Kuntouttavan työtoiminnan hankinta - Case Tampereen kaupunki

TAUSTATIEDOT

Hankkija

Tampereen kaupunki

Hankinnan kohde

Kuntouttava työtoiminta ja sosiaalinen kuntoutus seuraavasti:

1. Kokonaisvastuupalvelut 

• 1A. Työhön ja koulutukseen suuntaava kuntouttava työtoiminta
• 1B. Osallisuutta vahvistava kuntouttava työtoiminta
• 1C. Sosiaalinen kuntoutus

2. Yksilöohjattu kuntouttava työtoiminta

Kokonaisuudessa 1 (kokonaisvastuupalvelut) sovellettiin vaikuttavuusperusteista korvausmallia, jossa palveluntuottajia palkitaan asiakkaiden etenemisten perusteella. Siinä työllisyydenhoidon palveluyksikön ja hyvinvoinnin palvelualueen psykososiaalisen tuen palvelulinjan yhteisvalmistelu (yhteiset asiakkaat ja palvelujen keskinäisriippuvuus).

Hankinnan arvo

24 M €/sopimuskausi sisältäen optiot 

Hankinnan aikajänne

Tarjouspyynnön pvm 10.1.2017

Sopimuskausi 2 vuotta + 1 + 1 vuoden optiokaudet. Sopimuskauden tavoitteellinen alkamisajankohta oli 1.4.2017.

Hankinnan tausta ja tavoite

Palveluita koskevat vaikuttavuustavoitteet

Tilaajan näkökulmasta tavoitteena oli: 

• vähentää osaoptimointia palveluketjujen ja -kokonaisuuksien sisällä
• kannustaa ennaltaehkäisevään, terveyttä ja toimintakykyä sekä osallisuutta edistävään toimintaan
• parantaa palveluiden vaikuttavuutta
• antaa asiakkaan käyttöön laaja palveluiden kokonaisuus, josta palvelut kohdennetaan tavoitteellisesti asiakkaan yksilöllisen tarpeen mukaan

Asiakkaan näkökulmasta tavoitteena oli: 

• hälventää sosiaali- ja työllisyyspalveluiden rajapintaa
• sujuvoittaa palveluketjuja
• antaa kokonaisvaltaista tukea ja räätälöimään palvelu yksilöllisesti

Palveluntuottajan näkökulmasta tavoitteena oli: 

• lisätä vaikutusmahdollisuuksia ja kannustamaan innovaatioihin
• antaa aiempaa suurempi rooli palvelun aikana ja jatkopolutuksessa
• saada toiminta ja palvelut aiempaa tavoitteellisemmiksi

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat

Kaupungin sisäiseen hankintatiimiin kuuluivat:

• psykososiaalisen tuen palvelulinjan edustajat (hyvinvoinnin palvelualue)
• kaupungin työllisyyden hoidon palveluyksikön edustajat. 
• Tuomi Logistiikan edustaja

Ulkopuolisena asiantuntijana ja vaikuttavuusperusteisen hankintamallin kehittämisen apuna toimi NHG Consulting Oy.

HANKINTAPROSESSI

Hankinnan taustaa

Kuntouttavan työtoiminnan ostopalvelusopimukset olivat päättymässä. Palvelut oli aiemmin kilpailutettu sekä työllisyyspalveluissa että hyvinvointipalveluissa. Palvelut olivat toimivia, mutta toimintaympäristö esim. asiakasmäärä oli muuttunut. Palveluille kaivattiin enemmän vaikuttavuutta ja tunnistettiin tarve palveluiden kehittämiselle. Konkreettisesti tunnistettiin sosiaalipalveluiden kanssa yhteistyössä yhteisiä asiakasryhmiä ja jonottaminen eri palveluihin haluttiin purkaa kokonaan. Haluttiin yhtenäinen palveluiden kokonaisuus, jossa asiakas kulkee sujuvasti, vaikuttavasti ja laadukkaasti eteenpäin. Haluttiin myös lisätä palveluntuottajien vaikutusmahdollisuuksia ja vastuita. Nähtiin myös tarve sille, että asiakkaan tuki siirtyy entistä enemmän palveluntuottajalle eli että tukea annetaan siellä, missä asiakas fyysisestikin on eli työtoimintapaikoissa. Haluttiin vaikuttavampia palveluita, joiden avulla asiakkaiden mahdollisuudet siirtyä työhön ja koulutukseen lisääntyvät.

Hankintamenettely

Avoin menettely

Hankinnan valmistelu ja markkinavuoropuhelu 

Hankinnan valmistelu aloitettiin palvelukokonaisuuksien suunnittelulla ja kehittämisideoiden kartoituksella alkuvuoden 2016 aikana (1-5/2016). Tällöin toteutettiin nykytila-analyysi yhdessä työllisyyspalvelujen ja psykososiaalisen tuen palvelulinjan kanssa. Nykytila-analyysissä selvitettiin palvelujen vahvuudet ja heikkoudet nykytilan näkökulmasta sekä alustavat kehitysideat uudistuvalle ja toimialarajat ylittävälle asiakaslähtöiselle palvelulle. Lisäksi järjestettiin omat tulevaisuuspajat henkilöstölle, palveluntuottajille ja asiakkaille. 

