Hankintojen johtaminen ja kehittäminen – Case Omnia

TAUSTATIEDOT

Hankintaorganisaatio 

Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia

Hankintojen kehittämisen taustaa

Hankintojen kehittäminen aloitettiin lokakuussa 2022 osana KEINO-akatemiaa. Akatemiaan hakeutuessa oli tiedossa jo toivottavia muutossuuntia, kuten hankintaosaamisen kehittämistä ja hankintatoimen potentiaalin kasvattamista. Niin ikään nähtiin tärkeäksi kirkastaa hankintatoimen roolia osana ydintoimintaa.

Hankintojen vuosittainen arvo

21 000 000 €

Prosessit ja työkalut

Hankintatoimesta tilastoidaan vuosittain kokonaiskuva, josta voidaan johtaa tarvittavia kehityshankkeita tai toimenpiteitä. Sujuvan arjen ja houkuttelevuuden näkökulmasta tarkoituksena on seurata hankintojen asiakas- ja toimittajatyytyväisyyden kehittymistä ja hankintojen onnistumista.  Tiedonkeräämisestä vastaa hankintapalvelut osana omaa palvelutuotantoaan sekä osana Omnian laatutyötä moniammatillisessa tiimissä.

Jatkuvuus varmistetaan viemällä kehitystoimenpiteet ja muodostuvat toimintamallit vuosikelloon ja strategian jalkauttamisen työkaluun, jolla seurataan strategian toteutumista. Erityisesti sisäinen asiakastyytyväisyys kytketään sujuvan arjen varmentamiseen, jossa painotetaan erityisesti sisäisen asiakkaan palvelukokemuksen kehittämistä elinkaarimallilla. Tätä työtä koordinoidaan yhteistyössä laatutiimin sekä talouden ja hallinnon johtotiimin kanssa. Keskeiset prosessit tullaan päivittämään kehittämistyön yhteydessä, ja niihin tullaan hakemaan syötteitä kehittämistehtävän ja sen toimenpiteiden painopisteistä.

HANKINTOJEN ANALYSOINTI

Hankintojen ja hankintatoiminnan analysoinnin keskeiset tulokset

Suurin osa hankinnoista euromääräisesti kohdistuu rakentamiseen ja rakennusten ylläpitoon. Vastaavasti eniten ostoihin liittyviä tapahtumia kohdentuu opetustoiminnan aineisiin ja tarvikkeisiin. Isoimpia hankintakategorioita ovat kiinteistö, ict- ja elintarvikehankinnat.

Analyysin perusteella on saatu vahvistusta ajatukselle kategoriamallin edistämisestä. Ensimmäisenä on tärkeintä kuitenkin luoda vahvempi yhteys ja yhteistyö ydintoimintaan. Tärkeintä on sisäisten asiakkaiden prosessien parempi ymmärtäminen sekä tietoisuuden, osaamisen ja vuoropuhelun lisääminen.

Pitkän tähtäimen kehitystyö kohdistuu erityisesti osaamisen kehittämiseen ja sen skaalaamiseen, tietoisuuden lisäämiseen sekä tuotantotapoihin ja prosessikustannuksiin. Myös ostamis- ja tilausprosessien yksinkertaistaminen lisäisi arjen sujuvuutta. Vastaavasti vahvistettavia vahvuuksia ovat mm. analysointi ja raportointi, hyvien käytäntöjen yhdenmukaistaminen, toimittajayhteisön sujuvuuden varmistaminen sekä kestävän tulevaisuuden varmistaminen. 

HANKINTOJA OHJAAVAN STRATEGIAN TOIMINNALLISTAMINEN

Strategisten linjausten laadinnan prosessi(t)

Hankintatoimen onnistumissuunnitelma muodostettiin osallistamalla laaja joukko eri asiantuntijoita, hyödyntämällä akatemian aikana analysoituja faktoja ja tilastoja, linkittämällä onnistumissuunnitelma organisaation ylätason strategiaan sekä yhteiskunnallisiin ilmiöihin, jotka poimittiin Hankinta-Suomi ohjelmasta. Tämän vaiheen jälkeen järjestettiin johdon työpaja, jossa sanoitettiin ja priorisoitiin tavoitteita.

