteista viestiminen

TE-toimistolle ja kuntakokeilussa oleville kunnille lähetettävässä vuosisuunnittelukirjeessä kirjataan hankintojen tavoitteet. Vuosisuunnitelma käydään läpi myös organisaation sisällä.

Hankintaosaamisen kehittäminen

Sähköinen hankinta on yksi osaamisen kehittämisen kohde. Hankintaosaamista halutaan kehittää myös eri hankintamenettelyjen osalta, ja niiden laajempi hyödyntäminen on innovaatiomyönteisyyteen liittyvä pidemmän aikavälin tavoite. Yksilöllisiä osaamisaukkoja tunnistetaan kehityskeskusteluissa ja hankintavuoden aikana, ja koulutuksia järjestetään tarpeen mukaan.

Kuka uudistamista johtaa?

Yksikön päällikkö johtaa hankintojen kehittämistä, mutta kehitystyö on prosessi, joka etenee yhdessä keskustellen. Koko hankintatiimiltä odotetaan työpanosta yhteiseen kehittämiseen.

HANKINTOJEN VAIKUTUSTEN JA VAIKUTTAVUUDEN ARVIOINTI

Hankintoja ohjaavien vaikuttavuustavoitteiden arviointi ja mittaaminen

Pohjois-Savon ELY-keskus kirkasti vaikuttavuustavoitteensa KEINO-akatemian aikana laaditussa kehitystehtävässä.

Haluamme Pohjois-Savon ELY-keskuksessa edistää:

1.  vähimmäisvaatimukset täyttäviä laadukkaita palveluja, joilla on positiivisia vaikutuksia asiakkaille (laadukkuus). 
2. innovaatiomyönteistä tapaa tehdä hankintoja ja hankkia palveluja (innovaatiomyönteisyys). 
3. pk-yritysten mahdollisuuksia osallistua ja menestyä tarjouskilpailuissa (pk-myönteisyys). 
4. sosiaalista vastuullisuutta ja työoikeudellisten vähimmäisvelvoitteiden noudattamista palveluissa (sosiaalinen vastuu)
5. ympäristönsuojelua ja ympäristönäkökohtien huomioimista palveluissa (ympäristömyönteisyys)
6. julkisten varojen tehokasta käyttöä ja hankittavien palvelujen optimaalista hinta-laatusuhdetta (hinta-laatusuhde)

1. Laadukkuutta mitataan asiakaspalautteilla ja asiakkaiden kokemuksilla lyhyellä ja pitkällä aikavälillä, reklamaatioiden määrällä ja palveluntuottajien palautteella. Kun nostetaan pakollisten vähimmäisehtojen rimaa, saadaan yhä laadukkaampia palveluita. Tällä hetkellä noin 85 % asiakkaista antaa hyvän tai erinomaisen palautteen.

2. Tavoitteena on, että vähintään 10 % hankinnoista tunnistetaan innovatiiviseksi. Tavoite on toteutunut. Innovatiivisuutta tavoitellaan uusilla hankintamenettelyillä, joilla parannetaan valmisteluprosessia. Markkinavuoropuhelujen määrän kasvattaminen nähdään tärkeänä innovatiivisuuden edistäjänä.

3. Tällä hetkellä palveluntuottajista 75 % on pk-yrityksiä. Pienet ja keskisuuret yritykset huomioidaan tarjouspyyntöjen vaatimuksissa, riittävän aikaisella tiedottamisella sekä avoimuutta ja syrjimättömyyttä edistämällä. Hankintojen laajuudessa huomioidaan se, että pienemmätkin toimijat voivat päästä mukaan toteutukseen.

4. Sosiaalinen vastuullisuus toteutuu ELY-keskuksen hankinnoissa laajasti, sillä palvelut kohdistuvat jo nykyisellään osatyökykyisiin ja maahanmuuttajiin. Tarjouspyynnöissä on myös ennakkovalvonnan näkökulmasta laadittuja velvoitteita palveluntuottajille. Hankintayksikössä on pohdittu, voidaanko tehdä jotain enemmän. Tarjouspyynnöissä voitaisiin esimerkiksi antaa lisäpisteitä, jos on mahdollista työllistää heikossa työmarkkina-asemassa olevia henkilöitä.

5. Koska ELY-keskuksen hankinnat ovat lähinnä erilaisia koulutuspalveluita, ympäristönäkökulmaa on lähestytty palveluntuottajille asetettavien vaatimusten kautta. Organisaatiossa on pohdittu, miten palveluntuottaja pystyy osoittamaan ympäristövastuullisuuden. Mahdollisia vaihtoehtoja ovat esimerkiksi ympäristösertifikaatit, ympäristöjärjestelmien käyttö tai hiilijalanjälkilaskenta.

6. Hinta-laatusuhde on välttämättömyyskriteeri, jolla varmistetaan optimaalinen hinta palvelun laatuun nähden. Laatu on kuitenkin usein enemmän painotettu kriteeri, ja hinnan painoarvo on yleensä noin 20-30 %.