Hankintojen yhteiskehittäminen osana Kestävät hankinnat elinvoimaisuuden edistäjänä -hanketta - Case Kittilä ja Sodankylä

TAUSTATIEDOT

Hankintaorganisaatiot

Kittilän ja Sodankylän kunnat

Hankintojen kehittämisen taustaa

Hankintalain muutos sekä kuntien uudet velvollisuudet ja mahdollisuudet herättivät Kittilän ja Sodankylän kunnat hankintatoiminnan kehittämiseen, ja kunnissa huomattiin tarve hankintaohjeistuksien ja käytäntöjen läpikäyntiin.

Hankintojen kehittämiseen kannusti halu aluetalouden vahvistamiseen sekä mahdollisuus kehittää hankintoja muutoinkin kuin hinta edellä. Kittilä ja Sodankylä olivat tehneet aiemminkin monenlaista yhteistyötä, joten hankintatoimintaa päätettiin kehittää yhteisen hankkeen avulla. Kuntien yhtenevän elinkeinorakenteen ja sijainnin vuoksi pienet pohjoiset naapurikunnat tarttuivat hankintojen kehittämiseen tehokkaasti yhdessä.

Vuonna 2016 aloitettiin Kestävät hankinnat elinvoimaisuuden edistäjänä -hanke, jota rahoitti Euroopan aluekehitysrahaston Kestävää kasvua ja työtä 2014-2020 -rakennerahasto-ohjelma. Rahoittava viranomainen oli Lapin liitto.

Hankintojen vuosittainen arvo (2016)

Sodankylä: noin 34 milj.

Kittilä: noin 23 milj.

HANKINTOJEN ANALYSOINTI

Prosessit ja työkalut

Kuntien hankintoja analysointiin ostosalkkuanalyysin avulla. Analyysi toteutettiin kummassakin kunnassa erikseen, mutta samalla sapluunalla. Kuntien hankinnoista saatiin kattava tilannekuva, ja tuloksia pystyttiin vertailemaan keskenään.

Monien muiden pienten kuntien tapaan Sodankylän ja Kittilän haasteena on, ettei niillä ole nimettyä hankintapäällikköä, vaan hankintoja tehdään muiden tehtävien ohessa. Sen vuoksi koko kuntaorganisaation kattavaa systemaattista analysointia ei ole jatkettu hankkeen jälkeen.

Hankintojen ja hankintatoiminnan analysoinnin keskeiset tulokset

Ostosalkkuanalyysissa kategorisoitiin hankintoja esimerkiksi niiden koon ja sen mukaan, onko hankinnan kohteena esimerkiksi palveluosto vai tavara.

Analyysi toi esiin joitakin kehityskohteita. Kummassakin kunnassa oli paljon eri toimittajia ja pienten hankintojen prosessikustannukset olivat suuria. Tähän ongelmaan tartuttiin sähköisen Cloudia-hankintajärjestelmän käyttöönotolla, jolla on haettu tehokkaampia ratkaisuja ja hankintojen keskittämistä. Kittilässä järjestelmän käyttö on laajennettu ulottumaan myös sopimuksenhallintaan.

Sähköisen järjestelmän käyttöönotto ja käyttövelvoite on tehnyt hankinnat helpommin hallittavaksi kokonaisuudeksi, lisännyt avoimuutta ja kasvattanut osaamista.

HANKINTOJEN STRATEGISET LINJAUKSET

Organisaation hankintoja ohjaavat asiakirjat

Kittilä:

Hankintastrategia, hyväksytty 22.1.2018

Hankintaohje, hyväksytty 22.1.2018

Pienhankintaohje, hyväksytty 22.1.2018, päivitetty 4.3.2019.

Tiivistelmä koko organisaatiota koskevista keskeisimmistä strategisista linjauksista

Kittilän ja Sodankylän hankintastrategiat luotiin samaa prosessia hyödyntäen. Lopputuloksena saatiin lähes samansisältöiset strategiset linjaukset, jotka palvelevat kummankin kunnan tavoitteita. Kittilän hankintastrategia tiivistyy kahdeksaan kohtaan:

1.    Laadukkaat tuotteet ja palvelut

2.    Elinkeinojen ja yrittäjyyden edistäminen

3.    Myönteinen kuva kunnasta hankkijana

4.    Osaaminen ja hankintaresurssien tarkoituksenmukainen käyttö

5.    Järkevyys ja joustavuus hankinnoissa

6.    Laadun, kestävän kehityksen ja paikallisuuden seuranta

7.    Tavoitteellinen seuranta

8.    Strategian päivitys

Strategisten linjausten laadinnan prosessi

Kittilässä ja Sodankylässä käytiin erilliset keskustelut strategisten linjausten määrittämisestä, mutta kunnat käyttivät yhteistä FCG:n konsulttia. Konsultti sujuvoitti keskustelujen ja prosessin etenemistä.

Linjausten valmistelu eteni molemmissa kunnissa samalla tavalla: Keskusteluja käytiin kunnan sisällä hankintoja tekevien henkilöiden kanssa, ja heidät osallistettiin asiakirjojen laadintaan. Prosessin aikana käytiin laajasti keskusteluja luottamushenkilöiden kanssa ja johtavat virkamiehet osallistettiin mukaan valmisteluun. Molemmissa kunnissa järjestettiin tilaisuus paikallisen yrittäjäyhdistyksen kanssa.