Lopuksi muodostettiin synteesi kaikesta tausta-aineistoista ja käytiin loppukeskustelut. Loppukeskusteluiden jälkeen tehdään vielä viimeiset täsmennykset ja sanoitukset, jotka ovat yhdenmukaiset Omnian strategian kanssa. Tämän jälkeen tavoitteet viedään strategiatyökaluun seurattavaksi ja ne kohdennetaan organisaation asianmukaisiin strategisiin valintoihin.

Kehittämistehtävään on KEINO-akatemian aikana osallistunut kymmeniä omnialaisia kyselyjen, työpajan sekä keskusteluiden kautta. Kehittämistehtävän koordinoinnista on vastannut suunnittelupäällikkö yhteistyössä hankinta-asiantuntijan kanssa. Johtoa on osallistunut akatemian tilaisuuksiin ja kehittämistehtävän suunnitteluun sekä kehittämistehtävään osana moduulien keskusteluita. Niin ikään kehittämistehtävän suunnittelussa ja hahmottamisessa sekä sparrauksessa olivat myös mukana KEINO-akatemian kummit ja akatemian muut osallistujaorganisaatiot.

Strategisten linjausten toimeenpanosuunnitelma

Onnistumissuunnitelma muodostuu neljästä eri teemasta, jotka ovat "Sujuva arki edistää edelläkävijyyttä", "Tieto luo mahdollisuuksia", "Toiminnasta jää positiivinen jälki" ja "Taito varmistaa kestävän toiminnan". Näiden teemojen alle muodostettiin vuosittaisia tavoitteita ja mittareita aikavälille 2023-2025. Osassa tavoitteista vuosikelloa hyödynnetään kehittämistoimien juurruttamiseksi/vakiinnuttamiseksi. Tavoitteet on vastuutettu pääosin Omnian Talous ja hallinto palvelualueelle. Lisäksi sujuvan arjen edistämisessä on mukana laatutiimi. Pidempi aikaisena vaikutuksena tavoitteiden kautta tavoitellaan organisaation hankintaosaamisen kehittämistä ja hankintatoimen potentiaalin kasvattamista. 

Strategian pohjalta tehdyt toimintatapojen uudistukset ja henkilöresurssien uudenlainen kohdentaminen

Tuloksena syntyy mm. 

• tilastoitava ja seurattava kokonaiskuva vuosittain
• asiakas- ja toimittajatyytyväisyyden seuranta
• sujuvan arjen varmentamisen elinkaarimalli sekä arkea sujuvoittavien tukipalveluiden malli
• hankintojen johtamisjärjestelmän viitekehys
• kohdennetut hankintasuunnitelmat
• kohdennettu osaamisen kehittämissuunnitelma
• ympäristöä vähemmän kuormittavien tuotteiden ja palveluiden kehittämisohjelma
• vaikuttavuuden ennakkoarviointimalli ja tavoitteiden laadinta 

Kehittämisestä vastaavat hankintapalvelut yhdessä palvelualueiden kanssa. Tarkempi resursointi toteuttamisen osalta määritellään yhteistyössä ja osana strategiatyötä. 

Strategisista linjauksista viestiminen

Pääasialliset hyödynsaajat ovat sisäiset asiakkaat kohdistuen kahteen palvelualueeseen (Osaaminen ja osallisuus, Asiakkuudet ja uudistuminen). Tätä kautta hyöty siirtyy myös loppukäyttäjille ja asiakkaille. Erillistä viestintäsuunnitelmaa ei ole vielä laadittu, vaan alkuun toimeenpano on perustunut yhteiselle keskustelulle ja keskeisten tiimien tunnistamiselle sekä ylipäätänsä kehittämistyön viimeistelylle.

