Hankintatoimen kehittäminen hankintapoliittisten linjausten pohjalta - Case Porin kaupunki

TAUSTATIEDOT

Hankintaorganisaatio

Porin kaupunki 

Hankintojen kehittämisen taustaa

Porin kaupungin hankintatoimella on ollut erilaisia kehittämisprojekteja pitkän historiansa varrella lähes koko ajan - muutama kokonaisvaltaisempi ja useampi hankintalain päivitysten myötä aloitettu lähinnä käytännön tekemiseen liittyvä kehittämishanke.

Viimeisin isompi hanke oli hankintapoliittisten linjausten laatiminen, jonka tavoitteena oli selkeyttää kaupungin hankintatoiminnan kokonaiskuvaa ja hallintaa. Asia oli enemmän ja vähemmän esillä jo vuonna 2016, mutta varsinaisesti vuosina 2017-2018 päästiin laadinnassa eteenpäin. Hankintapoliittiset linjaukset hyväksyttiin keväällä 2019. Sen jälkeen Porissa on keskitytty linjausten toiminnallistamiseen eli pyritty tuomaan linjausten tavoitteita hankintatoimintaan. Porin kaupunki osallistui KEINO-akatemiaan lukuvuonna 2019 -2020, jolloin se pohti hankintapoliittisten linjausten tavoitteita käytännössä, millä niihin päästään ja mitä vaikutuksia/vaikuttavuutta niillä tavoitellaan.

HANKINTOJEN ANALYSOINTI

Prosessit ja työkalut

Hankintojen strategista ja operatiivista kokonaisuutta Porin kaupungissa on kuvattu alla olevalla taulukolla. Strategisesta ohjauksesta vastaa kaupunginhallitus, operatiivisesta ohjauksesta Hankintapalvelut yhdessä toimialojen johtoryhmien ja yksiköiden päälliköiden kanssa, operatiivisesta toteutuksesta vastaavat toimialat, hankintayhteyshenkilöt ja hankintapalvelut.

Hankintapoliittisten linjausten toiminnallistaminen on vielä työn alla. Hankintatoimen kehittämisen pääpaino on ollut toimialojen omien hankintojen kartoittamisessa ja suunnittelun sisällyttämisessä osaksi talousarvioita: saatavilla olevan hankintadatan analysoiminen ja hyödyntäminen sekä toimialojen kilpailutussuunnitelmat, joista koostetaan reaaliaikainen kilpailutuskalenteri.

Tarkastele Porin kaupungin kilpailutuskalenteria ja avoimia tarjouspyyntöjä

Kilpailutussuunnitelmista johdetaan hankintojen vuosisuunnitelma ja tavoitteet. Kaupungin hankintatoimen tavoitteena on, että hankintoja arvioidaan tilinpäätöksen yhteydessä. Tiedostettuja kehittämiskohteita ovat hankintojen näkyväksi tekeminen, tavoitteiden konkreettinen asettaminen, seuranta ja arviointi kokonaishallinnan näkökulmasta.

Käytännön analysoinnista ja seurannasta vastaa Porin kaupungin hankintojen asiantuntijayksikkö, hankintapalvelut, seuraamalla vuosittain lähinnä  ostojen spendiä eli mihin rahaa käytetään ja miten paljon hankinnat keskittyvät sopimustoimittajiin ja -nimikkeisiin. Yleisesti seurataan toimittajien suoritustasoa (tarkoituksenmukaisuus, reklamaatiot) sekä toimittajien avulla saavutettuja ja ylläpidettyjä strategisia hyötyjä (opitut/keksityt toimintamallit, teknologia ja innovaatiot). Toimialoilla esimiesten tehtävänä on valvoa, johtaa ja opastaa alaisiaan, ettei sopimusrikkomuksiin syyllistyttäisi; nimetyt hankintayhteyshenkilöt toimivat omassa roolissaan hankintaosaajina sekä sopimusten noudattamisen opastajina ja valvojina.

Hankintojen ja hankintatoiminnan analysoinnin keskeiset tulokset

Porin kaupungin aine- ja tarvikehankintojen sekä palveluiden kokonaisarvo on noin 350 miljoonaa euroa vuodessa. Hiilijalanjälkeä ei ole varsinaisesti laskettu, mutta KEINO-akatemiassa Hankintapulssi-työkalulla tehdyn vuoden 2018 hankinta-analyysin mukaan arvio on noin 140 miljoonaa CO2-ekv. kg.