Palveluntuottajat osallistettiin prosessiin kahdessa markkinavuoropuhelutilaisuudessa kesäkuussa ja marraskuussa 2016. Markkinavuoropuhelussa käsiteltiin tulevaisuustyöpajoissa syntynyttä sisältöä alustavista palvelukuvauksista ja esiteltiin tulosperusteisuutta. Lisäksi palvelukuvaukset olivat kommenteilla Tampere.fi -sivuilla. Valmistelun lopputulemana todettiin, että asiakasprosessien kokonaisvastuuta oli siirrettävä hankinnan yhteydessä tuottajille. Hankintailmoitus julkaistiin tammikuussa 2017 ja hankintapäätös tehtiin helmikuun lopussa 2017. 

Hankinnan kohteen vaatimukset ja vertailuperusteet 

• Valintaperusteen kokonaistaloudellisesti hinta-laatusuhteiltaan edullisin tarjous (80%-20%)
• Työtoimintatehtävä on opinnollistettu ja asiakkaalla on mahdollisuus saada siitä todistus (tuote 1A: 9p., tuote 2; 9p.).
• Toiminnan monipuolisuus, tarjottavien alojen määrä (tuote 1A: 7p., tuote 2: 7p)
• Palveluntuottajalla on mahdollisuus tehdä tarvittaessa työ- ja toimintakyvyn arviointi lausuntoineen, jota voidaan käyttää 10% asiakkaista/vuosi (tuote 1A: 2p., tuote 1B+C: 5p., tuote 2: 2p.)
• Palveluntuottaja sitoutuu tarjoamaan maahanmuuttajille suunnattua työtoimintaa (tuote 1A: 2p., tuote 1B+C: 5p., tuote 2: 2p.)
• Palveluntuottaja sitoutuu konkreettiseen toimintatapaan ja työotteeseen, jossa asiakas on mukana palvelun tuottamisessa, kehittämisessä ja yhteisöllisyyden rakentumisessa. (tuote 1B+C: 6 p.)
• Edellisessä kohdassa mainittu sitouduttu työtapa on ollut käytössä palveluntuottajan muussa kuntouttavan työtoiminnan/sosiaalisen kuntoutuksen palvelussa viimeisen 3 vuoden aikana (2/2014-2/2017) vähintään 12kk (tuote 1B+C: 4 p.)

Hankinnan valintaperusteet

Kokonaistaloudellisesti hinta-laatusuhteiltaan edullisin tarjous.

Tuotteet 1A ja 2: hinta 80%, laatu 20%

Tuotteet 1B+C: hinta 80% (40+40), laatu 20%

Sopimusehdot (korvausmallin osalta tiivistettynä)

Korvausmalli palkitsee palveluntuottajia sen perusteella, saadaanko asiakkaita todennetusti kuntoutettua palvelujaksojen aikana. Kuntoutumisen tasoa mitataan tarkastelemalla asiakkaiden pysyvää etenemistä kohti työelämää tai opintoja palvelujakson jälkeen (3 kk). Seuranta tapahtuu Wilma-järjestelmän avulla.  

Korvausmallissa suurin osa (85%) palveluntuottajille maksettavasta korvauksesta muodostuu suoriteperusteisesta korvauksesta (€ / toimintapäivä/ asiakas). Suoriteperusteisen korvauksen lisäksi palveluntuottajille maksetaan vaikuttavuusperusteinen korvaus perustuen palveluiden vaikuttavuuteen. Korvausten tasot on asetettu siten, että keskimääräistä vaikuttavuutta tuottavan palveluntuottajan saama kokonaiskorvaus (suoriteperusteinen korvaus + vaikuttavuusperusteinen korvaus) vastaa tarjoajan tarjouksessaan määrittämää hintaa. 

Mikäli palveluntuottaja ei kykene tuottamaan vaikuttavia palveluita (yksikään asiakas ei etene palveluiden seurauksena), saa palveluntuottaja suoriteperusteisen korvauksen sekä mahdolliset korvaukset muista pysyvistä ratkaisuista. Mikäli palveluntuottaja tuottaa vaikuttavia palveluita, saa palveluntuottaja suoriteperusteisen korvauksen lisäksi asiakkaiden etenemisten mukaisesti vaikuttavuusperusteisia korvauksia. Korvausten tasot on asetettu siten, että mikäli palveluntuottaja kykenee tuottamaan aiemmin todennettua keskimääräistä vaikuttavuutta, saa palveluntuottaja kokonaiskorvauksena vastaavan summan kuin se olisi saanut puhtaasti suoriteperusteisella hinnoittelumallilla. Mikäli palveluntuottaja tuottaa aiemmin todennettua keskimääräistä tasoa parempaa vaikuttavuutta, nostavat vaikuttavuusperusteiset korvaukset palveluntuottajan saaman kokonaiskorvauksen korkeammaksi, kuin mitä se olisi ollut puhtaasti suoriteperusteisella korvausmallilla.