Jatkossa tavoitteita ja toimenpiteitä viestitään organisaation johtotiimien kesken kvartaaleittain. Tämän lisäksi tarkoituksena on laatia intraan oma osio kehittämistyölle. Toimenpiteiden juurruttaminen arkeen vaatii moniammatillista yhteistyötä ja rutiinien syntymistä. Keskeisistä muutoksista viestintää myös henkilöstö- ym. foorumeilla. Ydinviestinä on tuoda esille hankintatoimen rooli osana organisaation isompaa onnistumissuunnitelmaa.

Hankintaosaamisen kehittäminen (strategian pohjalta)

Osana kehittämistyötä on tarkoituksena määritellä relevantti ja kohdennettu osaamisen kehittämissuunnitelma hankintojen kanssa päätoimisesti tai osa-aikaisesti työskenteleville. Alkuvaiheessa on benchamarkattu muita julkisen sektorin toimijoita

Millä tavalla hankintatoimea ollaan uudistamassa ja kuka uudistusta/uudistamista johtaa?

Ylätasolla kyse on ennen kaikkea hankintojen johtamisesta ja ohjauksesta kuntayhtymän talouden ja hallinnon kautta. Hankintojen johtamisen viitekehys antaa raamit resurssien ja vastuiden näkökulmasta. Tarkoituksena on luoda vahva kytkös ja jatkuvuus toiminnalle talouden ja toiminnan vuosikellon avulla. Sujuvan arjen toiminta kytketään osaksi sujuvan arjen laatutyötä (tiimi/ohjausryhmä). Kohdennetut hankintasuunnitelmat (strategiat) varmistavat organisaation tavoitteiden onnistumisen keskeisten kategorioiden avulla. 

HANKINTOJEN VAIKUTUKSET JA VAIKUTTAVUUS

Hankintoja ohjaavien strategisten linjausten arviointi ja mittaaminen

Hankinnoista tiedetään nykytila kokonaiskuvassa, joka käsittää mm. maturiteetin hankintatoimen tehtävien osalta, osaamisen ja resurssit sekä spendianalyysin. Omniassa on rakennettu hyvä ja monikanavainen pohja sopimusten, verkostojen ja yhteishankintojen ja erilaisten hankintakanavien näkökulmasta.

Tavoitteena jatkossa saada enemmän tietoa mm. hankintojen onnistumisesta ydintoiminnan näkökulmasta sekä tarjouspyynnön houkuttelevuuden. Ennen kaikkea sisäisen asiakkaan palvelukokemuksen kehittäminen on keskiössä. Alkuun tavoitteena on saada mallinnettua uudet toimintamallit ja luoda jatkuvuutta niille. Kokonaiskuvan tarkastelussa kiinnitetään huomiota numeerisiin tunnuslukuihin.

Onnistumisen osalta on tarkoituksena mitata sekä laadullisia että numeerisia arvoja. Kehittämistyön edetessä on tavoitteena alkaa seuraamaan myös vaikuttavuusperusteisia hankintoja. Tälle työlle esivaiheena toimii ympäristöä vähemmän kuormittavien tuotteiden ja palveluiden tunnistaminen ja seuranta toimenpiteineen. Tällä hetkellä tietoa raportoidaan sisäisesti. 

Mahdollisesti jossain vaiheessa raportointi voidaan nostaa osaksi esimerkiksi vastuullisuusraportointia. Tietoa saadaan mm. kyselyiden, taloushallinnon järjestelmään linkitettävän hankintapulssin kautta sekä jonkin verran erillisenä työnä, joka muodostuu erillistä kehittämisohjelmista. Seuranta tapahtuu organisaation strategiatyökalun kautta.

 Lisätietoja Omnian hankinnoista

Matti Hissa, suunnittelupäällikkö, 046 851 5060, matti.hissa@omnia.fi