Merkittävimmät hankintakategoriat

• asiakaspalvelujen ostot (esim. palveluasuminen) 
• rakennusten ja alueiden ylläpito
• aineet/tarvikkeet/tavarat

Hankintatoiminnan keskeiset vahvuudet ja kehittämiskohteet

Vahvuuksia: keskitetty hankintojen asiantuntijayksikkö ja toisaalta toimialaosaamisen laajuus, seudullinen hankintojen yhteistoiminta ja muu yhteistyö - tietoa ja taitoa on sekä hyvät verkostot.

Kehittämiskohteita: hankintapoliittisten linjausten strategiset painopisteet: hankintojen kokonaishallinta (organisaatiossa, jopa konsernissa), suunnitelmallisuus ja tehokkuus, hankintaosaamisen lisääminen, yhteistoiminta ja yhteistyöverkostot sekä yhteiskunnallinen vaikuttavuus.

HANKINTOJEN STRATEGISET LINJAUKSET

Organisaation hankintoja ohjaavat asiakirjat

Porin kaupungin hankintapoliittiset linjaukset (hyväksytty 2019)

Porin kaupungin hankintapalvelujen seudullisen yhteishankinta-alueen hankintaohjeet 

Tiivistelmä koko organisaatiota koskevista keskeisimmistä strategisista linjauksista 

Porin kaupungin hankintapoliittiset linjaukset, strategiset tavoitteet ja painopistealueet:

Kokonaishallinta

• kokonaisvaltainen ohjaus ja toteutus
• taloudellisen tuottavuuden edistäminen
• monituottajamalli

Suunnitelmallisuus ja tehokkuus

• hankintojen vuosisuunnittelu
• taloudellisuus ja ostamisen tehostaminen
• sopimusprosessien hallinta

Hankintaosaamisen lisääminen

• hankintayhteyshenkilöt
• hankintakoulutus

Yhteistoiminta ja yhteistyöverkostot

• hankintojen yhteistoiminta-alue ja kaupunkikonserni, yhteishankintayksiköt ja sairaanhoitopiiri
• aktiivinen vuoropuhelu eri toimijoiden kesken

Yhteiskunnallinen vaikuttavuus

• ympäristövastuu ja resurssiviisaus
• sosiaalinen vastuu
• elinkeinopolitiikka
• harmaan talouden torjunta

Hankintapoliittisissa linjauksissa määritetään myös hankintojen organisoinnin, ohjauksen ja toteuttamisen vastuutahot sekä seurannan, valvonnan ja arvioinnin vastuut, järjestelmät ja mittarit sekä hankintatoimen kehittämiskohteet.

Kuvaus hankintakategorioille laadituista strategisista linjauksista

Kategoriatyö on parhaillaan työn alla, mutta alustavasti on suunniteltu, että hankinnat lajitellaan seuraaviin kategorioihin:

• Aineet, tarvikkeet ja tavarat
• ICT-hankinnat
• Koneet, laitteet, kuljetusvälineet
• Palvelut (asiantuntija, tutkimus)
• Palvelut (sote ja muut erityiset palveluhankinnat, E-liite)
• Palvelut (tekniset)
• Palvelut (muut, esim. kuljetus, siivous)
• Rakennusurakat

Lajittelun jälkeen hankinnat luokitellaan niiden suhteellisen tärkeyden ja toimittajamarkkinan monimutkaisuuden mukaan (Kraljicin matriisi: strateginen, volyymi, rutiini, niukkuus). Lisäksi arvioidaan, voidaanko hankinnoissa huomioida kestävyys ja yhteiskunnallinen vaikuttavuus.

Strategisten linjausten laadinnan prosessiHankintapoliittisten linjausten laadintaan nimettiin poikkiorganisatorinen työryhmä, joka teki pohjatyön ja luonnoksen, jota esiteltiin ja kierrätettiin toimialoilla, johtoryhmissä ja kaupunginhallituksessa ennen lopullista kaupunginhallituksen hyväksyntää toukokuussa 2019.

HANKINTOJA OHJAAVAN STRATEGIAN TOIMINNALLISTAMINEN

Strategisten linjausten toimeenpanosuunnitelma

Vuosille 2019-2022 on laadittu hankintapoliittisten linjausten tiekartta, joka on toteutunut melko hyvin, ja matka jatkuu vielä. Tiekartassa kuvataan hankintayksikön kehittämisen eteneminen hankintapoliittisten linjausten hyväksymisestä alkaen. Hankintapoliittisten linjausten toiminnallistamisen vastuu on pääsääntöisesti ollut hankintapalvelut-yksiköllä.

Minkälaisia uusia toimintatapoja on otettu käyttöön?