Tarkastelujakso

Palveluntuottajan tulee toimittaa tilaajalle toteumatieto palvelun vaikuttavuuden arvioimiseksi seurantajakson päätyttyä laskutuksen yhteydessä. Esimerkiksi työhön ja koulutuksen suuntaavan kuntouttavan työtoiminnan asiakkaan siirtyessä eteenpäin on etenemisen pysyvyyden tarkasteluajankohta 3 kuukautta asiakkaan etenemisestä. Osallisuutta vahvistavassa kuntouttavassa työtoiminnassa ja sosiaalisessa kuntoutuksessa seurantajakso on 2 kuukautta asiakkaan etenemisestä.

Sopimuksen käyttöönotto ja kehittäminen

Mikäli sopimuskaudella tilaaja kehittää toimintakyvyn arviointiin liittyviä vaikuttavuus ja/tai arviointimittareita (esim. sosiaalisen vahvistumisen mittarit, itsearviointi, arjenhallinta) palvelun aikaisen toiminnan suunnittelemiseksi, tulee palveluntuottajan sitoutua kehittämään ja ottamaan käyttöön edellä mainittuun liittyviä mahdollisia mittareita yhteistyössä tilaajan kanssa.

Mahdolliset haasteet ja muut kokemukset

Hankinnalla edistettiin strategisia päämääriä ja on erityisen merkittävää, mihin suuntaan palvelu, sen vaikuttavuus ja kustannukset kehittyvät pitkällä aikavälillä. Hankinta myös sysäsi kehittämään työllisyyspalveluiden omia toimintaprosesseja mm. lean-ajattelun keinoin.  

Sisällöllisesti palvelu on tavanomaista hankintaa monipuolisempi ja vaativampi tuottajalle. Palvelumallin uudistuminen toi palveluntuottajille uusia vastuita. Vaikuttavuusperusteinen hankintamalli kannustaa asiakkaan tilanteen ratkaisemiseen (tuottavuus & asiakaslähtöisyys).

Selkeä tuote ja raami tarjoavat kaikille asiakkaille perustason, jonka sisällä tuottaja räätälöi asiakkaalle yksilöllisiä sisältöjä. Asiakas itse on mukana tavoitteiden asettamisessa.

Tavoitteitten ja mittareiden asetannan näkökulmasta puutteet tiedon liikkumisessa eri järjestelmien välillä luovat haasteen mittaroinnille ja seurannalle. Mittaroinnissa ja seurannassa on tärkeää käytännössä määritellä siihen liittyvä vastuiden jakautuminen organisaatiossa (kuka seuraa ja tekee siihen liittyvät työt organisaatiossa). 

Hyödyt/ Tulokset /Vaikutukset

Vaikuttavuusperusteisen mallin tulokset ovat olleet hyviä: avoimille työmarkkinoille työllistymisessä on saavutettu parannusta – hankintamalli suuntaa toimintaa oikeaan suuntaan. Hankinnan tuloksena on saavutettu säästöä työmarkkinatukimaksuista ja saatu tuloa verotuloista. Asiakaspalaute palvelulle on ollut hyvää. Siinä ovat erityisesti korostuneet saumattomat palveluketjut asiakkaalle kustannuspaikasta riippumatta. Mallia on jatkokehitetty tuleviin hankintoihin.

Katso tarkemmin vaikuttavuuden toteutumisesta ja seurannasta täältä. 

Mahdolliset jatkotoimenpiteet ja keinot kiertoon

Palvelua jatkokehitettiin kuntouttavan työtoiminnan ryhmäpalveluihin (kilpailutettiin 2019). Hankinnassa haluttiin vahvemmin kannustaa palveluntuottajia kehittämään palvelujaan sekä tehdä vahvemmin yhteistyötä sekä työllisyys- ja kasvupalvelujen että toistensa kanssa. Tilaajan budjetin rajoissa palveluntuottajia palkitaan sopimuskauden aikana innovatiivisuudesta ja asiakaslähtöisten palvelujen kehittämisestä. Sopimuskauden aikaista kehittämistyötä varten on käynnistetty ohjausryhmätoiminta (tilaajan edustajat, palveluntuottajien edustajat, asiakkaiden edustajat). Tavoitteena luoda sopimukseen ja sopimuksenaikaiseen toimintaan ja ohjaukseen malli, joka kannustaa palvelun laadukkaaseen hoitamiseen.

Yhteyshenkilö

Tämä case-kuvaus perustuu Outi Koiviston materiaaliin hankinnasta sekä keskeisten hankinnan parissa työskennelleiden henkilöiden haastatteluihin Tampereen kaupungilta. Lisätietoja hankinnasta antavat Ilona Sola (ilona.sola(at)tampere.fi) ja Outi Koivisto (outi.koivisto(at)tampere.fi).