Hankintalinjauksen ja toimintasuunnitelman laatiminen - Case Valtioneuvoston kanslia

TAUSTATIEDOT

Hankintaorganisaatio

Valtioneuvoston kanslia

Hankintojen kehittämisen taustaa

Valtioneuvoston kanslian hankintatoimintaa on kehitetty eri tavoilla aina vuodesta 2015, jolloin valtioneuvoston kanslialle keskitettiin valtioneuvostolle yhteisten hankintojen tekeminen, esim. toimitilahankinnat, ICT-hankinnat, asianhallintaan liittyvät hankinnat, kuljetushankinnat, henkilöstöravintolahankinnat ym. Kehittämistä on tehty eri näkökulmista; ensin luotiin yhteinen valtioneuvoston hankintaohje ja kattava malliasiakirjapaketti eri hankinta- ja sopimusmenettelyn vaiheisiin ja perustetiin ministeriöiden väliseen yhteistoimintaan keskittyvä valtioneuvoston hankintaverkosto ja kanslian sisäinen hankintaverkosto. Tämän jälkeen kehitettiin malli sille, miten eri ministeriöt saavat tukea valtioneuvoston kanslialta näiden omiin hankintoihin. KEINO-akatemiassa aloitettiin hankintatoimen strategisen johtamisen kehittäminen ja vastuullisuustavoitteiden tuominen entistä vahvemmin mukaan hankintatoimeen. Lopputuloksena laadittiin Hankinta-Suomen tahtotiloihin ja tavoitteisiin pohjautuva hankintalinjaus ja toimintasuunnitelma, joka sisältää myös strategiseen johtamiseen ja hankintojen vaikuttavuuden seuraamiseen liittyviä osa-alueita.

Hankintojen vuosittainen arvo

107 miljoonaa euroa (v. 2020)

HANKINTOJEN ANALYSOINTI

Prosessit ja työkalut

Hankintojen osalta seurataan erilaisia asioita. Koko hankintatoimen osalta seurataan Hanselin työkaluilla (Hankintapulssi ym.) hankintojen kokonaisvolyymiä, jakautumista hankintakategorioittain, suurimpia toimittajia ja laskujen määriä. Hankintasuunnitelmien osalta seurataan mm. sitä, kuinka suuri osa hankinnoista on suunniteltuja hankintoja ja kuinka suuri osa menee suunnitelmien ulkopuolelta. Hankintatoimeen käytettyä työaikaa seurataan Kiekun seurantajärjestelmän kautta. Tämän osalta seurataan sitä, onko kyse yksittäiseen hankintaan menevästä työajasta vai hankintatoimen kehittämiseen käytetystä työajasta. Lisäksi seurataan sitä, että miten työaika jakautuu VNK:n hankintoihin ja muiden ministeriöiden hankintoihin. Tämän lisäksi olemme kehittäneet ja ottaneet käyttöön vuoden 2021 alussa työkalun, jolla seuraamme yksittäisiä hankintoja; seuraamme sekä niihin liittyviä perustietoja (koko, vastuuvirkamiehet, kategoria, menettely ym.) että hankintoihin liittyvien vastuullisuustavoitteiden toteutumista ja yhteistyötä markkinatoimijoiden kanssa. Tätä seurantaa tehdään sekä hankintavaiheessa että myös sopimusvaiheessa. Tällä työkalulla toivomme saavamme kattavaa seurantatietoa yksittäisistä hankinnoista ja VNK:n hankintatoimen tavoitteiden toteutumisesta.

Hankintatiimi vastaa tietojen keräämisestä. Tietoja hyödynnetään monessa eri merkityksessä. Esimerkiksi keskeisten hankintakategorioiden tunnistamisessa ja kategorioiden suhteellista merkitystä ja niiden volyymeissa tapahtuvia muutoksia seurattaessa, laskutusjärjestelmä Handin toimivuudessa, merkittävien toimittajien tunnistamisessa, ministeriökohtaisen yhteistyön kehittämisessä, johdon informoimisessa hankintatoimeen liittyvien asioiden osalta sekä tärkeänä tavoitteiden toteutumisen seurannassa eli toteutuvatko hankintatoimelle asetetut tavoitteet yksittäisissä hankinnoissa.

Hankintojen ja hankintatoiminnan analysoinnin keskeiset tulokset

VNK tekee paljon erilaisia hankintoja. Suurimmat hankintakategoriat ovat ICT- ja toimitilahankinnat, joiden yhteenlaskettu osuus on noin 70 prosenttia. Hankintakategoriajaottelu perustuu Hanko-luokitteluun, mutta sitä on hiukan muutettu vastaamaan VNK:n tavoitteita. Kehittämiskohteet on kuvattu VNK:n hankintalinjauksen liitteenä olevassa toteuttamissuunnitelmassa. Asiakirjassa on lueteltu lukuisa joukko eritasoisia tavoitteita ja kehittämistoimenpiteitä, joilla tavoitteisiin pyritään, niihin liittyvät mittarit, aikataulu ja vastuutaho.