Keskustelujen lopputulos oli jopa hämmentävän yhdenmukainen. Hankintaohjeet ja hankintastrategia muotoutuivat hyvin samanlaisiksi, mutta pieniä eroja on - esimerkiksi pienhankintojen kilpailuttamisen kynnysarvoksi määritettiin hankkeen aikana Sodankylässä yli 3000 euroa ja Kittilässä yli 5000 euroa.

Linjausten valtuustokäsittely ei herättänyt suurempaa keskustelua tai muutostarvetta, sillä pohjatyö oli tehty huolellisesti.

HANKINTOJA OHJAAVAN STRATEGIAN TOIMINNALLISTAMINEN

Strategisten linjausten toimeenpanosuunnitelma

Strategian toimeenpano toteutettiin osana hanketta. Toimeenpanossa keskeistä oli hankintaosaamisen kehittäminen työpajoin ja koulutuksin sekä hankintaresurssien käytön suunnittelu.

Strategian pohjalta tehdyt toimintatapojen uudistukset ja henkilöresurssien uudenlainen kohdentaminen

Näkyvin muutos kuntien hankintatoimissa oli sähköisen järjestelmän käyttöönotto vuoden 2017 loppupuolella ja strategisten linjausten edistäminen sen avulla. Sen lisäksi hankintojen markkinavuoropuheluja järjestetään aiempaa enemmän ja hankinnat nähdään aitona mahdollisuutena vaikuttaa alueen elinkeinoelämään.

Kestävät hankinnat elinvoimaisuuden edistäjänä -hankkeen aikana kunnat pohtivat yhteisen hankinta-asiantuntijan palkkaamista. Tämä ei kuitenkaan toteutunut, sillä asiantuntijan työllistäminen olisi vaatinut useamman kuin kahden kunnan yhteistyötä. Pohdinta kariutui resursseihin ja käytännön kysymyksiin, esimerkiksi asiantuntijan sijoituspaikan valintaan.

Hankinta-asiantuntijan palveluiden tarpeeseen saatiin helpotusta, kun Lapin Yrittäjät tarjosi vuosina 2018-2020 hankinta-asiamiehen neuvontapalveluita osana Euroopan aluekehitysrahaston rahoittamaa hanketta. Yrittäjien hankinta-asiamiehenä toimi Sodankylän kunnan hankintojen kehittämistä edistänyt Susanna-Sofia Keskinarkaus, joka opasti hankkijoita ja yrityksiä käytännön kysymyksissä. Hän toimi myös KEINOn Lapin muutosagenttina vuosina 2019-2020.

Kittilässä hankintojen kehittämisestä hankkeen aikana vastasi projektipäällikkö Katja Kaunismaa. Hankkeen aikana jokaiselle toimialalle nimettiin hankintavastaava, jota koulutettiin ja koulutetaan jatkossakin. Hankintavastaavat ja projektipäällikkö muodostavat tiimin vaikeampien hankintojen suunnittelemiseen, ja projektipäällikkö on tukenut toimialoja hankintoihin liittyvissä kysymyksissä hankkeen jälkeenkin.

Strategisista linjauksista viestiminen

Kittilä ja Sodankylä järjestivät yrityksille suunnatut hankintaillat, joissa kunnat kertoivat yrittäjille tulevista hankinnoistaan, jotta yritykset pystyisivät valmistautumaan niihin. Kumpikin kunta järjesti oman tapahtumansa. Tarkoituksena oli jatkaa käytäntöä vuosittaisilla hankintailloilla, mutta Kittilässä tapahtumaa ei ole toteutettu vuoden 2019 jälkeen.

Strategian julkaisun jälkeen laadittiin tiedote, jonka paikallislehdistö noteerasi.

Hankintaosaamisen kehittäminen

Hankkeen aikana järjestettiin sekä kuntakohtaisia että yhteisiä koulutuksia. Osaamista kehitettiin esimerkiksi sähköisen hankintajärjestelmän käyttöön liittyvillä koulutuksilla, useilla hankintaosaamisen perusteisiin liittyvillä työpajoilla sekä täsmäkoulutuksilla esimerkiksi tilaajavastuulakiin liittyen. Koulutusmateriaalit säilytettiin, ja niitä on hyödynnetty hankkeen jälkeenkin.

Kunnat toteuttivat hankintaoppaan, joka tarjoaa matalan kynnyksen tietoa henkilöille, joille julkiset hankinnat eivät ole vielä kovin tuttuja. Opas on jaettu kolmeen osaan kohderyhmän mukaan: kuntapäättäjät, hankkijat ja tarjoajat.

Tutustu Kestävät hankinnat elinvoimaisuuden edistäjänä -hankkeen tuottamaan oppaaseen

HANKINTOJEN VAIKUTUSTEN JA VAIKUTTAVUUDEN ARVIOINTI

Hankintoja ohjaavien strategisten linjausten arviointi ja mittaaminen

Kittilän hankintojen mittaaminen toteutuu tällä hetkellä lähinnä budjetin toteutumisen näkökulmasta, mutta systemaattista hankintojen vaikutusten ja vaikuttavuuden mittaamista ei tehdä. Tämä osa-alue on hankintatoimen kehityskohta.

Hankintojen kehittäjän kommentti

"Hankintojen kokonaisvaltainen kehittäminen on suuri työ, joka vaatii riittävää resursointia ja hallintokuntien rajat ylittävää yhteistyötä. Kehittämiseen on hyvä nimetä ja resursoida henkilöitä, joilla on aikaa perehtyä aiheeseen, ja prosessi on hyvä miettiä kokonaisvaltaiseksi", Katja Kaunismaa, Kittilän projektipäällikkö.