Porissa on otettu käyttöön aiemmin mainittu reaaliaikainen kilpailutuskalenteri, jonka kautta tulevista hankinnoista ilmoitetaan etukäteen. Tällä hetkellä työn alla on hankintakäsikirja/-työkalu, joka opastaa hankkijoita prosessin aikana ottamaan huomioon hankintapoliittisten linjausten tavoitteita (mitä ja miten). Lisäksi parhaillaan työstetään talousarviolaadinnan oheen strategisempaa vuosisuunnittelulomaketta/-tapaa. Tarkoitus on myöskin nimetä toimialoille enemmän ns. hankintayhteyshenkilöitä, joille keskitetään hankintatoimintaa sopimushallinnan, ostotilaamisen ja kilpailuttamisen osalta. Toimialan ydintehtäviin liittyvissä hankintaprosesseissa on siten aina mukana hankintoihin ja substanssiin perehtyneet asiantuntijat.

Miten resursseja on jaettu uudelleen linjausten pohjalta?

Toistaiseksi ei vielä juurikaan resurssien uudelleenjakoa, mutta kuten edellä todettu, toimialojen hankintoihin ollaan nimeämässä vastinpareja/agentteja. Tavoitteena on, että hankintoja tekee osaava monitoiminen hankintatiimi, jolla on riittävä osaaminen hankintojen osa-alueista (substanssi, sopimukset, kilpailutus, ostaminen), ja joka toimii yhteistyössä keskenään ja osallistuu hankintalinjausten toiminnallistamiseen toimialoilla.

Strategisista linjauksista viestiminen

Strategisista linjauksista viestiminen on todettu haastavaksi. Kaupungin intraan on laadittu tietoiskuja, erilaisissa työryhmissä on järjestetty esittelyjä ja käytännön hankintaprosessien yhteydessä on pohdittu, miten linjaukset voidaan huomioida kyseisessä hankinnassa. 

Aiemmin mainittujen hankintayhteyshenkilöiden odotetaan toimivan myös linjauksista viestimisen agentteina. Viestinnän toivotaan tavoittavan kohderyhmät paremmin, kunhan työkalut ja lomakkeet saadaan valmiiksi ja näkyvyys kasvaa koulutusten ja talousarvioprosessin avulla.

Osaamisen kehittäminen strategian pohjalta

Porissa on tunnistettu, että osaamista on ja ei ole - se on hajallaan ja eri tasoista. Ajatuksena on tehdä eri ohjaus- ja toteutustasoille osaamiskartoitusta ja sen myötä koulutussuunnitelma. Koulutuksia on pidetty aina, mutta ongelma lienee ollut se, ettei niitä ole kohdistettu, vaan ne ovat olleet kaikille melko samanlaisia, vaikka tarve on varmasti ollut erilaista riippuen roolista organisaatiossa.

Strategiset linjaukset ja muutosjohtaminen

Käytössä on yleisesti koulutukset, työpajat, dialogit ja perinteinen tiedottaminen intrassa ja /tai kyselyt.

HANKINTOJEN VAIKUTUSTEN JA VAIKUTTAVUUDEN ARVIOINTI

Hankintoja ohjaavien strategisten linjausten arviointi ja mittaaminen

Hankintapoliittisten linjausten toiminnallistamisessa on lähdetty liikkeelle lähinnä käytäntöjen ja osaamisen parantamisesta. Niiden kautta päästään tarvittavalle tasolle, jotta pystytään hahmottamaan, mitä dataa kaupungilla on, mitä tarvitaan ja miten niitä voitaisiin hyödyntää. Hankintojen arviointia ja mittaamista tunnusteltiin hieman jo syksyllä 2019 hankintapoliittisten linjausten hyväksymisen jälkeisissä mainingeissa. Silloin luotiin alustavia luonnoksia laadullisista mittareista ja tavoitteista. Samoja teemoja pohdittiin KEINO-akatemiassa, josta saatiinkin alustavaa näkökulmaa vaikutusten ja vaikuttavuuden aikaansaamiseksi ja todentamiseksi.

Matka on pitkä ja vielä kesken, mutta koko ajan kehitetään hankintatoimen kokonaishallintaa, suunnitelmallisuutta, osaamista, verkostoja ja yhteiskunnallista vaikuttavuutta. Välillä tulee olo, että tuleeko tästä koskaan valmista, mutta varovaisesti voisi todeta, että joka saralla on kyllä menty eteenpäin - Porin kaupungin hankintapäällikkö Outi Karinharju.

Lue myös Resurssiviisas hankintatyökalu kaupungin vaikuttavuustavoitteiden toiminnallistamisen apuna -Case Porin kaupunki