HANKINTOJEN STRATEGISET LINJAUKSET

Organisaation hankintoja ohjaavat asiakirjat

Valtioneuvoston kanslian hankintalinjaus

Valtioneuvoston hankintaohje

Tiivistelmä koko organisaatiota koskevista keskeisimmistä strategisista linjauksista

Linjaustasolla VN:n periaatepäätös kansallisesta hankintastrategiasta ja sen pohjalta laadittu oma hankintalinjaus ja toiminnallistamissuunnitelma sekä Valtioneuvoston yhteinen hankintaohje vuodelta 2017, joka on laadittu valtion hankintakäsikirjan pohjalta. Tässä valtioneuvoston kanslian hankintalinjauksessa on kuvattu koko hankintatoimea koskevat tavoitteet, joita tarkennetaan linjauksen liitteenä olevassa  toimintasuunnitelmassa sekä koko kanslian hankintatoimen osalta että kunkin hankintakategorian osalta. Tiivistettynä valtioneuvoston kanslian päämääränä on tavoitteellinen, osaava ja tuloksekas hankintatoimi, joka pyrkii sosiaalisesti, taloudellisesti ja ekologisesti kestäviin sekä innovatiivisiin hankintoihin koko valtioneuvoston tasolla loppukäyttäjät ja markkinatoimijat huomioiden. Tämä tarkoittaa muun muassa seuraavia asioita:

1. Hankintoja johdetaan strategisena toimintona valtioneuvostotasoinen rooli huomioiden ja sitä kehittäen.
2. Toimivia ja laadukkaita hankintoja tehdään osallistavasti, innovatiivisesti ja edistäen markkinoiden elinvoimaisuutta.
3. Hankinnoilla edistetään sosiaalista, ekologista ja taloudellista kestävyyttä.

Strategisten linjausten laadinnan prosessi(t)

Hankintatiimi vastasi linjauksen ja toimintasuunnitelman laadinnasta. Työhön osallistui suuri joukko VNK:n hankintakategorioiden vastuuhenkilöitä ja kanslian hankinnoissa mukana olevia henkilöitä.

HANKINTOJA OHJAAVAN STRATEGIAN TOIMINNALLISTAMINEN

Strategisten linjausten toimeenpanosuunnitelma

Toimintasuunnitelmassa kuvataan viiden vuoden mittaisella aikajaksolla, miten hankintalinjauksessa esitettyihin tavoitteisiin on tarkoitus päästä sekä koko kanslian hankintatoimen yleisten tavoitteiden osalta että hankintakategoriakohtaisten tavoitteiden osalta. Toimenpiteet on jaoteltu siten, että ensin on kuvattu tavoite, mihin toimenpiteellä pyritään, sen jälkeen toimenpide, mittari, vastuuhenkilöt ja aikataulu.

Strategian pohjalta tehdyt toimintatapojen uudistukset ja henkilöresurssien uudenlainen kohdentaminen

Hankinta-asiat on yhdistetty entistä tiiviimmin talouden vuosikelloon siten, että hankintasuunnittelun lisäksi myös hankinnoille asetettavat tavoitteet käydään läpi määrärahasuunnittelun yhteydessä. Johdon informointiin hankintatoimesta on kehitetty säännöllinen malli. Jokaisessa yksittäisessä hankinnassa täytetään hankinnan tiedot uuteen seurantatyökaluun, johon kirjataan hankinnan perustietojen lisäksi hankinnan tavoitteet, markkinoiden mukaanotto, saatujen tarjousten määrä ja tavoitteiden toteumatiedot sopimuskauden aikana. Resursseja ei ole ainakaan vielä jaettu uudelleen.

Strategisista linjauksista viestiminen

Viestitään hankintaverkostoa, sisäistä nettiä, kategoriakohtaisia työpajoja ja tulossuunnittelukierroksen yhteydessä yksiköiden johtoa ja hankintavastaa.

Osaamisen kehittäminen strategian pohjalta

ICT-hankintojen osalta tunnistettiin tarve tehdä osaamiskartoitus, jonka jälkeen tunnistetaan paremmin mahdolliset osaamispuutteet. Myös muilta osin ollaan kartoittamassa, minkälaista osaamista tarvitaan lisää.

Strategiset linjaukset ja muutosjohtaminen

Uudistusta johtaa sikäli ylin johto, että linjaus ja toimintasuunnitelma on ylimmässä johdossa hyväksytty, ja hankintatoimesta on tarkoitus raportoida ylimmälle johdolle säännöllisesti siten, että johdolla on ajantasaista ja koottua tietoa hankintatoimesta ja tavoitteista ja tavoitteiden toteutumista. Näin johto pystyy vaikuttamaan ja linjaamaan hankintatoimea nykyistä kootumpaan tietoon perustuen. Käytännössä vastuu uudistamisprosessin läpimenosta on hankintatiimillä. Toimintasuunnitelmassa on kuvattu eri menetelmiä, millä uudistamista viedään läpi.

HANKINTOJEN VAIKUTUSTEN JA VAIKUTTAVUUDEN ARVIOINTI

Hankintoja ohjaavien strategisten linjausten arviointi ja mittaaminen

Hankintoja ohjaavien strategisten linjausten arviointia ja mittaamista käsiteltiin toimenpanosuunnittelun yhteydessä. Suurin osa tiedoista saadaan Hankintapulssista, Kiekusta, Handista ja omasta seurantavälineestä.