Toimistotilojen peruskorjauksen hankinta – Case Senaatti-kiinteistöt

TAUSTATIEDOT

Hankkija

Senaatti-kiinteistöt

Hankinnan kohde

Toimistotilojen peruskorjaushankkeen nopean toteutusmallin kehittäminen tahtituotantoa soveltamalla

Hankinnan arvo

~ 7 miljoonaa euroa

Hankinnan tavoite

• luoda nopean toteutuksen malli toimistotilojen sisäpuolisten korjaustöiden toteuttamiseen 
• pilotoida Senaatin oma tahtituotantomalli, jota voidaan soveltaa hankintoihin riippumatta urakoitsijasta
• saada vaatimukset täyttävä urakoitsija innovaatiokumppanuutena toteutettavaan rakennusurakkaan

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat 

• Senaatti-kiinteistöt 
• WSP Finland Oy (konsultointi)

Hankintamenettely

Innovaatiokumppanuus

HANKINTAPROSESSI

Innovaatiokumppanuuden valinnan perustelut

Rakennuskohteena on korjaustyöt Pasilan Läänitalon toimistotiloihin, joiden kokonaislaajuus on 4 595 htm2. Innovaatiokumppanuus valikoitui hankintamenettelyksi, koska ei ollut tarkalleen tiedossa, millaisia tahtituotantomalleja on olemassa julkisiin rakennushankkeisiin. Lisäksi hankintayksikkö halusi suorittaa erillisen kehitysvaiheen, jotta suunnittelua saatiin tehtyä mahdollisimman pitkälle ennen varsinaisen rakennusurakoinnin aloittamista. Lisäksi osana projektia pyrittiin myös laatimaan ohjeistukset ja malliasiakirjat yhteystyössä urakoitsijan kanssa.

Hankinnan valmistelu: tarpeiden määrittely

Senaatilla oli tarve luoda oma nopean toteutuksen malli, joka huomioi julkisten hankintojen erityispiirteet ja soveltuu organisaation toimintaympäristön raameihin. Rakennusten peruskorjausten ohella Senaatti tekee entistä enemmän asiakkailleen pienempiä tilamuutosten korjaustöitä, jolloin myös niiden toteuttamisen tulee tapahtua nopeammalla syklillä. Perinteisten rakennusurakoiden toteutusaika on yleensä pitkä ja usein työmaat seisovat hankintaprosessin aikana. Tahtituotantomallin avulla pystytään hyödyntämään tehokkaammin resursseja sekä lyhentämään hankkeiden läpimenoaikaa. Kyseessä on Senaatti-kiinteistön ensimmäinen innovaatiokumppanuutena toteutettu hankinta.  

Innovaatiokumppanien kilpailutus: neuvottelumenettely

Hankintailmoitus julkaistiin joulukuussa 2018. Osallistumishakemuksia saatiin kolme ja kaikki tarjoajat täyttivät kelpoisuusvaatimukset. Alustavan tarjouspyynnön yhteydessä toimittajilta pyydettiin projektisuunnitelma, jossa piti esittää toimenpiteitä tahtituotantoon perustuvan urakan toteuttamiseksi. Kaikki kolme toimittajaa jättivät tarjouksen alustavaan tarjouspyyntöön ja neuvotteluja jatkettiin työpajojen muodossa. Lopulliseen tarjoukseen saatiin yksi tarjous ja hankintapäätös tehtiin maaliskuussa 2019.

Tarjouksen vertailuperusteet

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta seuraavasti:

• Hinta 70 %
• Laatu 30 % 

Laadun osalta arvioitiin urakoitsijoiden laatimien projektisuunnitelmien sisältöä viideltä osa-alueelta: tahtiaikataulu, muu aikataulusuunnittelu, aliurakoiden hallinta, riskienhallinta ja työmaalogistiikka.

Innovaatiokumppanuus: kehitysvaihe

Kehitysvaiheeseen toimittajaksi valittiin YIT, joka jätti ainoana toimittajana lopullisen tarjouksen. Kehitysvaiheessa järjestettiin kaksi työpajaa, joissa projektisuunnitelmaa ja tahtiaikataulua sekä tahtituotantoon liittyviä toimenpiteitä työmaalla työstettiin yhdessä toimittajan kanssa. Selvitettiin myös aiempien hankkeiden kokemuksia, joita olisi mahdollista hyödyntää myös tässä hankkeessa.

Innovaatiokumppanuus: toimitusvaihe

Innovaatiokumppanuutena toteutetun Pasilan Läänitalon rakennustyöt ovat valmistuneet helmikuussa 2020. Hankkeen 1. vaiheessa tavoiteaikataulusta jäätiin jälkeen johtuen laajemmista tiivistyskorjauksista kuin alkuperin suunnitteluvaiheessa oli ajateltu. Kokonaisuutena hankkeen aikataulussa kuitenkin pysyttiin. 

Mahdolliset haasteet

Markkinat eivät olleet optimaaliset hankinnan kilpailutusvaiheessa, koska potentiaalisilla toimittajilla oli samaan aikaan kesken useita muita rakennusurakoita. Innovaatiokumppanuuden kehitysvaiheessa haastavaa on urakoitsijoiden sitouttaminen projektisuunnitelman tekemiseen, koska heillä ei ole varmuutta kilpailun voittamisesta. Hankinnan kehitysvaiheeseen saatiin mukaan vain yksi toimittaja, joten vaiheesta ei saatu irti suurinta mahdollista hyötyä.

Hyödyt/ Tulokset /Vaikutukset

Mitä saatiin/saavutettiin?  

Pilottihankinnan avulla saatiin kehitettyä Senaatin omaa nopean toteutuksen mallia. Lopullisten tavoitteiden toteutuminen käydään läpi innovaatiokumppanuuden loputtua. 

Mitkä ovat hankinnan vaikutukset?

Työmaa lähti käyntiin tavoitteiden mukaisesti vasta sitten, kun projektisuunnitelma oli valmis. Toteutetun hankkeen myötä hankintayksikkö on saanut kokemusta innovaatiokumppanuuden käyttämisestä hankintamenettelynä. Työmaalla on vain yksi tahtiaikataulu, jota sekä urakoitsijat että aliurakoitsijat seuraavat. Toteutettu pilotti antaa Senaatille paremmat valmiudet nopean toteutuksen mallin jatkojalostamiseen. 

Miten asiaa on seurattu hankintasopimuksen aikana? 

Hankkeen etenemistä seurataan urakoitsijoiden kanssa viikoittain urakoitsijapalaverissa.

Hankkijan kommentti

Innovaatiokumppanuus hankintamenettelynä soveltui hyvin toteutettuun rakennusurakkaan. Hankkeen myötä hankintayksiköllä on enemmän työkaluja käytettävissään tahtituotantomallin kehittämiseen. Innovaatiokumppanuuden neuvotteluvaiheessa kannattaa tiedustella toimittajien ideoita siitä, mitä kehitysvaiheessa tulisi käsitellä ja millainen palkkio olisi urakoitsijoita riittävästi motivoiva.

Keinot kiertoon

Innovaatiokumppanuus soveltuu hyvin pilottityyppisiin hankintoihin, joiden tarkoituksena on etsiä uudenlaisia ratkaisuja organisaatioiden toimintatapoihin ja -malleihin.   

Lisätietoja

Niko Sundell, Senaatin rakennuttajapäällikkö: niko.sundell(at)senaatti.fi