Innovatiivisten hankintojen johtaminen – Case Turun kaupunki

ihmisiä

TAUSTATIEDOT

Organisaatio

Turun kaupunki

Hankintojen kehittämisen taustaa

Turun kaupunki osallistui KEINO-osaamiskeskuksen järjestämään innovaatioakatemiaan 2021-2022. Innovaatioakatemia oli kuuden kuukauden mittainen sparrausohjelma, johon Turun kaupunki osallistui tavoitteenaan kehittää strategisten ja innovatiivisten hankintojen tunnistamista ja niihin liittyvän innovaatiopotentiaalin arviointia.

Hankintojen linjaukset

Turun kaupungin hankintastrategia on hyväksytty lokakuussa 2021. Lisäksi on laadittu ohjeistuksia mm. pienhankintaohje, hankintojen menettelytapaohje, sopimuksen tekeminen ja sopimishallinnan ohjeistus, hankintakäsikirja lähinnä hankintapalveluiden sisäiseen käyttöön. Hankintojen kategorisointityö on meneillään.

Kaupunkitasoinen hankintaprosessin ohjaus ja kehittäminen on määritelty konsernihallinnon hankintapalvelut -vastuualueen tehtäväksi. Kilpailuttaminen (tavara- ja palveluhankinnat) ja hankintaohjeistuksesta vastaaminen on pääosin keskitetty hankintapalveluihin. Myös hankintaprosessin loppuosa eli tilaaminen ja maksaminen on pääosin keskitetty hankintapalveluihin.

Innovatiivisten hankintojen johtamisen kehittäminen

Innovatiivisten hankintojen määrän lisääminen on asetettu tavoitteeksi kaupunkistrategiassa. Niitä koskeva tavoite on kirjattu myös hankintastrategiaan, jossa huomioidaan laajasti innovatiivisuus. Innovatiivisten hankintojen osalta on laadittu tiekartta, jota päivitetään vuosittain. Tavoitteena on tunnistaa innovaatiopotentiaali hankinnoissa entistä paremmin ja lisätä innovatiivisten hankintojen osuutta kaikista hankinnoista. Yhteistyötä markkinatoimijoiden kanssa lisätään hyödyntämällä varhaisen vaiheen markkinavuoropuheluja, markkinatietoa, innovaatiokumppanuutta ja muita soveltuvia hankintamenettelyjä.

Innovatiivisten hankintojen tiekarttaan on kerätty kehitysaihioita eri toimialoilta ja määritelty menetelmä niiden potentiaalin arvioimiseksi. Kehityskohteiden toimeenpano ja sisältöjen päivittäminen olivat kuitenkin jääneet sattumanvaraisiksi, eikä säännöllisiä toimintakäytäntöjä ollut vielä muodostunut. Erityinen tarve oli löytää työkalu, joka auttaa kaupungin hankintapalveluiden ja toimialojen välisessä viestinnässä hankintojen innovaatiopotentiaalin tunnistamiseksi riittävän varhaisessa vaiheessa.

Kaupungin tavoitteena innovaatioakatemiaan osallistumiselle oli luoda systemaattinen ote innovatiivisten hankintojen tunnistamiselle ja johtamiselle. Jo hankinnan valmisteluvaiheessa ennen kilpailuttamista tulee mm. arvioida, onko hankinnalla lainkaan vaikutusta, vähäinen vaikutus tai hyvin merkittävä vaikutus seuraaviin hankintastrategian tavoitekokonaisuuksiin: vaikuttavuus, terve kilpailu ja toimivat hankinnat, innovatiivisuus sekä kestävä kehitys.

Kehitetty toimintamalli

Innovatiivisten hankintojen tiekartan hyödyntämiseksi päätettiin kehittää helpommin käytettävä työkalu, jolla voidaan arvioida innovaatiopotentiaalia kaikissa soveltuvissa hankinnoissa sekä päivittää innovatiivisten hankintojen tiekartta. Tiekartta toimii koosteena potentiaalisista innovatiivisista hankinnoista.

Toimintamalliin sisältyy suunnitelma palvelukokonaisuuksien eli toimialojen osallistamiseen. Kehittämispäälliköiden kanssa käydään läpi vuosittain kehitystarpeet ja hankinta-aihiot tiedon keräämiseksi riittävän varhaisessa vaiheessa prosessia. Käytännön työkaluna on vuosisuunnitelmat, joita koskeviin mallipohjiin lisätään innovatiivisten hankintojen tarkastelu. Toimintamalliin sisältyy myös hankintojen kilpailutuskalenterin sekä kehittämishankkeiden salkun ristikkäinen tarkastelu.

Kehitysprosessin tuloksena laadittiin prosessikuvaus Turun kaupungin innovatiivisten hankintojen prosessista sekä toimenpidesuunnitelma innovaatioprosessin selkeyttämiseksi. Tavoitteeksi on asetettu, että se on käytössä vuoden 2023 vuosisuunnittelussa. Strategiset ja innovatiiviset hankinnat kyetään tunnistamaan jo varhaisessa vaiheessa ja niihin liittyvän innovaatiopotentiaalin arviointi tehdään niitä varten kehitetyllä uudella digitaalisella työkalulla, joka on käytettävissä sekä selaimella että mobiililaitteilla. Arvioinnin tulokset kerätään kootusti ja analysoidaan vertailua, priorisointia ja tiekartan luomista varten.

Innovaatiopotentiaalin arvioinnin työkalua pilotoidaan vuonna 2022 valituissa strategisesti merkittävissä hankinnoissa. Jatkossa tavoitteena on myös kytkeä vaikuttavuuden mittaaminen osaksi työkalun sisältöä.

Lisätietoja

Susanna Sarvanto-Hohtari susanna.sarvanto-hohtari@turku.fi

tags